BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Elektronische handtekening
Zoals veel gemeenten zijn wij ook bezig met de digitale handtekening. Ik heb de blogpost van Ria Maarssen hierover gelezen, maar wij komen binnen Wageningen tot andere conclusies. We hebben advies gevraagd van onze juridische afdeling over de volgende vragen:
1. Wanneer is een handtekening (digitaal of niet) verplicht?
2. Maakt het verschil of je met een pen ondertekent of met een stempel of door middel van digitaal invoeren (digitale handtekening)?
Het antwoord was nogal verrassend:
1. De volgende stukken moeten worden ondertekend:
- collegebesluiten waarvan de ondertekening niet is gemandateerd;
- bezwaar- en beroepschriften die door het college worden ingediend;
- overeenkomsten die door of namens het college worden aangegaan.
De ondertekening is dus niet vereist voor publiekrechtelijke besluiten/beschikkingen die in mandaat worden genomen en mededelingen (niet op rechtsgevolg gericht) die in mandaat worden gedaan, dus bv. ontvangstbevestigingen, uitnodigingen enz.. Dit omdat artikel 1:3 van de Awb aan een besluit niet als vormvereiste stelt dat het moet worden ondertekend, tenzij er dus een “speciale” regeling is.
2. Alleen voor de gekwalificeerde elektronische handtekening geldt dat deze juridisch bewijsrechtelijk gelijk is aan een handgeschreven handtekening. Van de andere soorten elektronische handtekeningen ligt de bewijslast omtrent de betrouwbaarheid en dus rechtsgeldigheid van de handtekening bij de ondertekenaar. Het tekenen van B & W-stukken door middel van een gescande handtekening (per mail en/of op papier) is daar een voorbeeld van. Dit betekent dat als het college haar besluiten met een gescande/geprinte handtekening zou gaan ondertekenen, dit in het uiterste geval tot het rechterlijk oordeel leidt dat dit juridisch niet voldoende sluitend is. Echter tot op heden zijn er al besluiten van talloze gemeenten met “gestempelde” handtekeningen (die juridisch nog veel minder “solide” zijn omdat ze makkelijker zijn na te maken) aan de rechter voorgelegd, die niet hebben geleid tot het (ambtshalve) oordeel van de rechter dat het besluit daardoor geen rechtskracht had. Als “bewijsmateriaal” voor de besluitvorming kunnen bovendien ook bv. van belang zijn de notulen van de vergadering van het college waarin het desbetreffende besluit is genomen. Het blijft dus een risico, maar dit is niet echt aanzienlijk.
We zijn dit nu aan het vertalen naar beleid, maar dat kan dus vrij ver gaan. wat is jullie mening hierover?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Lammerts van Bueren op
-
Dag Rob,
Waar baseer je op dat niet-gemandateerde collegebesluiten bijvoorbeeld wel moeten worden ondertekend? Ik zie alleen in de AWB artikel 1:3 hetgeen dat jij beschrijft, namelijk dat ondertekening geen vereiste is. Daarnaast staat in 10:11- Een bestuursorgaan kan bepalen dat door hem genomen besluiten namens hem kunnen worden ondertekend, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich hiertegen verzet.
Hieruit kun je afleiden dat besluiten ondertekend kunnen zijn. Maar dat is onduidelijk geeft de VNG aan
-
Permalink Antwoord van Rob Haans op
-
Vanuit de AWB wordt zoals je zelf stelt alleen de mogelijkheid opengesteld om een document te ondertekenen, maar de gemeentewet geeft voor een aantal soorten besluiten een verplichting:
- art. 32a --> voor raadsbesluiten
- art. 59a --> voor collegebesluiten
Besluiten hoeven dus in principe niet ondertekend te worden (algemene wet), tenzij een besluit door het college of Raad zelf genomen wordt.
Er bestaan wettelijke mogelijkheden om alleen een ondertekeningsmandaat te geven en dat is voor sommige juristen een teken dat ook gemandateerde besluiten ondertekend moeten worden (zo ook de VNG-site). Maar wij zien dat een ondertekeningsmandaat gewoon als een instrument en lezen de wettekst wat letterlijker: als het college een besluit neemt -> ondertekenen, als iemand anders in mandaat het besluit neemt -> niet ondertekenen.
Wel is het handig zoals de VNG stelt dat het werkproces om het besluit heen goed geregeld is en gecommuniceerd kan worden, want daar gaat het uiteindelijk om.
Lammerts van Bueren zei:Dag Rob,
Waar baseer je op dat niet-gemandateerde collegebesluiten bijvoorbeeld wel moeten worden ondertekend? Ik zie alleen in de AWB artikel 1:3 hetgeen dat jij beschrijft, namelijk dat ondertekening geen vereiste is. Daarnaast staat in 10:11- Een bestuursorgaan kan bepalen dat door hem genomen besluiten namens hem kunnen worden ondertekend, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich hiertegen verzet.
Hieruit kun je afleiden dat besluiten ondertekend kunnen zijn. Maar dat is onduidelijk geeft de VNG aan
-
-
Bedankt Rob. In de MvT staat dat het alleen gaat om de stukken die uitgaan van het college voor verdere uitvoering van het besluit, zoals de schriftelijke bekendmaking. Ik zou denken dat het collegebesluit zelf dan niet ondertekend hoeft te worden.
Rob Haans zei:Vanuit de AWB wordt zoals je zelf stelt alleen de mogelijkheid opengesteld om een document te ondertekenen, maar de gemeentewet geeft voor een aantal soorten besluiten een verplichting:
- art. 32a --> voor raadsbesluiten
- art. 59a --> voor collegebesluiten
Besluiten hoeven dus in principe niet ondertekend te worden (algemene wet), tenzij een besluit door het college of Raad zelf genomen wordt.
Er bestaan wettelijke mogelijkheden om alleen een ondertekeningsmandaat te geven en dat is voor sommige juristen een teken dat ook gemandateerde besluiten ondertekend moeten worden (zo ook de VNG-site). Maar wij zien dat een ondertekeningsmandaat gewoon als een instrument en lezen de wettekst wat letterlijker: als het college een besluit neemt -> ondertekenen, als iemand anders in mandaat het besluit neemt -> niet ondertekenen.
Wel is het handig zoals de VNG stelt dat het werkproces om het besluit heen goed geregeld is en gecommuniceerd kan worden, want daar gaat het uiteindelijk om.
Lammerts van Bueren zei:Dag Rob,
Waar baseer je op dat niet-gemandateerde collegebesluiten bijvoorbeeld wel moeten worden ondertekend? Ik zie alleen in de AWB artikel 1:3 hetgeen dat jij beschrijft, namelijk dat ondertekening geen vereiste is. Daarnaast staat in 10:11- Een bestuursorgaan kan bepalen dat door hem genomen besluiten namens hem kunnen worden ondertekend, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich hiertegen verzet.
Hieruit kun je afleiden dat besluiten ondertekend kunnen zijn. Maar dat is onduidelijk geeft de VNG aan
-
-
Je moet een onderscheid maken tussen het nemen van een besluit en het vastleggen van een besluit (voor verdere uitvoering en bekendmaking). De ondertekening heeft alleen betrekking op het vastleggen van een besluit. Een besluit wordt niet genomen door een ondertekening te plaatsen, een besluit wordt genomen door personen en is al "virtueel".
Lammerts van Bueren zei:Bedankt Rob. In de MvT staat dat het alleen gaat om de stukken die uitgaan van het college voor verdere uitvoering van het besluit, zoals de schriftelijke bekendmaking. Ik zou denken dat het collegebesluit zelf dan niet ondertekend hoeft te worden.
Rob Haans zei:Vanuit de AWB wordt zoals je zelf stelt alleen de mogelijkheid opengesteld om een document te ondertekenen, maar de gemeentewet geeft voor een aantal soorten besluiten een verplichting:
- art. 32a --> voor raadsbesluiten
- art. 59a --> voor collegebesluiten
Besluiten hoeven dus in principe niet ondertekend te worden (algemene wet), tenzij een besluit door het college of Raad zelf genomen wordt.
Er bestaan wettelijke mogelijkheden om alleen een ondertekeningsmandaat te geven en dat is voor sommige juristen een teken dat ook gemandateerde besluiten ondertekend moeten worden (zo ook de VNG-site). Maar wij zien dat een ondertekeningsmandaat gewoon als een instrument en lezen de wettekst wat letterlijker: als het college een besluit neemt -> ondertekenen, als iemand anders in mandaat het besluit neemt -> niet ondertekenen.
Wel is het handig zoals de VNG stelt dat het werkproces om het besluit heen goed geregeld is en gecommuniceerd kan worden, want daar gaat het uiteindelijk om.
Lammerts van Bueren zei:Dag Rob,
Waar baseer je op dat niet-gemandateerde collegebesluiten bijvoorbeeld wel moeten worden ondertekend? Ik zie alleen in de AWB artikel 1:3 hetgeen dat jij beschrijft, namelijk dat ondertekening geen vereiste is. Daarnaast staat in 10:11- Een bestuursorgaan kan bepalen dat door hem genomen besluiten namens hem kunnen worden ondertekend, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich hiertegen verzet.
