BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Fotonegatieven... een archief?
Goedemiddag collegae,
Ik werd vanmorgen gebeld door een (bijna wanhopige) fotograaf van de gemeente Gouda. De beste man is al jaren in dienst van de gemeente Gouda en heeft in die jaren een imposante collectie opgebouwd van foto's. Al die foto's zijn gemaakt in opdracht van of voor de gemeente Gouda.
De fotocollectie van na 2000 is digitaal en via een database beschreven, ontsloten en benaderbaar. Daar wil ik het dus even niet over hebben.
De beste man heeft een enorme verzameling negatieven (originelen dus) van alle opdrachten die voor de gemeente Gouda gedaan zijn van 1980 tot 2000. Hij zal net als alle medewerkers meeverhuizen naar het Huis van de Stad in 2012 en heeft dus de verplichting op 'op te ruimen' en opeens wordt er aan DIV gedacht.
Het streekarchief dat door hem benaderd is, had al aangegeven geen interesse te hebben in de verzameling.
Moet ik hem maar gewoon vertellen dat hij het weg kan gooien? Ik weet het even niet.
Ik hoor graag jullie adviezen en / of tips.
Groet,
Chris Bellekom
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Marius Jansen op
-
Kan het niet helpen om de archiefstatus van foto's te bepalen op basis van het feit of deze onderdeel uitmaken van een concreet werkproces en om die reden in het betreffende dossier zijn opgenomen of ernaar verwezen? Dan hebben we het over werkprocessen zoals deze in de selectielijst zijn geformuleerd. Is van een dergelijke zaak/dossierrelatie geen sprake is het een verzameling foto's die op zich natuurlijk wel degelijk interessant kan zijn, maar dat lijkt mij een andere discussie.
Vindt het college dat niet, dat is het maar de vraag of zij dit verplicht op hun vernietiginglijst moeten opnemen. In dat opzicht gaat de vergelijking met bezwaarschriften behoorlijk mank omdat dat dat voorkomt uit een actie/handeling van burger naar overheid die daar wettelijk iets mee moet en daarover verantwoording moet afleggen. Mij lijkt dit voor willekeurig gemaakte foto's (dus niet proces gerelateerd) niet van toepassing. Wanneer je dus niet procesgerelateerde foto's aan een proces relateert,moet je dat voor elk afzonderlijke foto waarderen en dan kom je er niet met slechts de categorieën 3.5.7 of 3.2.1.
Overigens blijft het mij een beetje vaag of we het hier over een ambtenaar van de gemeente Gouda hebben in formele functie van fotograaf en in die hoedanigheid de collectie in opdracht van de gemeente heeft aangelegd. Of een ambtenaar die naast zijn functie het aanspreekpunt binnen de gemeente was voor wanneer er foto's gemaakt moesten worden en van daaruit op eigen initiatief een collectie is gaan aanleggen. Allemaal contextfactoren die van invloed zijn om te bepalen of we het hier hebben over de archiefstatus zoals de Archiefwet die bedoeld.
-
Permalink Antwoord van Ingmar Koch op
-
@Marius Over het "onderdeel uitmaken van een concreet werkproces" heb ik eerder elders al eens geschreven: Is archief wel procesgebonden? Ik volsta hier met een citaat uit de oude Handleiding (met dank aan Rienk Jonker):
"Een archief is het geheel der geschrevene, geteekende en gedrukte bescheiden, ex officio ontvangen bij of opgemaakt door eenig bestuur of een zijner ambte naren, voorzoover deze bescheiden bestemd waren om onder dat bestuur of dien ambtenaar te blijven berusten."
-
Permalink Antwoord van Bas de Groot op
-
@Marius en Yvonne: Het Utrechts Archief bestond vroegah voor een gedeelte uit de Gemeentelijke Archief- en Fotodienst, en met dat referentiekader ben ik ervan uit gegaan dat de fotograaf in kwestie een gemeentelijk ambtenaar is ;-)
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Voor degenen die zich willen laten bijscholen op dit gebied is er een (deeltijd) opleiding Media, Communicatie en Informatie bij de Hogeschool van Amsterdam.
Zie deze link.
-
Permalink Antwoord van Aike van der Ploeg op
-
Gisteren kwam ik in een twitterdiscussie tussen @ingmario @ChidoHier en @Spiekerdijk6 terecht over dit onderwerp, althans zij voerden de discussie en ik kon de verleiding niet weerstaan me er mee te bemoeien.
