BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

E-mail en bestandsformaten

De Volkskrant voorspelde voor 2012 dat het gedaan zou zijn met de e-mail. Ik merk daar vooralsnog niets van, 50 mails per dag op mijn werkmail is eerder regel dan uitzondering.

Dat heeft niets met BREED te maken, die ontvang ik op mijn privé mail. Je hebt een hobby of niet.

Over het feit dat e-mail veelal niet geregistreerd wordt en daardoor de gevolgen van het handelen van de overheid naar de burger en bedrijven toe niet goed in beeld is, is al veel over gesproken ook op BREED. Zo worden de meeste e-mails vaak in de persoonlijke postbus ontvangen. En ook wat de uitgaande mails betreft is het veelal afhankelijk van de gebruiker om de mail te registreren. Ik blijf het opmerkelijk vinden dat het issue e-mail al snel wordt opgevolgd door het volgende issue social media zonder dat dit relevant genoeg is om op te lossen. Anders was het wellicht wel gebeurd.

Dat is een facet, maar dan de mail zelf. Als het beetje meezit wordt die nu nog geprint en bij een dossier gevoegd. Als er geheel digitaal wordt gewerkt is dat geen optie.

Mijn vraag is in welk formaat wordt er bij jouw organisatie opgeslagen, wordt er voor MIME gekozen of bijvoorbeeld omgezet naar PDF ? Wie kan zijn ervaring op dit gebied delen ?

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Mattijs Oude Wolbers op 18 Januari 2012 op 16.07

Yvonne,

Die voorspelling van de VK was wellicht wat voorbarig (ik heb nog een mooie presentatie van IBM uit +/- 1986, waarin zij voorspellen dat er in 1990 geen papier meer wordt gebruikt...). Echter hoor ik al meerdere organisaties zich oriënteren op het uitbannen van (persoonsgebonden)email als bedrijfscommunicatie middel, dus helemaal mis hebben ze het ook niet.

Wat betreft MIME: Vanuit mijn ICT achtergrond durf ik te zeggen dat, MIME een van de meest verschrikkelijke standaarden ooit is. Google zal je voldoende afgrijselijke discussies over het onderwerp opleveren. Ik verwacht dan ook niet dat dit ooit een geaccepteerde archief standaard zal worden. Daarnaast heb ik op verschillende plekken al wel tooling ingezet gezien die emails (en twitter) opslaan als PDF/a documenten.

Groeten,

Mattijs

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Glenn Maes op 6 Februari 2012 op 8.59

Ik zit met dezelfde vraag als Jean-Luc. Als je de mail omzet naar PDF(/A), wat doe je dan met de bijlagen? Ook omzetten naar PDF(/A) en apart registreren in een DMS? En dan met een metadataveld de relatie met het originele document aangeven?

Vroeger werd er wel eens gezegd dat e-mails, samen met de bijlagen, als "XML" moesten worden gearchiveerd, maar dan ben ik niet zo in thuis.

Nog een kleine vraag. MSG is weliswaar een gesloten bestandsformaat, maar zou misschien wel kunnen dienen voor mails met een korte bewaartermijn. Maar mijn vraag: als je een e-mail uit Outlook exporteert naar een MSG-formaat, blijven dan alle noodzakelijke metadata in tact?