Hieruit kun je afleiden dat besluiten ondertekend kunnen zijn. Maar dat is onduidelijk geeft de VNG aan
-
Permalink Antwoord van Luuk van den Boom op
-
Dag Rob,
Interessante blog! Ook ik kom bij vele gemeenten waar vragen leven over dit onderwerp. Uit het besluit op Googledocs maak ik op dat jullie ook stukken digitaal ondertekenen, maar fysiek verzenden (toch?). Weet jij of het fysieke document daarmee nog dezelfde rechtsgevolgen heeft als bij digitale verzending (uitgaande van de gewone handtekening en niet de geavanceerde of gekwalificeerde)?
Daarnaast ben ik erg benieuwd naar jullie resultaten tot dusver.
- Zijn er al cijfers bekend aangaande de afname van het aantal (fysiek) te ondertekenen documenten sinds de invoering van deze werkwijze?
- En zijn er al cijfers bekend van de afname van fysieke verzending door meer digitale verzending?
Groet, Luuk
-
-
De rechtsgevolgen blijven hetzelfde, ook al print je een digitaal getekende brief uit. Het punt is dat het helemaal niet uit maakt wat je onder de brief zet: een natte handtekening, stempel, etc.. Je moet als organisatie bepalen wat je "handtekening" is en wanneer je die gaat zetten. Juridisch gedoe onstaat alleen als je moet bewijzen dat de brief "juist" is. Meestal kost dat niet zo veel werk en vragen erover komen ook zelden voor, maar het is handig als je proces voor het versturen van brieven al digitaal verloopt (workflow).
Een direct resultaat van dit besluit is dat we niet meer nascannen. Dit levert meteen een kostenvoordeel op. Voor het digitaal laten verlopen van processen tot en met het versturen van de brief is het digitaal (of niet meer) ondertekenen één van de stappen die gezet moet worden. Daar zijn we dus ook nog niet klaar mee. Er worden dus ook nog niet veel brieven digitaal verstuurd. Dat zal pas goed gaan stijgen als we een mijngemeente-pagina hebben waarop we digitale brieven beschikbaar kunnen stellen en de aanvraagformulieren aangepast hebben. Wel zie je dat processen sneller gaan verlopen, m.n. besluitvorming in College, waar meteen een handtekening geplaatst kan worden tijdens de vergadering.
Luuk van den Boom zei:Dag Rob,
Interessante blog! Ook ik kom bij vele gemeenten waar vragen leven over dit onderwerp. Uit het besluit op Googledocs maak ik op dat jullie ook stukken digitaal ondertekenen, maar fysiek verzenden (toch?). Weet jij of het fysieke document daarmee nog dezelfde rechtsgevolgen heeft als bij digitale verzending (uitgaande van de gewone handtekening en niet de geavanceerde of gekwalificeerde)?
Daarnaast ben ik erg benieuwd naar jullie resultaten tot dusver.
- Zijn er al cijfers bekend aangaande de afname van het aantal (fysiek) te ondertekenen documenten sinds de invoering van deze werkwijze?
- En zijn er al cijfers bekend van de afname van fysieke verzending door meer digitale verzending?
Groet, Luuk
-
-
Rob, Bedankt voor je snelle reactie!
Biedt de Berichtenbox van mijnOverheid geen uitkomst om de digitaal ondertekende documenten beschikbaar te stellen (in plaats van of naast een eigen mijngemeente-pagina)?
Rob Haans zei:De rechtsgevolgen blijven hetzelfde, ook al print je een digitaal getekende brief uit. Het punt is dat het helemaal niet uit maakt wat je onder de brief zet: een natte handtekening, stempel, etc.. Je moet als organisatie bepalen wat je "handtekening" is en wanneer je die gaat zetten. Juridisch gedoe onstaat alleen als je moet bewijzen dat de brief "juist" is. Meestal kost dat niet zo veel werk en vragen erover komen ook zelden voor, maar het is handig als je proces voor het versturen van brieven al digitaal verloopt (workflow).
Een direct resultaat van dit besluit is dat we niet meer nascannen. Dit levert meteen een kostenvoordeel op. Voor het digitaal laten verlopen van processen tot en met het versturen van de brief is het digitaal (of niet meer) ondertekenen één van de stappen die gezet moet worden. Daar zijn we dus ook nog niet klaar mee. Er worden dus ook nog niet veel brieven digitaal verstuurd. Dat zal pas goed gaan stijgen als we een mijngemeente-pagina hebben waarop we digitale brieven beschikbaar kunnen stellen en de aanvraagformulieren aangepast hebben. Wel zie je dat processen sneller gaan verlopen, m.n. besluitvorming in College, waar meteen een handtekening geplaatst kan worden tijdens de vergadering.
