BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Ervaringen met Sharepoint
Beste mensen,
Het Havenbedrijf Rotterdam, waar ik werk, wil Sharepoint 2007 en evt. later 2010 gaan gebruiken voor document management, voorlopig nog in combinatie met eDocs van Hummingbird voor een verantwoord record management.
Ik heb nog weinig ervaringen hierover gehoord uit de IDM-wereld. Wat ik voornamelijk weet komt uit de hoek van de ICT en van de document management - adviesburo's. Dat geeft me te denken.
Wat zijn jullie ervaringen ?
Vriendelijke groet,
Jochem van Abel
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Glenn Maes op
-
Volgens mij is (of was) SharePoint meer een systeem voor de uitwisseling van informatie, het delen van kennis en samenwerking aan documenten en minder voor het beheren van de documenten. Ik dacht ook dat het minder een staat was om metadata aan de documenten te koppelen en de rechten per document nauwlettend vast te stellen en te beheren. Ik weet echter niet goed of de voorgaande bemerkingen ook nog opgaan voor de nieuwste versies van SharePoint. Kan iemand dit bevestigen of ontkrachten?
-
Permalink Antwoord van Eric Burger op
-
Hoi Jochem, ik weet niet wat je bedoelt met 'documentmanagement adviesbureaus'. Neem aan dat je ervaringen uit organisaties zelf wilt terughoren. Maar ik kan wel prima ervaringen delen als onafhankelijk adviseur. Ik denk dat het veilig is om te zeggen dat toepassen van MOSS2007 voor recordsmanagement veel aanvulling op het standaardpakket zal vragen in de vorm van thirdparty software of maatwerk. Dat kan wel, maar hangt van je (ICT-) organisatie af of ze daar aan willen. Als de organisatie een Microsoft/Sharepoint strategie in gedachten heeft voor KA en ECM, dan zou je op Sharepoint kunnen voortbouwen. En juist die ontbrekende onderdelen in MOSS2007 zijn voor een belangrijk deel geintegreerd in Sharepoint 2010. Maar daar is weer nauwelijks praktische ervaring mee bij implementaties voor RM doeleinden. Ik heb over dat onderwerp een blog geschreven op mijn site, hier: http://www.ericburger.nl/site/management/sharepoint-2010-en-records...
Misschien helpt dat wat? Als je specifieke vragen hebt, wil ik ze ook graag proberen te beantwoorden, ik heb geen aandelen MS:-)
Groet en succes,
Eric
-
Permalink Antwoord van Jochem van Abel op
-
Eric, dank voor je antwoord. Met document management adviesbureaus bedoel ik adviesbureaus die actief zijn op het gebied van document management, bijvoorbeeld ervaring hebben met implementatie van document management systemen of toepassingen binnen een breder kader, zoals dat met Sharepoint gebeurt. Ik ben inderdaad op zoek van geluiden vanuit IDM-afdelingen in organisaties zelf. Hoe is het om de systemen te implementeren en/of ermee te werken. Want mijn indruk wordt maar groter en groter dat voorlopig Sharepoint maar moeizaam komt tot echt document management. Jouw antwoord bevestigt die indruk. Sharepoint is op IDM-gebied vooral sterk in het uitwisselen van documenten , elkaar op de hoogte stellen van waar men mee bezig is, en ook wel versiebeheer. En iets op zo'n manier wegzetten zodat daar goed en ook op een vlotte manier beheer op te plegen valt, dat heb ik nog niet gezien. Sharepoint 2007 had wel een Record Management-tool (het Record Center) en heeft dat uitgebouwd in versie 2010, maar ik heb nog niemand vanuit ervaring op de werkvloer daar echt enthousiast over gehoord. Ook ben ik benieuwd naar goede interactie van Sharepoint met een DMS. Koppelingen lopen vaak moeizaam ...
Wellicht kom ik bij je op dit onderwerp terug. Dank je voor je aanbod !
Groet,
Jochem
Eric Burger zei:Hoi Jochem, ik weet niet wat je bedoelt met 'documentmanagement adviesbureaus'. Neem aan dat je ervaringen uit organisaties zelf wilt terughoren. Maar ik kan wel prima ervaringen delen als onafhankelijk adviseur. Ik denk dat het veilig is om te zeggen dat toepassen van MOSS2007 voor recordsmanagement veel aanvulling op het standaardpakket zal vragen in de vorm van thirdparty software of maatwerk. Dat kan wel, maar hangt van je (ICT-) organisatie af of ze daar aan willen. Als de organisatie een Microsoft/Sharepoint strategie in gedachten heeft voor KA en ECM, dan zou je op Sharepoint kunnen voortbouwen. En juist die ontbrekende onderdelen in MOSS2007 zijn voor een belangrijk deel geintegreerd in Sharepoint 2010. Maar daar is weer nauwelijks praktische ervaring mee bij implementaties voor RM doeleinden. Ik heb over dat onderwerp een blog geschreven op mijn site, hier: http://www.ericburger.nl/site/management/sharepoint-2010-en-records...
