BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
enveloppen bewaren ?
In onze organisatie komt veel correspondentie binnen van particulieren. Op dit moment digitaliseren en bewaren we de brieven 'n de envelop. Mijn vraag is in hoeverre enveloppen bij het document/brief horen. Moeten enveloppen bewaard blijven, zijn ze noodzakelijk voor evt bewijslast? Ik ben benieuwd wat de wet- en regelgeving hierover zegt. Ik heb gezocht maar heb hier tot op heden helaas geen concrete informatie over kunnen vinden. Alvast bedankt voor het meedenken.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Roel Snijders op
-
Bij ons in Hardenberg gaat de post digitaal de organisatie in. Uitsluitend van de binnengekomen bezwaarschriften en ingediende zienswijze worden de enveloppen meegescant met de binnengekomen brieven. De reden hiervan is dat de behandelaar moet kunnen beoordelen of de brief tijdig is binnengekomen etc. Zienswijze en bezwaarschriften komen ook digitaal binnen via het e-loket. De data van het e-formulier wordt mede geïmporteerd in ons zaaksysteem. De originele enveloppen worden binnen 7 dagen weg weg gegooid. De enveloppen van de genoemde bezwaarschriften en zienswijzen worden bij de brief bewaard. Afhankelijk of deze voor vernietiging in aanmerking komen komen deze in de numerieke serie en worden na 1 jaar vernietigd. Wij bezitten een machtiging voor vernietiging van de vernietigbare zaken.
-
Permalink Antwoord van Eddy Machiela op
-
Bedankt voor het snelle antwoord. Bewaren jullie de enveloppen 'op gevoel' of is dit nav een wet- of regelgeving. Wij zijn ook bezig met het verkrijgen van een certificaat voor vernietiging en we hopen ook hiermee een digitale slag te kunnen slaan.
-
Permalink Antwoord van Bas de Groot op
-
Dag Eddy,
Open deur: de reden dat de enveloppen enige tijd bewaard dienen te worden is dat de datum van verzenden, die te verifieren is door het poststempel, van belang kan zijn voor de afhandeling van het werkproces. Als het goed is kunnen zowel de afdelingen als de sectie juridische zaken aan DIV aangeven welke werkprocessen werken met strakke deadlines/wettelijke afhandelingstermijnen, en bij welke werkprocessen de enveloppen dus van belang zijn. Als het volledige werkproces afgehandeld is (en ook een mogelijke bezwaartermijn is verlopen), is de envelop niet meer van belang.
hartelijke groet,
Bas de Groot
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Het bewaren van enveloppen heeft een juridische reden vooral bij bezwaar en beroepprocedures. Bij sommige gemeenten wordt de envelop zelfs ook gescand omdat de datum van verzending kan afwijken van die van het beroepschrift.
Daar is nu nog een uitspraak bijgekomen, die van belang kan zijn:
Onjuiste adressering besluit, bezwaarschrift alsnog tijdig ingediend
Een bestuursorgaan (in dit geval het Uwv) maakt een besluit niet op de juiste wijze bekend door dit te zenden aan het woonadres van de aanvrager, die kenbaar had gemaakt dat een postadres moet worden gebruikt. De omstandigheid dat aanvrager bij de GBA stond ingeschreven op het opgegeven woonadres en daar mogelijk ook daadwerkelijk verbleef, doet hieraan niet af. Aldus de Centrale Raad van Beroep op 16 mei 2012, gepubliceerd op 22 mei 2012. Het gevolg is dat een bezwaarschrift alsnog tijdig is ingediend en dus ontvankelijk moet worden verklaard.
Dit kan mogelijk nog gevolgen hebben voor de koppeling tussen het GBA en het DMS ? Maar misschien is dit gewoon risicomanagement ?
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
