BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
evenementenvergunning van vernietigbaar naar permanent bewaren maar wanneer openbaar?
casus:
We gaan een proces in om de (digitale) evenementenvergunningen daadwerkelijk te vernietigen. Echter ik kom de (inter)nationaal bekende "Deventer Boekenmarkt" tegen op de conceptlijst. Een bijzonder evenement en verloopt altijd goed, gelukkig.
In het "digitale dossier" zitten naast de vergunning heel veel andere archiefbescheiden. zoals ambtelijke adviezen, standhouders, platte gronden, beveiligingen etc.
Waar moet ik rekening mee houden?
Wanneer is een dergelijk dossier volledig openbaar?
Als dat (deels) op termijn is zal ergens metadata ingevuld moeten worden.
Waar bewaar/conserveer ik een dergelijk dossier (evt. tijdelijk)
Er kunnen veel meer vragen zijn, bedenk ze maar.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Wat precies een evenement is in Deventer, wordt omschreven in de APV. In het kader van de wet elektronische bekendmakingen wordt de vergunning gepubliceerd via het GPOV. In mijn optiek is de vergunning hiermee al openbaar.
Je zondert de vernietiging van de boekenmarktvergunning af van de andere vergunningen vanwege de cultuurhistorische waarde. Is het relevant om dan het gehele dossier te bewaren of is ook microselectie mogelijk ?
-
Permalink Antwoord van Henk Sligman op
-
@Yvonne, op zich zal enige "selectie" wel mogelijk zijn, maar wat "selecteren" we dan? i.r.t. hoofdstuk 1.4 selectielijst VNG juni 2012, beginselen bewaren en vernietigen (blz 8 en 9). http://www.vng.nl/files/vng/vng/Documenten/actueel/beleidsvelden/cu...
Yvonne Welings zei:Wat precies een evenement is in Deventer, wordt omschreven in de APV. In het kader van de wet elektronische bekendmakingen wordt de vergunning gepubliceerd via het GPOV. In mijn optiek is de vergunning hiermee al openbaar.
Je zondert de vernietiging van de boekenmarktvergunning af van de andere vergunningen vanwege de cultuurhistorische waarde. Is het relevant om dan het gehele dossier te bewaren of is ook microselectie mogelijk ?
-
Permalink Antwoord van Erik van Hengel op
-
Henk, als je documenteert waarom je een set te vernietigen archiefbescheiden bewaart mag dat altijd. Jouw voorbeeld vind ik al aardig, zelf denk ik wel eens aan een jaargang facturen omdat daar van veel plaatselijke ondernemers logo's, adresgegevens etc op staan.
Als je beargumenteert waarom dat voor jouw gemeente van waarde is (historisch, cultureel ?) wie of wat is er dan op tegen om stukken daarvan te bewaren ? Ten slot gaat het in papieren vorm niet om honderden meters per jaar of digitaal of gigantische bestanden :)
-
-
@Erik, "dat mag altijd"? moet wel een grondslag hebbben. Ik doe het alsvolgt:
In onze nieuwe archiefverordening 2014 staat: art* Draagzorg voor een SIO
Dit SIO is nu al operationeel. een opdracht is: "waardering informatie"
Dit doe je op basis van de vigerende vernietigingslijst VNG. (systeemwaardering)
Ik ben nu bezig op basis van de landelijke "trendanalyse" de lokale/regionale trendanalyse te realiseren (en laten vaststellen) iom Gemeentearchivaris.
Ik ga voorstellen dit te doen met de "burgers en bedrijven" uit stad en regio. (éénmalige meeting).
Met de lokale trendanalyse heb je basis voor je cultuurhistorische waardering.
periode voor de trendanalyse zou bv kunnen starten vanuit het jaar 2000 met na de eerste vaststelling een 2 tot 5 jaarlijkse bijstelling. Uit het gremium die input levert voor de lokale trendanalyse zou je ook de extrene vertegenwoordiger voor het SIO kunnen benoemen?
