UBL Facturen

Wellicht dat niet iedereen het heeft meegekregen, maar vanaf 1 januari jongstleden geldt een nieuw regime voor het kunnen e-factureren aan de Rijksoverheid.

Vanaf die datum is iedere ondernemer die iets wil factureren aan de Rijksoverheid verplicht dat te doen onder gebruikmaking van het UBL formaat (is XML) voor elektronisch factureren. De UBL factuur gaat ervoor zorgen dat het aantal handelingen om een factuur te verwerken drastisch zal verminderen.

Deze contractuele verplichting loopt vooruit op een wettelijke verplichting die uit een Europese richtlijn voortvloeit. Daarin staat dat per eind 2018 het verplicht wordt om de rijksoverheden te beleveren met e-factureren in een geavanceerder formaat dan ‘plat’ PDF.

De gedachte om de verplichting al vanaf 1 januari 2017 in nieuwe inkoopovereenkomsten te plaatsen, is:

• dat de Rijksoverheid daarmee een voortrekkersrol vervult om zo UBL/XML e-factureren in Nederland beter op de kaart te zetten
• te zorgen dat bedrijven en mede-overheden versneld op e-factureren overgaan. Want ook gemeenten, provincies en waterschappen zullen volgen met het implementeren van de voorzieningen om e-facturen te kunnen ontvangen.

Om een factuur geautomatiseerd te verwerken moet een computer snappen welke gegevens er op de factuur staan. Het is lastig om geautomatiseerd, zonder fouten, gegevens uit een post of PDF factuur te lezen. De betekenis van een stuk tekst op papier is niet gedefinieerd. De interpretatie van gegevens (Bijvoorbeeld: wat is het bedrag op de factuur?) moeten we vaak zelf nog uitvoeren.

De UBL factuur omvat daarom een serie afspraken over een digitale gegevensstructuur op een factuur in XML formaat. Hierdoor kan ieder factuurprogramma of boekhoudpakket, dat zich aan de standaard houdt, eenvoudig facturen met een ander programma uitwisselen. Na ontvangst van de factuur worden gegevens digitaal ingelezen. Hierdoor hoef je geen gegevens meer over te typen.

Rijksoverheid

Op de website “Platform E-Factureren” staat het volgende beschreven over hoe e-facturen aan Rijksoverheden en Rijksdiensten zullen moeten worden aangeleverd:

• vanuit de eigen (boekhoud)software van bedrijven via Simplerinvoicing. Dat is het netwerk van ERP/ accounting pakketten en e-facturatie dienstverleners. Via dit netwerk wordt het voor bedrijven mogelijk om elektronische facturen te versturen vanuit eigen software, die direct in de financiële administratie van de ontvangende overheidsorganisatie kan worden ingelezen.
• via een e-factuuraansluiting op Digipoort*, de centrale ICT infrastructuur van de (Rijks)overheid waar berichtenverkeer wordt afgehandeld. Een eigen aansluiting op Digipoort is vooral voor bedrijven die veel facturen aan de (Rijks)overheid sturen. Digipoort controleert of de e-factuur betrouwbaar, leesbaar en verwerkbaar is en zorgt ervoor dat ze snel bij de juiste overheidsorganisatie terechtkomt. *De belangrijkste boekhoudpakketten hebben al een koppeling met Digipoort, maar Logius heeft aangegeven dat dat koppelvlak niet gebruikt mag worden om e-facturen bij Digipoort aan te leveren….
• via het leverancierskanaal van de Rijksoverheid: Bedrijven en (hun contactpersonen bij) de Rijksdienst zullen daarover 1 op 1 contact moeten leggen en specifieke afspraken maken om aan te kunnen sluiten.

Gemeenten, provincies en waterschappen

Voor mede-overheden (provincies, waterschappen, gemeenten) en andere aanbestedende diensten geldt een heel ander regiem. Hoe daar e-facturen kunnen worden gestuurd, is afhankelijk van hoe deze overheidsorganisaties zelf hun voorzieningen inrichten. Dat kan via SimplerInvoicing, dat kan via een directe koppeling met Digipoort. Maar ook een e-mail met XML bijlage kan door mede-overheden als e-factuur ontvangen worden.

Voor ondersteuning bij de implementatie van e-factureren bij mede-overheden is een programmabureau e-factureren ingericht bij PIANOo.

