BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Einde Bedrijf = Einde Archief

Eind 2026 stopt het bedrijf waar ik werk met haar activiteiten. Met deze beëindiging komt er ook een einde aan het archief wat in de loop der jaren is opgebouwd.

We hanteren een aantal bewaartermijnen 1 - 3 - 7 - 14 en onbeperkt. En met name voor de documenten met een onbeperkte bewaartermijn ( contracten - documenten met historische waarde - ) komen er nu wat vragen. Wat doen we met documenten met een onbeperkte bewaartermijn als er geen bedrijf meer is? Mag je deze verwijderen ( simpel gezegd - aanpassing van de bewaartermijn )

Wat doen we met documenten die in 2026 gearchiveerd worden ( met een bewaartermijn van 3 - 7 of 14 jaar ). Kunnen deze in december 2026 verwijderd worden ( mag dat juridisch ? ) Of moet je deze bewaren? En waar bewaar je deze documenten als er geen systeem meer is om ze op te bewaren ( SharePoint in dit geval ).

We zijn een privaatrechtelijke partij. We vallen dus niet onder de archiefwet.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Gerdien Drost gisteren

Ook als privaatrechtelijke partij heb je bepaalde documenten die voor langere tijd of onbepaalde tijd bewaard moeten worden. Aangezien het niet via een zgn archief binnen de organisatie kan, vervalt deze plicht naar de (voormalig) eigenaar van het bedrijf. Concreet betekend dit dat de directie hiervoor zorg moet dragen.

Voorbeeld zijn de financiële gegevens. Die zijn ook voor een privaatrechtelijk bedrijf te bewaren voor een bepaalde periode. Simpelweg omdat de belastingdienst hier ook nog een bepaalde termijn vragen over kan stellen. Aangezien het niet binnen de organisatie kan, moet de directie zorgen dat dit nog toegankelijk bewaard blijft.