In mijn hoofd zit de gedachte dat negatieven geen archiefbescheiden zijn, tenminste niet in het Gouda-geval waarmee deze BREED-discussie begonnen is. Ik zal dat toelichten. De fotograaf gaat de straat op, de studio in of waar hij dan ook maar zijn plaatjes wil/moet maken. Op de plaats van fotograferen maakt de fotograaf veel kladaantekeningen (voor een archivistische definitie van 'klad' zie http://archiefwiki.org/wiki/Klad) die hij later op zin en onzin zal selecteren. De zinnige aantekeningen zal hij uitwerken tot stukken die hij ook voor andere ogen dan de zijn geschikt acht. De aantekeningen van de fotograaf bestaan uit negatieven (mijn hypothetische fotograaf werkt nog met film) die hij op een lichtbak legt om te selecteren. De negatieven die hij niet geschikt acht voor uitwerking (lees: er een positief van afdrukken en publiceren c.q. indienen bij de opdrachtgever) zijn niet bestemd om zijn eigen domein te verlaten en kan hij wat mij betreft direct vernietigen als niet zijnde archiefbescheiden. Maar volgens mij zijn ook de negatieven die de fotograaf wél voor afdrukken heeft geselecteerd kladaantekeningen. Immers, de fotograaf bepaalt pas tijdens het proces van afdrukken hoe zijn definitieve foto er uit zal zien. Wordt het hele negatief afgedrukt of slechts een deel, hoe wordt omgegaan met de belichting, welke papiersoort wordt voor de afdruk gebruikt en mogelijk heeft de fotograaf nog een aantal andere keuzes gemaakt tijdens het afdrukproces. Uiteindelijk wordt er van een negatief een positief afgedrukt waarvan de fotograaf zegt: dát is het stuk waarvan ik als steller oordeel dat het geschikt is om mijn domein te verlaten. Volgens mij spreken we dán pas over een archiefstuk (althans, in overheids- en Archiefwetcontext) en dan heb ik het over de afdruk die de fotograaf uit zijn domein laat gaan.
Voor wat betreft de Goudse kwestie: ik ben van mening dat de afdrukken die de fotograaf in gemeentelijke dienst heeft gemaakt en die zijn domein hebben verlaten archiefbescheiden zijn. Zo ook zijn archiefbescheiden de afdrukken die de fotograaf heeft gemaakt en die hij als een archiefkopie (staat nog niet in de Archiefwiki, maar bedoeld wordt een kopie van het uitgegane stuk) in het archief van de afdeling Fotograaf gemeente Gouda heeft bewaard.
Benieuwd wat anderen van mijn bovenstaande redenatie vinden.
-
Permalink Antwoord van Chido Houbraken op
-
Op zich kan ik meegaan in het betoog van Aike. Als een negatief een klad in archivistische zin is, dan klopt zijn verhaal. Maar ik heb juist moeite met die klad-status en de consequenties daarvan.
Ten eerste is een negatief in mijn ogen geen klad, maar een basisversie. Daarmee bedoel ik dat het geen 'groeiende' versie is. Er zijn geen eerdere of latere negatieven van hetzelfde plaatje. De vorm ontwikkelt zich niet verder. Vergelijk het met de definitieve digitale versie van een brief die afgedrukt wordt. De afdrukker kan voor bepaald papier (drager) kiezen, voor een afdrukkwaliteit en voor de grootte van de afdruk. Maar dat wil niet zeggen dat de digitale versie dus niet bestemd is om zijn domein te verlaten. (De eerdere versies van de brief kunnen waarschijnlijk wel als klad beschouwd worden.)
Ten tweede wil je graag kunnen terugvallen op het origineel, bijvoorbeeld om te kunnen nagaan welke mutaties en interpretaties plaatsgevonden hebben door de afdrukker of de gebruiker van het positief. Dit is deels om cultuurhistorische redenen, maar is deels ook een rechtmatigheidargument.
Ten derde kan er een bedrijfsvoeringsreden zijn om de niet gebruikte negatieven te bewaren. Bijvoorbeeld om eens andere afbeeldingen van dezelfde gelegenheid te gebruiken. De keuzes die bij (eerste) publicatie worden gemaakt, zijn niet alleen esthetisch, maar worden ook geregeerd door de reden van publicatie of de beschikbare ruimte. Het kan interessant zijn om bij een volgende publicatie over hetzelfde onderwerp een andere afbeelding te plaatsen.
Deze bedrijfsvoeringsreden strekt zich uit tot in de cultuurhistorische functie van een archief. Het is bekend dat bij historische publicaties veel moeite wordt gedaan om met 'origineel' beeldmateriaal op de proppen te komen. Dan is het interessant om het negatievenarchief te bezitten.
Los van bovenstaande, lijkt het me erg onhandig om hierop een selectiebeleid te voeren. Kies je alleen voor de gepubliceerde foto's, of alle foto's die door de fotograaf afgedrukt zijn? En zijn foto's die alleen gebruikt zijn in interne stukken die een V-status hebben dan niet gewoon vernietigbaar? Meestal is de gebruiksvorm en -lokatie niet geregistreerd. Ga er maar aanstaan. Praktisch gezien kan je dan beter alles bewaren.
Fotografen zien overigens de verzameling negatieven als hun archief. Als een fotografenbedrijf ophoudt te bestaan, zal er veel moeite gedaan worden om het negatievenarchief te behouden. Hetzij bij een opvolgende fotograaf, hetzij bij een cultuurhistorische instelling.
