BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Dossierinventaris verplicht?

Beste collega's,

In onze organisatie (gemeente) wordt beweerd dat het volgens de archiefwet verplicht is een dossierinventaris te hebben. De archiefwet stelt wel dat er een ordeningsoverzicht moet zijn maar dat is toch niet hetzelfde als een inventaris? Of kun je het dsp zien als een soort inventaris? Wat is in het digitale tijdperk eigenlijk de toegevoegde waarde van een inventaris? Wat is hierop jullie visie?

Vind ik leuk

1 lid vind dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Cees de Groot op 6 Maart 2014 op 9.31

Madelon,

laat de toegankelijkheid niet afhangen van een systeem dat niet wordt onderhouden. Dan kun je straks de over te dragen dossiers alsnog gaan inventariseren. Sluit je archiefblok af voor de te overdragen dossiers. (De overgang naar een nieuw systeem was in het verleden ook vaak de aanleiding om een archief af te sluiten.) Zet die over naar een algemene toepasiing als bijvoorbeeld Excel. Vanuit Exel kun je weer een Word inventaris maken of de gegevens importen naar een ander systeem. Vraag eens na bij de archiefbewaarplaats wat hun mogelijkheden zijn? Bij het Waterlands Archief gebruiken we Mais-flexis met erg veel mogelijkheden voor in- en exporteren. Ook andere systemen zijn vaak flexibel in het importeren van meta-data.

Succes

Madelon Pirruccio zei:

Hoi Marianne,

Deze scenario's hebben we inderdaad de revu laten passeren. Het gaat natuurlijk vooral om de kosten die een volledige migratie met zich meebrengt en de angst om dingen kwijt te raken (we gaan over van de ene naar de andere leverancier). Daarom is niet voor deze optie gekozen. Het oude dms blijft nog wel beschikbaar, maar men wil er geen geld meer aan kwijt zijn. Vandaar dat het op een bepaald moment afgesloten zal worden.

Marianne Dorder-Servet zei:

Beste Madelon,

Je zorg over de oude papieren stukken die gelinkt zijn aan het oude DMS, kan je als volgt oplossen:

- De oude digitale bestanden en verwijzingen bevriezen en hanteren in het DMS. Dus niet meer actief houden van het DMS voor het kunnen registreren en opslaan van documenten, maar wel passief in stand houden voor het kunnen terugvinden van de oude stukken.

- Alle oude digitale bestanden migreren/converteren naar het nieuwe DMS of alleen de digitale bestanden die op basis van een selectielijst nog niet vernietigd en zodoende bewaard moeten blijven.

- Indien jullie ervoor kiezen het DMS met alle verwijzingen en digitale bestanden uit te faseren/te vernietigen, dan is het raadzaam om een inventaris te maken voor je fysieke archieven. De inventaris is dan in deze, een handige hulpmiddel om je fysieke stukken terug te vinden, want je heb dan geen DMS meer met verwijzingen.

Hopelijk heb je hiermee verder geholpen.

Groeten,

Marianne

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Madelon Pirruccio-Hofman op 6 Maart 2014 op 10.41

Bedankt voor je bijdrage Cees. De archiefbewaarplaats wil inderdaad een beschrijvende inventaris. Ik zal nog eens in de lopai normen duiken (of nu eigenlijk Brain).

Cees de Groot zei:

Madelon,

een oude discussie. De archiefwet stelt als eis een goed geordend en toegankelijk archief. De archiefinspecteurs vereniging in LOPAI hebben dit in de LOPAI normen nog verder verbeterd. Zelf geef je al een voorzet. Je hebt het over een dossierinventaris. Zeer punctuele collega's gebruiken dit als neerbuigende term voor een "mislukte" inventaris. "Dat is geen inventaris maar een dossierinventaris of hooguit een plaatsingslijst." Liefhebbers hebben het vaak over de "beschrijvende inventaris" als de enige juiste manier om een archief toegankelijk te maken. In de LOPAI normen staan een paar prima richtlijnen voor de toegankelijkheid van een archief. Maar een "beschrijvende inventaris" staat daar niet bij. Neem eens contact op met de archiefbewaarplaats waar het archief aan overgedragen gaat worden. Wat stellen die voor eisen? (Waarschuwing daar zitten veel liefhebbers.) Succes.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 6 Maart 2014 op 12.23

@Madelon, ik vrees dat je lang moet zoeken naar LOPAI en BRAIN normen. Daarnaast blijkt veel informatie niet meer actueel en informatief (link),zoals ik laatst ontdekte bij het zoeken naar een model archiefverordening en besluit informatiebeheer.

Het Regionaal Archief Tilburg hanteert een normdocument in deze, die door gemeenten ook worden gebruikt bij aanbestedingen aan bureaus. Wellicht dat jouw archiefdienst dat ook doet.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Dick Bunskoeke op 7 Maart 2014 op 14.21

@Yvonne

Het bewerken van toegangen op analoge archieven is iets dat soms stil lijkt te staan. Dat is ook de reden voor de oudere verwijzingen op de LOPAI site. Inderdaad zijn dit soort aanwijzingen nu aan BRAIN, want daar houden toezichthouders zich niet meer mee bezig. In Drenthe hebben we overigens nog steeds een provinciale beleidsregel op dit punt: zie op de website.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Cees de Groot op 7 Maart 2014 op 14.53

Madelon,

het is even doorlezen op de website van Dick (Drenthe) maar als je de eisen van de Drentse inspecteurs doorleest zie je dat daar een beschrijvende inventaris niet perse is voorgeschreven.

groet

Cees

PS Hai Dick alles goed daar?

Cees

Dick Bunskoeke zei:

@Yvonne

Het bewerken van toegangen op analoge archieven is iets dat soms stil lijkt te staan. Dat is ook de reden voor de oudere verwijzingen op de LOPAI site. Inderdaad zijn dit soort aanwijzingen nu aan BRAIN, want daar houden toezichthouders zich niet meer mee bezig. In Drenthe hebben we overigens nog steeds een provinciale beleidsregel op dit punt: zie op de website.