Ik hoop dat dit helpt om "de grondslag" te formuleren.
-
-
Naar mijn mening hoef je niet zo diep te gaan als het SIO. De archiefwet 1995 gaat uit van het beginsel: vernietigen tenzij...
Er zijn mogelijkheden tot uizonderingen daarvan, zie hoofdstuk 1.4 van de geactualiseerde selectielijst 1996 per 21 juni 2012. Hieronder staat een behoorlijke lap tekst uit die selectielijst waaruit je kunt halen dat uitzonderingen (de tenzij ....") mogen als je een verklaring zoals bedoeld in artikel 5e van het archiefbesluit wordt genomen.
1.4 Beginselen voor bewaring en vernietiging
Als uitgangspunt voor deze lijst geldt de algemene landelijke selectiedoelstelling, die inhoudt dat de
belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor
blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te
maken van de hoofdlijnen van het handelen van de (rijks)overheid ten opzichte van haar omgeving,
maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zo
ver deze zijn te reconstrueren uit de overheidsarchieven.
De in de lijst genoemde termijnen zijn de geldende bewaartermijnen. Daarna moet tot vernietiging
worden overgegaan tenzij een van de uitzonderingscriteria van toepassing is. Zo kan in het kader van
het overleg tussen archiefgebruiker en -beheerder zoals hierna wordt toegelicht rekening gehouden
worden met plaatselijke factoren, die tot uitstel en verlenging aanleiding kunnen geven.
De taakuitvoering op lokaal en regionaal niveau bepaalt in belangrijke mate de bijzondere waarde die
aan de gemeentelijke en intergemeentelijke archiefbescheiden als bestanddeel van het culturele
erfgoed moet worden toegekend en waardoor de mogelijkheid blijft bestaan de geschiedenis in den
brede te kunnen reconstrueren.
In principe dienen archiefbescheiden bewaard te blijven op die plaats(en) die binnen het kader van
verleende bevoegdheden, plichten en verantwoordelijkheden daarvoor in aanmerking komen. Hierbij
dient de samenhang tussen de bij verschillende organisatieonderdelen voorkomende archiefbescheiden
in aanmerking genomen te worden, zoals die in de fases van voorbereiding, beslissing en uitvoering
ontstaan.
De bewaring geschiedt omwille van het belang van de in archiefbescheiden voorkomende gegevens
voor de gemeentelijke en intergemeentelijke organen zelf, de recht- of bewijszoekende burger en het
historisch onderzoek. De commissie heeft bij de samenstelling van deze lijst dit belang steeds
onderkend.
In het algemeen kan gesteld worden dat archiefbescheiden die het gevoerde beleid ten aanzien van de
taak kunnen karakteriseren, dienen te worden bewaard. Stukken die betrekking hebben op de
dagelijkse uitvoering zullen in het algemeen niet voor bewaring in aanmerking komen, met
uitzondering van bescheiden betreffende hoofdzaken van het verloop van de uitvoering. Ook
bescheiden die overbodig zijn voor de kennis van de zaak en/of het vaststellen van verplichtingen
hoeven niet bewaard te worden.
Dubbelen (dat wil zeggen kopieën en afschriften) van bescheiden behoeven niet gedurende de
voorgeschreven termijn te worden bewaard. Zij kunnen worden vernietigd met uitzondering van de
gevallen, waarin de originelen ontbreken dan wel op de dubbelen aantekeningen zijn geplaatst die niet
op het origineel voorkomen, maar die wel van belang zijn voor de afhandeling van de zaak. In
dergelijke gevallen is wel sprake in de zin van archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995.
Deze bescheiden moeten dus beoordeeld worden aan de hand van de criteria in de lijst vermeld. Ook
zij gewezen op de specifieke voorwaarden gesteld aan dubbelen in hoofdstuk 3.7. Burgerzaken en
bevolking.
