BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Ervaring gezocht: Digitaliseren en archiveren bij onderwijsinstellingen
Op dit moment ben ik voor de Erasmus Universiteit bezig met het opstellen van een visiedocument voor het informatiebeheer binnen de afdeling Documentary Information. Onder de afdeling Documentary Information vallen de teams post en archief. Deze teams opereren op dit moment vrijwel volledig onafhankelijk van elkaar en zijn qua uitvoering van de werkzaamheden nog heel traditioneel ingericht. Ik ben daartoe op zoek naar mogelijkheden om de processen efficiënter in te richten en te bezien waar mogelijkheden zitten voor digitalisering. Een van de scenario's is het inrichten van een digitale postkamer.
Voor de Erasmus Universiteit ben ik nog op zoek naar de praktische organisatie van dit digitaliseringsproces. Denk hierbij aan vragen als:
Hoe worden de verschillende inkomende stukken gedefinieerd?
Op basis van welke criteria worden stukken ingescand?
Hoe wordt omgegaan met grote formaten, ingebonden stukken, tijdschriften, antwoordnummers, vertrouwelijke briefwisseling?
Welke alternatieve scenario’s zijn er afgewogen? Is er bijvoorbeeld ook gekeken naar outsourcing?
Ik ben erg benieuwd naar de manier waarop andere (onderwijs-) instellingen deze transitie zijn aangevlogen. Indien hiervan documentatie beschikbaar is (visiedocument, plan van aanpak e.d.) en dit geen probleem is om dit te delen, dan zou ik graag van de manier waarop andere organisaties dit traject hebben aangevlogen leren!
Op voorhand heel hartelijk dank voor jullie reactie,
Elaine Smink
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op
-
Dag Elaine,
Ik kan je aanbevelen eens contact op te nemen met Marcelle Zeddeman van Hogeschool Rotterdam. Daar zijn de inkomende postprocessen geheel digitaal ingericht. Mocht je haar telefoonnummer willen, stuur me dan even een DM.
Een andere onderwijsinstelling die interessant zou kunnen zijn is het ROC van Twente, daar zijn de student bekostigingsdossiers gedigitaliseerd.
Mocht een verkennend gesprek voor een professioneel advies interessant zijn voor de Erasmus Universiteit, dan hou ik me aanbevolen.
groetjes
Leon van Oosterom
-
Permalink Antwoord van Elaine Smink op
-
Ha Leon,
Hartelijk dank voor je reactie! Het contact bij de Hogeschool Rotterdam is in dit kader een hele interessante voor de Erasmus Universiteit. Ik stuur je daarvoor een bericht!
De ROC vind ik wat moeilijker te beoordelen, maar wellicht dat zij ook op het gebied van DIV al wat verder zijn..
Groeten,
Elaine
-
Permalink Antwoord van 19xxhofwojlvw op
-
Goedemiddag Elaine,
Zelf ben ik werkzaam bij GMS Digitaliseert en komen wij vaak dit soort vraagstukken tegen. Zeker met betrekking tot criteria en omgang van diverse formaten en archiefsoorten kunnen wij je vanuit de ervaring in de markt advies geven.
Kijk hierbij ook eens naar een aantal blogs die zijn geschreven door mijn collega's op www.gmsnl.com/blog. Wellicht biedt dit een aantal handvatten omtrent criteria, scankwaliteit en inrichting van de processen.
Mocht dit interessant zijn voor je en ben je op zoek naar meer informatie, kan je me altijd een berichtje sturen op r.vandevoorde@gmsnl.com.
Hartelijke groet,
Richard van de Voorde
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
