BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

e-mail archivering

Binnen onze organisatie zijn we bezig met het in kaart brengen van het daadwerkelijk archiveren van archiefwaardige e-mails door medewerkers. Het betreft hier binnenkomende en uitgaande e-mails die medewerkers ikv hun functie ontvangen en verzenden vanuit hun persoonlijke mailbox.

Voor dit onderzoek zijn we benieuwd of er andere organisaties zijn die hier mee bezig houden of hier onderzoek naar verricht hebben.

Hiervoor hebben we een aantal vragen geformuleerd:

1) Zijn er benchmarks/onderzoekgegevens waarin zichtbaar wordt wat de verhouding is van archiefwaardige en niet archiefwaardige e-mails

2) Hoeveel procent van de archiefwaardige emails worden daadwerkelijk in een DMS/dossier geplaatst

3) Hoeveel procent daarvan wordt voorzien van de juiste metadata?

4) Op welke wijze worden medewerkers gedwongen hun e-mailboxen op te schonen voordat ze uit dienst gaan

5) Welke technische middelen worden ingezet om emails in een DMS/dossier te plaatsen

6) Welke risico's loopt een organisatie als relevante/archiefwaardige emails niet in het DMS/dossier terecht komen

7) Zijn hiervan relevante voorbeelden uit de juris prudentie?

Vind ik leuk

1 lid vind dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Bart van Oerle op 1 April 2015 op 11.09

Beste Edwin,

Geen direct antwoord op je vragen, maar misschien heb je wat aan onze aanpak van dit probleem.

Wij hebben de afgelopen jaren veel gedaan aan de bewustwording onder medewerkers dat zij zelf verantwoordelijk zijn voor de betrouwbaarheid (en dus ook volledigheid) van hun dossiers. Die verantwoordelijkheid ligt bij de proceseigenaren en niet bij DIV. Email is daar een belangrijk aandachtspunt omdat juist daar DIV geen enkel zicht op heeft. Dat kan je natuurlijk ook heel makkelijk uitleggen.

Of iemand voldoende archiefwaardige mail opslaat in het DMS is voor DIV niet te controleren. Wat wij om de bewustwording te vergroten wel gedaan hebben is het maken en verspreiden van rapportages daarover per afdeling. Je kon bij ons vanuit Outlook een mail opslaan in het DMS. Vanuit het DMS kan je een rapportages maken van het aantal mail dat per persoon per maand in het DMS is opgeslagen.

Wij hebben dus (vrij confronterende) rapportages verspreid waarin per persoon per afdeling zichtbaar was welke aantallen mail waren opgeslagen (maandoverzichten) . Dan zie je dat in veel gevallen dat er per maand per persoon niet meer dan 5 mailtjes in het DMS waren opgeslagen. Daarbij hebben dan de vraag gesteld of iedereen echt zo weinig relevante mail in zijn mailbox heeft of dat er wellicht wat mail over het hoofd gezien is die dan alsnog opgeslagen kan worden.

Dat heeft veel geholpen.

Nu zijn we overgestapt naar een zaaksysteem waarbij je vanuit de zaak het mailtje verstuurd (dus niet via outlook). Die is dan uiteraard automatisch geregistreerd, maar ook een reply op dat mailtje wordt automatisch aan de zaak toegevoegd zonder dat dit extra registratiewerk oplevert. Daarmee borg je natuurlijk helemaal dat mail geregistreerd is in het zaaksysteem en je dossier compleet is.

Mail die in outlook binnenkomt, moet natuurlijk wel handmatig geregistreerd worden. Hoewel daar met de digitale postkamer ook oplossingen voor zijn om dat laagdrempeliger in te richten.

Als registratie van mail weinig of geen extra werk kost, dan zal dat uiteraard bijdragen meer / betere opslag daarvan in zaaksystemen/DMS.