Luuk van den Boom zei:Dag Rob,
Interessante blog! Ook ik kom bij vele gemeenten waar vragen leven over dit onderwerp. Uit het besluit op Googledocs maak ik op dat jullie ook stukken digitaal ondertekenen, maar fysiek verzenden (toch?). Weet jij of het fysieke document daarmee nog dezelfde rechtsgevolgen heeft als bij digitale verzending (uitgaande van de gewone handtekening en niet de geavanceerde of gekwalificeerde)?
Daarnaast ben ik erg benieuwd naar jullie resultaten tot dusver.
- Zijn er al cijfers bekend aangaande de afname van het aantal (fysiek) te ondertekenen documenten sinds de invoering van deze werkwijze?
- En zijn er al cijfers bekend van de afname van fysieke verzending door meer digitale verzending?
Groet, Luuk
-
-
Ja, maar we schrokken nogal van de hoeveelheid documentatie die we kregen voor aansluiting. We wilden sowieso een mijngemeente-pagina, dus een uitbreiding ervan met documenten-beschikbaarstelling leek een wat minder grote stap. Maar het is zeker een optie.
Luuk van den Boom zei:Rob, Bedankt voor je snelle reactie!
Biedt de Berichtenbox van mijnOverheid geen uitkomst om de digitaal ondertekende documenten beschikbaar te stellen (in plaats van of naast een eigen mijngemeente-pagina)?
Rob Haans zei:De rechtsgevolgen blijven hetzelfde, ook al print je een digitaal getekende brief uit. Het punt is dat het helemaal niet uit maakt wat je onder de brief zet: een natte handtekening, stempel, etc.. Je moet als organisatie bepalen wat je "handtekening" is en wanneer je die gaat zetten. Juridisch gedoe onstaat alleen als je moet bewijzen dat de brief "juist" is. Meestal kost dat niet zo veel werk en vragen erover komen ook zelden voor, maar het is handig als je proces voor het versturen van brieven al digitaal verloopt (workflow).
Een direct resultaat van dit besluit is dat we niet meer nascannen. Dit levert meteen een kostenvoordeel op. Voor het digitaal laten verlopen van processen tot en met het versturen van de brief is het digitaal (of niet meer) ondertekenen één van de stappen die gezet moet worden. Daar zijn we dus ook nog niet klaar mee. Er worden dus ook nog niet veel brieven digitaal verstuurd. Dat zal pas goed gaan stijgen als we een mijngemeente-pagina hebben waarop we digitale brieven beschikbaar kunnen stellen en de aanvraagformulieren aangepast hebben. Wel zie je dat processen sneller gaan verlopen, m.n. besluitvorming in College, waar meteen een handtekening geplaatst kan worden tijdens de vergadering.
Luuk van den Boom zei:Dag Rob,
Interessante blog! Ook ik kom bij vele gemeenten waar vragen leven over dit onderwerp. Uit het besluit op Googledocs maak ik op dat jullie ook stukken digitaal ondertekenen, maar fysiek verzenden (toch?). Weet jij of het fysieke document daarmee nog dezelfde rechtsgevolgen heeft als bij digitale verzending (uitgaande van de gewone handtekening en niet de geavanceerde of gekwalificeerde)?
Daarnaast ben ik erg benieuwd naar jullie resultaten tot dusver.
- Zijn er al cijfers bekend aangaande de afname van het aantal (fysiek) te ondertekenen documenten sinds de invoering van deze werkwijze?
- En zijn er al cijfers bekend van de afname van fysieke verzending door meer digitale verzending?
Groet, Luuk
-
-
Ik heb me er verder in verdiept en het onderzoek van de juridische kant avn de elektr handtekening van mr Frans dondorp gelezen.
Hierin wordt duidelijk dat niet alleen de gekwalificeerde handtekening gelijk is aan de natte handtekening. Het gaat volgens de wet om dat er een verbinding is tussen de elektr gegevens en de ondertekenaar en een verbinding tussen de ondertekening en het document. Het gaat erom wanneer de mate van ondertekening voldoende te zijn geacht. Gelijk aan de natte ondertekening is ook de gewone elektr ondertekening (digi d, pincode, gescande handtekening die geplakt is in een document, een vinkje in de workflow etc). Zowel bij de gewone als geadvanceerde handtekening ligt debewijslast bij de gemeente (ondertekenaar), bij de gekwalificeerde bij de burger als die aan de betrouwbaarheid twijfelt.
