E-depot is onderdeel van de gemeentelijke ICT-architectuur

Deze conclusie van de pilot van de gemeenten Pijnacker, Schiedam en Delft werd donderdag 22 september gedeeld tijdens een bijeenkomst op het gemeentehuis van Schiedam. Onder bezielende leiding van Laurens Priester werden de aanwezigen ingewijd in de uitdagingen, die er zijn rondom de archivering van videotulen (audiotulen) en een e-depot. Op zich geen  opzienbarende gevolgtrekking daar in het KING rapport van mei 2016 is te lezen:

De applicatiefunctie 'duurzaam opslaan en ontsluiten van informatieobjecten' is geplaatst in de laag gedeelde generieke functionaliteit en is nadrukkelijk bedoeld om eenmalig in het gemeentelijk applicatielandschap aan te bieden. De applicatiefunctie 'archiveren van informatieobjecten' is geplaatst in de laag generieke functionaliteit en kan eventueel worden aangeboden vanuit meerdere applicaties. Naast archiefsysteem kan bijvoorbeeld ook het vergunningensysteem de applicatiefunctie 'archiveren' ondersteunen en dus informatieobjecten in het archief opslaan.

Rapport videotulen

Hoewel het rapport videotulen op de middag zelf nog niet beschikbaar kon worden gesteld, was de studiemiddag leerzaam. De genoemde gemeenten sluiten via Circle/Ceelo voor wat we in ons vakjargon de Puttense variant zijn gaan noemen. Mede door gluren bij de buren waren onze collega's veel wijzer geworden. De archivering bij de Tweede Kamer vormde ook een belangrijke bron van studie. Toch was er veel werk aan de winkel in het project om videotulen duurzaam toegankelijk te maken. Het leek vooraf eenvoudiger dan het was. Daarbij is goed nagedacht over metadatering (mapping) en toetsingskaders.

Leermomenten

• Kijk de contracten na die zijn gesloten met leveranciers zoals Notubiz. In de gebruikersovereenkomst is vaak overeengekomen dat de gemeente zelf verantwoordelijk is voor archivering.

• Hoe kunnen de bestanden worden terug geleverd aan een gemeente voor archivering inclusief metadata ?

• Sluit een  bewerkersovereenkomst i.v.m. privacywetgeving.

• Zorg dat de eigen informatie op orde is. De bestanden in de RIS en DMS (en netwerkschijven)  kunnen verschillend zijn.

• Bepaal een duurzaamheidsstrategie, Aansluiten bij een e-depot is slechts een stap.

• Wat te doen bij de uitfasering van oudere applicaties ?

• Neem elk agendapunt op, ook al zitten er geen onderliggende documenten bij.

• Wat wordt dubbel opgeslagen ?

• Ga iets doen in plaats van pilots draaien om ervaring op te doen.

• Vertaal het e-depot naar een structurele post op de begrotingen. Link naar website Schiedam.

• Bewaar de beste kwaliteit van de bronbestanden, niet het afgeleide bestand.

• MPEG4 is nog geen standaard.

• Vooral na de dualisering in 2006 zijn raadsverslagen vaak niet meer in extenso, maar alleen besluitenlijsten al dan niet met videoverslagen.

Bij sommige gemeenten zijn alleen videoverslagen aanwezig, al dan niet in de cloud. Digitale dementie is een reëel risico.

Glossy Patronen doorbreken...

Het rapport zelf wordt nog gepubliceerd. Wel kregen alle deelnemers een speciale glossy mee: Patronen doorbreken....

Eerdere bijdragen over dit onderwerp: Ervaringen gevraagd over Archiefweb