En nu de praktijk

Nu halverwege januari 2017 blijken er toch nog wel wat voetangels en probleempjes uit de weg geruimd te moeten worden voordat de landelijke omarming van het UBL formaat gerealiseerd wordt. Op hetzelfde platform “Platform E-Factureren” staat te lezen dat lang niet alle Rijsoverheidsinstanties klaar zijn en is duidelijk dat de aangeboden faciliteiten vanuit de Rijksoverheid ((Digipoort, Leveranciersportaal, SimplerInvoicing) onvoldoende aansluiten bij de mogelijkheden vanuit het bedrijfsleven.

Dan SimplerInvoicing. Het is een van de genoemde mogelijkheden om bij de Rijksoverheid te kunnen afleveren. Alleen, om te kunnen factureren aan de overheid, zal je gebruik moeten maken van SimplerInvoicing Full, betaal je €5.000 per jaar. (http://www.simplerinvoicing.org/details-simplerinvoicing-membership/) Dat is voor leveranciers –van boekhoudpakketten- nogal een drempel, zeker in verhouding tot andere mogelijkheden.

Samengevat is de huidige status als volgt:

1. Nieuwe contracten: De verplichtstelling betreft alleen e-factureren richting de Rijksoverheid. En het betreft alleen facturen die betrekking hebben op NIEUWE contracten. Al met al een fractie van het totale aantal facturen in Nederland.
2. Mede overheden: Het regime voor mede-overheden is en blijft een stuk minder streng. Een e-factuur in UBL per e-mail naar een gemeente sturen is toegestaan.
3. Europese e-factuurstandaard: Over een tijdje is er een Europese standaard voor een e-factuur. De 84 boekhoudpakketten en dienstverleners en grootverzenders die de afgelopen twee maanden UBL Ready zijn geworden (http://www.ublready.nl), gaan dat inbouwen. De Rijks- en medeoverheden zijn ook verplicht die nieuwe standaard in te bouwen. Dus dan spreken leveranciers en de overheden in hetzelfde formaat. ‘Probleem’ opgelost. Het nieuwe Rijksoverheidsafleveradres (OIN) kon al in een e-factuur worden opgenomen. Blijft over het afleverkanaal…
4. Innovatie in aflevermogelijkheden: de huidige mogelijkheden zijn op dit moment onvoldoende. Maar er komen de komende tijd allerlei dienstverleners met mogelijkheden. Denk aan boekhoudpakketten die rechtstreeks op Digipoort aansluiten, dienstverleners die zelf een PEPPOL aansluiting maken, mogelijkheden om je PDF e-facturen via een derde partij om te laten zetten en naar de overheid te mailen, een add-on for MS Office om je e-facturen rechtstreeks naar de overheid te sturen.

   Een Nederlandse leverancier die een zeer betaalbare oplossing levert is EasyData uit Apeldoorn met de toepassing Print2Process waarbij ook zeer complexe facturen met een simpele printopdracht omgezet kunnen worden in het gewenste UBL formaat. 

   Kortom, de wereld staat niet stil. En wie weet wijzigt SimplerInvoicing haar business model nog eens en biedt ze gratis een API ter beschikking om te koppelen met Digipoort. Of dat de Rijksoverheid dat zelf doet.
5. De gemitigeerde verzend- en ontvangsttheorie (een juridische kwestie): Je bent verplicht een factuur uit te reiken (brengplicht). Of je daaraan hebt voldaan wordt bepaald of de klant extra eisen stelt aan dat afleveren. Dat is hier het geval. Dus als je je factuur hebt kunnen afleveren op Digipoort, dan is het verder aan het Rijk om te zorgen dat hij verwerkt en betaald wordt. Ongeacht of de betreffende Rijksdienst haar interne processen op orde heeft.

Bewaarplicht voor de belastingdienst van digitale facturen

De belastingdienst heeft een document opgesteld “uw geautomatiseerde administratie en fiscale bewaarplicht”.

Daarin is terug te vinden dat u uw gegevens dient te bewaren in de vorm waarin ze deel zijn gaan uitmaken van de administratie, is dit geval dus het UBL formaat. Ook staat er te lezen dat de factuur niet te veranderen mag zijn. De belastingdienst moet dat bij een controle kunnen vaststellen. Hoe je dat met een UBL factuur moet aantonen is mij op dit moment echter nog niet duidelijk. Een mogelijkheid zou kunnen zijn om de factuur in 2-voud te laten aanleveren, dus bijvoorbeeld zowel in PDF/A formaat als UBL formaat.

Welke gemeenten zijn al aan de slag met het UBL formaat

We zouden graag willen horen wie van onze leden er al aan de slag zijn met deze nieuwe vorm van e-factureren en waar men dan in de praktijk tegenaan loopt.

Bron:

Platform E-factureren http://platformelfa.nl/

http://download.belastingdienst.nl/belastingdienst/docs/geautomatis...