Voor bulk en lichte besluiten volstaat een lichte handtekening. Je verzekert een fiets van 100€ ook nl niet met een slot van 200€. Dus een gekw handtekening is niet nodig.
Wat moet je ondertekenen (tenzij wet anders expliciet bepaald zoals bij akten)
-uitgaande doc hoef je niet ge ondertekenen
- mandaat hoe je niet te ondertekenen
-intern (college en radsbesluiten) volgens gemeentewet wel, maar dan volstaat ondertekening van notulen en besluitenlijst. Dit mag met de gewone handtekening zoals een vinkje in de workflow, zolang je het proces van wie en wanneer heeft ondertekend kan reconstrueren! Dus dat ze inloggen met eigen account en vinkje zetten. Inde workflow zie je dan wanneer wie heeft getekend. Dat is voldoende!
Bij risico volle besluiten kan het nodig zijn om de betrouwbaarheid te verhogen om ervoor te zorgen dat die voldoende betrouwbaar word ge zijn geacht. Dit kan me geadvanc handtekening.
Maak het niet te duur, kostbaar en tijdrovend. Regel: niets ondertekenen tenzij....
Dit is juridisch onderbouwd en neem ik mee in mijn voorstel.
Je bepaalt de afwijkende zwaarde handtekening per proces. Maar bulk zoals apv (mandaat) --> niet ondertekenen. Is wettelijk ook niet verplicht
-
-
Dit is vergelijkbaar met hoe wij het doen. Overigens was Frans Dondorp een van onze inspiratiebronnen hiervoor en hebben we na het besluit nog een aantal keer contact gehad.
Lammerts van Bueren zei:Ik heb me er verder in verdiept en het onderzoek van de juridische kant avn de elektr handtekening van mr Frans dondorp gelezen.
Hierin wordt duidelijk dat niet alleen de gekwalificeerde handtekening gelijk is aan de natte handtekening. Het gaat volgens de wet om dat er een verbinding is tussen de elektr gegevens en de ondertekenaar en een verbinding tussen de ondertekening en het document. Het gaat erom wanneer de mate van ondertekening voldoende te zijn geacht. Gelijk aan de natte ondertekening is ook de gewone elektr ondertekening (digi d, pincode, gescande handtekening die geplakt is in een document, een vinkje in de workflow etc). Zowel bij de gewone als geadvanceerde handtekening ligt debewijslast bij de gemeente (ondertekenaar), bij de gekwalificeerde bij de burger als die aan de betrouwbaarheid twijfelt.
Voor bulk en lichte besluiten volstaat een lichte handtekening. Je verzekert een fiets van 100€ ook nl niet met een slot van 200€. Dus een gekw handtekening is niet nodig.
Wat moet je ondertekenen (tenzij wet anders expliciet bepaald zoals bij akten)
-uitgaande doc hoef je niet ge ondertekenen
- mandaat hoe je niet te ondertekenen
-intern (college en radsbesluiten) volgens gemeentewet wel, maar dan volstaat ondertekening van notulen en besluitenlijst. Dit mag met de gewone handtekening zoals een vinkje in de workflow, zolang je het proces van wie en wanneer heeft ondertekend kan reconstrueren! Dus dat ze inloggen met eigen account en vinkje zetten. Inde workflow zie je dan wanneer wie heeft getekend. Dat is voldoende!
Bij risico volle besluiten kan het nodig zijn om de betrouwbaarheid te verhogen om ervoor te zorgen dat die voldoende betrouwbaar word ge zijn geacht. Dit kan me geadvanc handtekening.
Maak het niet te duur, kostbaar en tijdrovend. Regel: niets ondertekenen tenzij....
Dit is juridisch onderbouwd en neem ik mee in mijn voorstel.
Je bepaalt de afwijkende zwaarde handtekening per proces. Maar bulk zoals apv (mandaat) --> niet ondertekenen. Is wettelijk ook niet verplicht
-
Permalink Antwoord van Marjolein van Keep op
-
Beste Rob,
In de gemeente Bussum zijn wij ook bezig met het digitaliseren van werkprocessen. Je informatie is informatief en ik ben erg geinteresseerd in het beleidsdocument over elektronisch ondertekenen en digitaal werken in Wageningen. Zou je mij een copy kunnen mailen a.u.b. Wij zijn bezig het Wabo proces te digitaliseren in Bussum, daarbij lopen we ook aan tegen de problematiek van het elektronisch ondertekenen en het digitaal verantwoord opslaan incl metadata.
Mijn email adres is: m.vankeep@bussum.nl
Alvast bedankt!
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
