BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Gebruik van analyses en hotspots bij selectiemethodiek
Bij het opstellen van de selectielijst is gebruik gemaakt van een nieuwe waarderingsmethodiek. De focus ligt niet bij de overheid, maar bij de maatschappij en de interactie tussen burger en overheid. Hiervoor zijn de bekende analyses en de hotspotmonitor geïntroduceerd. Nu ben ik op zoek naar objectieve maatstaven om vast te stellen waarom de informatie voortvloeiend uit een gebeurtenis voor blijvende bewaring in aanmerking komt.
Bijvoorbeeld de een vindt de promotie van de plaatselijke voetbalclub naar de eredivisie zo belangrijk, dat deze gebeurtenis opgenomen dient te worden in het blijvend te bewaren archief. Terwijl een ander zegt, dat zo'n gebeurtenis niet hoeft te worden opgenomen in het blijvend te bewaren archief.
Weet iemand objectieve maatstaven?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Goede vraag, de VNG komt nog dit jaar met de handreiking om die op te stellen. De opdracht is verstrekt VHIC. Wellicht kan de samensteller Anthony van der Wulp, ook lid van het forum, nog een bericht geven over de stand van zaken ?
Het Nationaal Archief heeft al een handreiking gepubliceerd.
http://www.nationaalarchief.nl/actueel/nieuws/dg-hammersma-ontvangt...
-
Permalink Antwoord van Erik van Hengel op
-
Ik zou zo veel mogelijk enkel voor het lokale gaan wat gerelateerd is aan de taken van de overheid. Daarnaast laat ik meewegen of zo'n gebeurtenis geachiveerd wordt door een derde die daarvoor verantwoordelijk is. Wat ik wel zou overwegen is om op een simpele manier (even een belangstellend telefoontje ?) na te gaan of het archiveren van zo'n gebeurtenis ook bij die derde gebeurt en aanbieden om in de toekomst het archief van die derde te laten deponeren bij het overheidsarchief.
Bij mij telt dus mee niet alleen dat de informatie voortvloeit uit een gebeurtenis, maar ook of dit voortkomt uit een overheidstaak. Het geld is immers ook van de overheid en bedoeld voor de archivering van overheidstaken.
Dit zeg ik even zwart/wit, ook bij ons bewaren we soms een jaargang van iets wat volgens de selectielijst altijd wordt weggegooid. Bijvoorbeeld de lokale facturen van 1950 geven een goed beeld van welke firma's er net na de oorlog in onze gemeente waren, vaak inclusief logo's in kleur. Dit zijn documenten die niet nodig zijn om te bewaren uit bedrijfsvoering- of bewijsredenen, maar voor onderzoek wel een mooie bron ;)
-
Permalink Antwoord van Henk Sligman op
-
In Deventer is een retrospectief trendanalyse samen gesteld olv de gemeentearchivaris samen met (oud)-bestuurders, burgers en cultuurinstanties. De uitkomsten zijn vastgesteld door het SIO en worden nu gebruikt naast de vernietigingslijst.
-
Permalink Antwoord van Mirjam Schaap op
-
Interessante discussie! In Amsterdam heeft het Bureau Onderzoek & Statistiek van de gemeente twee jaar geleden in opdracht van het Stadsarchief Amsterdam een prospectieve trendanalyse opgesteld (zie http://www.ois.amsterdam.nl/pdf/2014_amsterdamse%20trends.pdf). Hierin worden 6 trends benoemd die op de middellange termijn beeldbepalend zijn voor de ontwikkeling van de stad. Op basis van die trends heeft het Stadsarchief op zijn beurt actoren (organisaties, privépersonen) geselecteerd die representatief zijn voor een of meerdere trends. Deze actoren zijn actief benaderd met als doel hun digitale archiefbescheiden veilig te stellen voor een (eventuele) toekomstige overdracht aan het Stadsarchief. Momenteel loopt een project waarin wij onderzoeken welke vormen van advisering/ondersteuning wij deze (en andere) particuliere actoren kunnen bieden bij het beheer van hun digitale archief (zie https://informatie2020.pleio.nl/groups/profile/41453152/kennisplatf...).
Omdat het om een kortlopend pilotproject ging wilden we niet (direct) vastlopen in slepende discussies over wetenschappelijke/objectieve criteria bij de keuze van de actoren. We hebben daarom bewust gekozen voor een subjectieve/associatieve aanpak: we hebben alle medewerkers van het Stadsarchief (als afspiegeling van de in Amsterdam wonende en werkende mens) gevraagd welke actoren hun bij het lezen van die trendanalyse nou te binnen schoten. Vervolgens hebben we de actoren of typen actoren geselecteerd die meerdere keren werden genoemd. Deze aanpak sloot ook goed aan bij het idee van "de zichzelf documenterende samenleving". Hoe bewaar je, wat de samenleving belangrijk/interessant vindt? Door die samenleving zelf bij je waarderings- en selectiekeuzes te betrekken. Lauren Romijn, destijds stagiaire bij het Streekarchief Midden Holland, opperde het idee van archiefscouts: lokale vrijwilligers die de archiefdienst tippen over interessante ontwikkelingen/initiatieven. (zie http://www.archiefateliers.nl/wp-content/uploads/2014/08/Schetsboek...).