Misschien helpt dat wat? Als je specifieke vragen hebt, wil ik ze ook graag proberen te beantwoorden, ik heb geen aandelen MS:-)
Groet en succes,
Eric
-
-
Beste Glenn,
Eén van de sterke punten van Sharepoint is volgens mij juist het toekennen en beheren van metadata in Sharepoint. Sharepoint 2007 geeft veel mogelijkheden om metadata toe te kennen aan documenten, via velden die per documenttype zijn vastgesteld. Daar kun je ook goed op zoeken en je zoekresultaten ook goed op filteren en sorteren. Kent Sharepoint 2007 relatief veel vrijheid toe aan de gebruiker bij het toekennen van velden aan documenttypes en het invullen van metadata, in versie 2010 krijgt de beheerder meer mogelijkheden om de metadata die door de organisatie heen toegekend worden beter te managen. ... eh dacht ik, maar zoals ik eerder schreef heb ik nog niet veel ervaring met Sharepoint ...
Glenn Maes zei:Volgens mij is (of was) SharePoint meer een systeem voor de uitwisseling van informatie, het delen van kennis en samenwerking aan documenten en minder voor het beheren van de documenten. Ik dacht ook dat het minder een staat was om metadata aan de documenten te koppelen en de rechten per document nauwlettend vast te stellen en te beheren. Ik weet echter niet goed of de voorgaande bemerkingen ook nog opgaan voor de nieuwste versies van SharePoint. Kan iemand dit bevestigen of ontkrachten?
-
-
Glenn, ik denk dat je reactie wel wat nuancering vraagt over wat Sharepoint wel en niet kan. Ten eerste is Sharepoint volop in ontwikkeling (dus niet ' was' maar ' is') en zijn zeker de beheersfeatures in Sharepoint 2010 verbeterd ten opzichte van 2007. Sharepoint is prima in staat om documenten te beheren, maar in MOSS2007 was het beheren van zaakdossiers in het bijzonder een lastige opgave. Dat kwam vooral door het ontbreken van een adequate 'dossier' oplossing. Sharepoint is juist zeer gericht op het beheren van documenten aan de hand van metadata en dat is in 2010 sterk verbeterd. Het rechten toekennen op documentniveau is niet zozeer een probleem, maar doordat MOSS2007 onbekend was met het dossierniveau, was het toekennen van rechten, retentie of andere beheersacties op zaakdossierniveau een probleem. Aangezien Sharepoint2010 pas sinds eind vorig jaar als beta en sinds vorige maand officieel is gereleased, kunnen er nog weinig praktische ervaringen zijn met de 2010 versie. Het is een feit, zoals ik zelf heb ervaren, dat MOSS2007 voor eindgebruikers een prachtig en vooral herkenbaar middel is voor document management en dat er voor recordsmanagementdoeleinden in 2007 ofwel maatwerk ofwel maatwerk en thirdparty software nodig is. Althans voor organisaties die een vorm van zaakdossiers willen toepassen en geformaliseerd recordsmanagement als in overheidsorganisaties verplicht is onder de Archiefwet.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Was het bij MOSS2007 ook niet zo dat, wanneer je een document in het Record Center plaatste, dat de metadata in een los XML-bestandje werd gezet en op een andere plaats gepresenteerd werd dan het document? Dus hier heb ik een bak met documenten en daarginds staat een bak met metadata-XML-bestandjes.
Ik meen mij zoiets vaags te herinneren en dat ik mij zorgen maakte of de relatie tussen metadata en data (= document) wel voldoende gewaarborgd was.
-
-
@ Eric: dank je voor de heldere nuance. Ik ga me zeker eens wat verder verdiepen in SharePoint, want ik merk dat ik er echt té weinig over weet.
-
-
Hoi Ton,
Dat artikel van Brent Gatewood ken ik, maar dat artikel in Sited niet ! Zal ik nog naar kijken, dank je !
Ton de Looijer zei:April vorig jaar is in Sited hieraan een artikel gewijd (Sharepoint als RMA), waarin o.m. verwezen wordt naar een artikel van Brent Gatewood: Selecting the right tools for records management: SharePoint is popular as a collaboration tool, but is it robust enough for managing records enterprise-wide? (heeft betrekking op MOSS 2007).
-
-
De laatste uitzending van de podcast Records Management Today (van april 2010) gaat over de RMA-functionaliteiten van SharePoint 2010. Ik heb nog niet de tijd gehad om hem te beluisteren, maar ga dat zo vlug mogelijk doen. Deze link geeft rechtstreeks toegang tot de bestanden en kan je rechtstreeks importeren in iTunes of een andere mediaspeler.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
