BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Een e-depot applicatie kiezen

Beste allemaal,

Op dit moment ben ik op zoek naar een applicatie waarin ik geselecteerde documenten voor langere tijd digitale documenten kan borgen en (met rechtenbeheer) eenvoudig toegankelijk kan maken.

Ik zal een korte achtergrond geven: De organisatie waar ik werkzaam ben, het Havenbedrijf Amsterdam, valt sinds 2013 door verzelfstandiging niet meer onder de archiefwet. Vlak daarna liep er een project tot de invoering van een DMS voor de gehele organisatie, maar dit is om verschillende reden geflopt. De situatie die er altijd was, papieren post- en dossierregistratie in Corsa, is sindsdien blijven bestaan. Aan een nieuw DMS-project gaan we niet beginnen, wij moeten het dus doen met het inzamelen van finale stukken achteraf.

Voor het wegvallen van de stok die de archiefwet bood om stukken vooral ter archivering bij het informatiecentrum aan te bieden hebben we al oplossing verzonnen, een door de directe goedgekeurde selectielijst waar op staat welke finale stukken voortaan door het Informatiecentrum centraal bewaard gaan worden. Nu zijn die stukken bijna allemaal digitaal terwijl wij nog een papieren archief hebben.

Daarom zijn we op zoek naar een applicatie waarin we deze stukken kunnen bewaren, waarbij het Informatiecentrum de bestanden importeert, de nodige metadata al uit het bestand wordt ingelezen en handmatig met onze eigen metadata kan worden aangevuld. De applicatie biedt vervolgens via intranet aan al onze medewerkers toegang tot deze documenten, onder andere met een eenvoudig te gebruiken maar krachtige full-text zoekfunctie. Ook kan er door de bestanden gebladerd worden, bijvoorbeeld via metadata (toevoegen van tags). De applicatie bevat ook een stukje rechtenmanagement, omdat niet de gehele organisatie tot alle documenten toegang mag hebben.

Nu ben ik met een vergelijking bezig met drie applicaties: uitbreiding van het traditionele Corsa naar MyCorsa NXT, Effacts en SharePoint aangevuld met tools. Op het gebied van gevraagde functionaliteit en gebruikersvriendelijkheid lijkt SharePoint met wat extra tools op dit moment het dichtste bij onze wensen te komen, maar toch heb ik het idee dat ik een applicatie die precies kan wat wij vragen over het hoofd zien. Zijn er toevallig mensen aanwezig die mij misschien de gouden tip kunnen geven?

Met vriendelijke groet,

Suzanne Veerman
Adviseur Informatiebeleid Havenbedrijf Amsterdam

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 7 November 2017 op 19.33

Suzanne, ken je ook het rapport van KING uit 2015.

De link vind je hier.

Rapport opgesteld door KING in opdracht van AIDO, het samenwerkingsproject Archiefinnovatie Decentrale Overheden van VNG, IPO en UvW. In het rapport zijn de keuzes in beeld gebracht die de overheden in overleg met de aanbieders van e-depot moeten maken. Het rapport bevat onder andere een overzicht van bestaande praktijkvoorbeelden van e-depots.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Henk Sligman op 8 November 2017 op 10.54

Dag Suzanne,

Aangezien "het havenbedrijf" voor 100% als NV in handen is van de gemeente Amsterdam, ben ik er niet zeker van dat je niet onder de "archiefwet met uitvoeringsregels" valt.

De statuten geven daar wel uitsluitsel over.

Ik vermoed dat mbt begroting en rekening en financiële risico's de gemeenteraad jullie overheids nv toets? Dan is dat ook van toepassing op "data beheer" lees archiefdocumenten.

In het verleden heb ik ook een echte private partij er op gewezen dat ze, als ze taken uitvoeren in opdracht van de gemeente ze voor dat deel wel vallen onder de "archiefwet" (in dit geval ging het simpel om het beheer van de openbare begraafregisters).

Een goed Enterprise Record beheer systeem is zeker aan te bevelen.

Als je meer wilt weten hoor ik het graag.

mvrgr

Henk Sligman

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Suzanne Veerman op 9 November 2017 op 13.51

Yvonne Welings zei:

Suzanne, ken je ook het rapport van KING uit 2015.

De link vind je hier.

Rapport opgesteld door KING in opdracht van AIDO, het samenwerkingsproject Archiefinnovatie Decentrale Overheden van VNG, IPO en UvW. In het rapport zijn de keuzes in beeld gebracht die de overheden in overleg met de aanbieders van e-depot moeten maken. Het rapport bevat onder andere een overzicht van bestaande praktijkvoorbeelden van e-depots.

Dank voor dit rapport. Er wordt een applicatie in genoemd genoemd (Preservica) die op het eerste gezicht erg goed aan de eisen lijkt te voldoen.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Hans Dekker op 12 Januari 2018 op 15.31

Hallo Suzanne,

Met de Corsa module eDepot (Gebruikershandleiding als bijlage) gaat het prima lukken om via Preservica (wordt gebruikt door het Nationale Archief) al je administratieve en je bestuurlijke administratie over te brengen naar het e-Depot van het NA.

In deze webinar eDepot module van BCT vanaf minuut 17, zie je ook Preservica aan het werk.

Beschik je over Pagefreezer (webarchivering) dan wordt dat ook via Preservica aangeboden aan het e-Depot van het Nationale Archief.

Wat ik begrepen heb is dat je via Preservica prima een toegang kan krijgen via de TMLO op je dossiers en documenten e.d. in het eDepot van het NA, maar dat het NA zelf een eigen toegang aan het ontwikkelen is.

Bijlagen: