BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Ervaringen en kennis gevraagd over de DIN 31644

Over wat precies een e-depot is, is een hele mooie definitie opgeschreven:

Een e-depot is het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.

Er worden/zijn ook methoden ontwikkeld om een dergelijk e-depot te toetsen. Daarbij wordt vaak de norm DIN 31644 genoemd. Kan iemand op BREED het gebruik van deze norm toelichten en wellicht ook de vraag beantwoorden of deze norm alleen voor e-depots gebruik kan worden of ook wellicht voor DMS/zaaksystemen ?

Eerdere blog over DIN 31644.

Vind ik leuk

1 lid vind dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 15 September 2015 op 11.51

Wederom een reactie ontvangen van Izaak Becu:

De DIN is wat een "STANDARD OF TRUST" wordt genoemd. Een beroepscode.

Als regelgeving (gedeeltelijk) ontbreekt gaan branchegenoten een beroepscode
afspreken. Dat gebeurt via brancheorganisaties.

Bij gemeenten gebeurt min of meer hetzelfde (via de VNG).

In het bedrijfsleven gebeurt het via lidmaatschap van een brancheorganisatie, en de uitgifte van kwaliteitscertificaten.

De door branchevereniging (een rechtspersoon) gehanteerde normen zijn vaak notarieel vastgelegd. Zo iets als de algemene voorwaarden bij een overeenkomst.

De algemene voorwaarden zijn door de leverancier geponeerd.

Bij kwaliteitscontrole - bij productieprocessen - wordt gekeken naar geformaliseerde normen (NEN) en (nog) niet geformaliseerde normen.

Het vergt research om een zekere, continue kwaliteit te kunnen leveren. Soms leidt het onderzoek ernaar tot patentregistratie. Bij margarineproductie gaat het om de receptuur. Onderdelen ervan kunnen gepatenteerd zijn.
In de jaren 20 en 30 van de vorige eeuw was het probleem de houdbaarheid van margarine. Naast smaak.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Jeroen Jansen op 22 September 2015 op 9.13

Beste Yvonne,

Hierbij een verwijzing naar de folder van de NCDD: http://ncdd.nl/site/wp-content/uploads/2014/06/NCDD-certific-folder... In deze folder staat summier wat de verschillen zijn in certificering. Ten tweede naar het Eindrapport van deze NCDD werkgroep dat een vervolg krijgt in een Stappenplan: http://ncdd.nl/site/wp-content/uploads/2015/09/NCDD_eindrapport_pro...

Verder is veel informatie over DIN te vinden bij Nestor: http://www.langzeitarchivierung.de/Subsites/nestor/EN/Home/home_nod...

Op de vraag of deze normen te gebruiken zijn voor een DMS/zaaksysteem luidt het antwoord, dat dat kan als het DMS/zaaksysteem ook bedoeld is voor lange termijn beheer en toegankelijkheid. Het gaat namelijk niet om de naam van het systeem maar om de functionaliteiten die zijn ingericht. Data seal of Approval, DIN en ISO zijn allen gebaseerd op het referentiemodel OAIS (14721). DMS ‘en en zaaksystemen hebben over het algemeen meer de dynamiek van recordkeeping nodig (15489).