Archiefbescheiden die in deze lijst afzonderlijk en in meer algemene zin worden genoemd kunnen in
de gemeentelijke praktijk ook deel uitmaken van een meer specifieke categorie. In dat geval moet de
bewaartermijn van die specifieke categorie aangehouden worden, als deze laatste langer is dan de
algemene.
Desgewenst is steekproefsgewijze bewaring van vernietigbare archiefbescheiden mogelijk. Dit kan
slechts in uitzonderingsgevallen en er dient hiervoor een verklaring te worden opgesteld op basis van
artikel 5 lid e van het Archiefbesluit.
Deze lijst is niet limitatief. Archiefbescheiden die niet vallen onder de hoofdstukken 2 en 3 dienen te
worden bewaard, totdat eventueel de selectielijst is aangepast.
De volgende categorieën archiefbescheiden, die op grond van de hoofdstukken 2 en 3 in principe voor
vernietiging in aanmerking komen, dienen te worden bewaard:
– bescheiden betreffende zaken of gebeurtenissen met een voor de eigen organisatie
uniek of bijzonder karakter;
– bescheiden die betrekking hebben op bijzondere tijdsomstandigheden of
gebeurtenissen;
– bescheiden inzake objecten die door vorm of (vroegere) bestemming op zichzelf of
voor de gemeente beeldbepalend, karakteristiek of van bijzondere aard zijn;
– bescheiden die een samenvatting zijn van gegevens, zoals jaarverslagen, overzichten
en statistieken;
– bescheiden inzake personen die op enig gebied van bijzondere betekenis (geweest)
zijn; van bijzondere betekenis zijn bijvoorbeeld personen met een belangrijke functie
binnen de gemeente (zoals een directeur) en personen met een maatschappelijk
vooraanstaande rol (sporter, kunstenaar);
– bescheiden die door een calamiteit verloren gegane stukken, die voor bewaring in
aanmerking zouden zijn gekomen, kunnen vervangen;
– bescheiden betreffende individuele zaken die geleid hebben tot algemene regelgeving;
– bescheiden die bij daadwerkelijke vernietiging de logische samenhang van de te
bewaren archiefbescheiden zouden verstoren;
-
-
hoofdstuk 1.4 neem ik ook als uitgangspunt. Maar de lokale trendanalyse wordt de "gedragen grondslag".
lees de invulling of kader van de - (gedachtestreepjes).
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
pfffff. je maakt het wel erg ingewikkeld voor iets simpels?
Je hebt een jaarlijks (zaak)dossier rondom de vergunning voor de markt? Dat mag na 20 jaar overgedragen en dan is het openbaar. TENZIJ je vindt dat niet zo is. Maar tegen die tijd neem ik aan dat gegevens mbt de beveiliging e.d niet meer zo actueel zijn. Als er gevoelige gegevens in staan haal je ze er uit of je anonimiseert.
Je kunt vast nog tientallen vragen bedenken waarom je het wel of niet wilt bewaren en hoe het verder moet. Ik vraag me af of dat zinvol is.
-
-
Hoi Jack, in de digitale archiefwereld gebeuren bijzondere dingen, en daar ben ik nu tegenaan gelopen en ja pffff dan is er veel te regelen. Maar ik meld mij als het inderdaad gaat lopen zoals ik dat voor ogen heb. (ik hoop eind dit jaar)
-
-
aha. Digitaal kun je eerder een zaak of zo verwijderen uit de 'dynamische' archiefomgeving. Bijvoorbeeld naar een eDepot. En dan zul je inderdaad via de metadata moeten regelen dat het spul pas na 20 jaar openbaar wordt en of dit geldt voor alle stukken in het zaakdossier. Ik denk dat je op stukniveau ook aan moet kunnen geven of dit openbaar is. Op zaakniveau is voor sommige zaken te veel. En mogelijk kan, in dit geval, een groot deel van de zaak al openbaar vanaf het begin. Ja, zo zijn er nog zat puntjes die aandacht verdienen!
-
-
Kijk we komen er wel en dit is nog maar één casus. Ik heb er nog meer voor de boeg.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