Dan nog dit: stel dat je een archief van een digitaal werkende fotograaf tegenkomt, die zijn plaatjes zowel in RAW- als in JPG-formaat opslaat. Los van je opslagcapaciteit: welk formaat zou je dan willen bewaren?
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Optie A: Je gaat de negatieven beschrijven, waarderen en vernietigen dan wel overbrengen. Eventueel laat je ze ontwikkelen en/of digitaliseren.
Optie B: De fik erin.
Optie A kost een bom tijd en geld, maar dan heb je een stukje cultuur-historisch erfgoed gered en misschien zelfs een stukje bewijs ter verantwoording. Optie B betekent dat je het stukje cultuur-historisch erfgoed en het stukje bewijs verliest. Dat levert een risico op, maar is wel lekker goedkoop.
Van al dat theoretisch gebabbel over de Archiefwet, archieven, archiefbescheiden wordt Chris niet veel wijzer. De vragen die van belang zijn, zijn m.i.:
- Hoe belangrijk zijn de foto's voor het cultureel erfgoed en voor de verantwoordingsplicht? (benefit)
- Hoe belangrijk vindt de gemeente Gouda cultureel erfgoed en verantwoordingsplicht? (alignment)
- Hoeveel kost het in tijd en geld om de foto's te archiveren? (costs)
- Is het dit waard? (business case)
Voor vraag 1 is het overigens nog niet nodig om de foto's te beschrijven. Maak samen met de fotograaf, de archivaris en andere belanghebbenden onder het genot van een kopje een (intuïtieve) inschatting.
-
-
Ow, en als je voor optie B gaat, zeg het niet tegen de inspecteur. Wat niet weet, wat niet deert.
*zwaait naar Ingmar*
-
-
@Marco, ik zie dat jij al aardig op weg bent om een risicomanager te worden, past goed in de baseline !!!
-
-
Over theoretisch gebabbel gesproken, Marco:
Ik ben heel benieuwd hoe je jouw punten 1 en 3 tegen elkaar gaat afzetten in jouw punt 4.
-
-
@Chido Met behulp van.....trommelgeroffel..... intuïtie, onderbuik en fingerspitzengefühl.
Record management en management in het algemeen is geen mechanisch, industrieel proces. Op míjn bureau ligt in ieder geval geen rekenmachientje. Er is geen formule: als wij x euro en t tijd investeren, dan krijgen wij z erfgoed en dat is alleen zinvol wanneer x+t < 1,2 * z of iets dergelijks.
Als (record) manager neem je besluiten met name op grond van ervaring en kennis. En waar het schort aan eigen ervaring en kennis, roep je de ervaring en kennis van anderen erbij. Het gaat mij niet om de business case, maar het gaat mij om het opstellen van de business case. Sámen bekijk je het probleem van alle zijden en sámen bepaal je welke oplossing optimaal is.
"Oei, dat is wel erg veel geld voor een paar foto's!"
of
"Die foto's mogen we echt niet kwijt raken! We vinden wel een potje."
-
Permalink Antwoord van Frans Smit op
-
Om ook eens wat te zeggen hierover:
Heeft de gemeente Gouda, of diens archiefinstelling een vastgesteld acquisitieplan met bijbehorend budget dat door de raad is vastgesteld, in het verlengde van bijv archiefverordening en besluit informatiebeheer?
Dat lijkt me een noodzakelijke voorwaarde om een goede en relatief snelle afweging te maken. Die afwerging zou dan een risicoanalyse moeten op basis van uitgangspunten voor verwerving, en op basis van uitgangspunnt voor besteding van dat budget.
groetjes, Frans
Marco Klerks zei:Optie A: Je gaat de negatieven beschrijven, waarderen en vernietigen dan wel overbrengen. Eventueel laat je ze ontwikkelen en/of digitaliseren.
Optie B: De fik erin.
Optie A kost een bom tijd en geld, maar dan heb je een stukje cultuur-historisch erfgoed gered en misschien zelfs een stukje bewijs ter verantwoording. Optie B betekent dat je het stukje cultuur-historisch erfgoed en het stukje bewijs verliest. Dat levert een risico op, maar is wel lekker goedkoop.
Van al dat theoretisch gebabbel over de Archiefwet, archieven, archiefbescheiden wordt Chris niet veel wijzer. De vragen die van belang zijn, zijn m.i.:
- Hoe belangrijk zijn de foto's voor het cultureel erfgoed en voor de verantwoordingsplicht? (benefit)
- Hoe belangrijk vindt de gemeente Gouda cultureel erfgoed en verantwoordingsplicht? (alignment)
- Hoeveel kost het in tijd en geld om de foto's te archiveren? (costs)
- Is het dit waard? (business case)
Voor vraag 1 is het overigens nog niet nodig om de foto's te beschrijven. Maak samen met de fotograaf, de archivaris en andere belanghebbenden onder het genot van een kopje een (intuïtieve) inschatting.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