Wellicht dat juist een dergelijke meer subjectieve aanpak goed werkt bij het identificeren van hotspots: uiteindelijk weet je toch niet of wat nu gebeurt van historisch belang is, hoeveel objectieve criteria je ook aan de dag legt. Je moet natuurlijk wel enige consensus hebben over het belang van een gebeurtenis, het moeten geen persoonlijke voorkeuren worden, maar als je wacht tot je zeker weet of iets een hotspot is ben je waarschijnlijk al te laat. Ook nog interessant is dit artikel: http://d-scholarship.pitt.edu/5865/1/Appraisal_and_the_Future_of_Ar...)
Groet,
Mirjam Schaap, medewerker Archief- en Collectieontsluiting bij het Stadsarchief Amsterdam
Reactie op persoonlijke titel
-
-
Een terechte opmerking van jou, Mirjam: uiteindelijk weet je toch niet of wat nu gebeurt van historisch belang is. Voorbeeld: eind 1989/beging 1990 volgde ik de cursus VVA. In een oud archief, dat een medecursist onderhanden had, was ook een afgewezen subsidie aanwezig. De toenmalige KAB (Katholieke Arbeiders Bond) vroeg om wat we nu subsidie voor verhoging deskundigheid zouden noemen. De toenmalige ambtenaar adviseerde b&w om de subsidie af te wijzen, met als argument: daar worden die bouwvakkers veel te wijs van. Deze documenten zetten een prachtig tijdsbeeld neer.
Dank voor de reacties. We zullen geduld betrachten tot de handreiking van de VNG gepubliceerd is.
-
-
In de handreiking voor de nieuwe waarderingsmethode van het Nationaal Archief – Belangen in Balans - zijn 4 criteria opgenomen voor het bepalen van hotspots: gebeurtenissen of kwesties die leiden tot een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling. Deze criteria zijn bedoeld als richtlijn. Het bepalen van hotspots kunnen organisaties doen via de globale procedure zoals beschreven in de handreiking Belangen in Balans. Onderdeel van die procedure is dat verschillende betrokkenen uit de organisatie gezamenlijk tot een bepaling van hotspots komen op basis van de 4 criteria.
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
nee, die ga je niet vinden. Althans, dat denk ik niet. Gelukkig maar!
Relevant is dat je met elkaar stil staat bij de informatie die je in je archief wilt opnemen. Dat doe je met een hotspotmonitor en in het SIO. Je hebt met verschillende partijen en verschillende inzichten te maken, je weegt belangen met elkaar af.Is het maatschappelijk relevant dat de club is gepromoveerd? Was het gesprek van de dag? Is het waardevol om bijbehorend archiefmateriaal in de collectie op te nemen? Tsja, daar kun je verschillend over denken.
Voetbal is maatschappelijk wel relevant.
-
Permalink Antwoord van Anthony van der Wulp op
-
Met dank aan de nieuwsbrief van Breed werd ik geattendeerd op deze discussie, met excuus voor de wat late reactie. Ik wil kort enkele punten aanstippen.
De hotspotmonitor vervangt de trendanalyse. Het idee is om ‘kort achteraf’ in kaart te brengen welke belangrijke interacties hebben plaatsgehad tussen overheden onderling, overheid en burger en burgers onderling. Dat geeft aan dat het benoemen van hotspots (wat mij betreft) niet is beperkt tot overheidsarchief (in reactie op Erik van Hengel).
In het project ‘Handreiking hotspotmonitor’ voeren we momenteel vier pilots uit (Provincie Overijssel, Hoogheemraadschap van Rijnland, Archief Eemland i.c.m. Amersfoort, Schiedam en Delft). In deze pilots wordt niet alleen gezocht naar concrete hotspots maar wordt ook gekeken naar het toepassen van het stappenplan en de criteria uit Belangen in balans. De resultaten worden verwerkt in een concrete handreiking. De handreiking zal voor/rond de jaarwisseling verschijnen.
Het project is geïnitieerd door VNG, IPO en UvW met steun van Archief2020 en expertise van het Nationaal Archief. Meer informatie is op de projectpagina te vinden: https://archief2020.nl/projecten/handreiking-hotspotmonitor
-
-
Anthony, dank voor je aanvullende informatie. We zien de handreiking met veel belangstelling tegemoet.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
