BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Dossierinventaris verplicht?
Beste collega's,
In onze organisatie (gemeente) wordt beweerd dat het volgens de archiefwet verplicht is een dossierinventaris te hebben. De archiefwet stelt wel dat er een ordeningsoverzicht moet zijn maar dat is toch niet hetzelfde als een inventaris? Of kun je het dsp zien als een soort inventaris? Wat is in het digitale tijdperk eigenlijk de toegevoegde waarde van een inventaris? Wat is hierop jullie visie?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Op grond van welk(e) artikel(s) zou een dossierinventaris verplicht zijn? Kunnen ze dat aanwijzen?
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Zie Bepalingen art. 18-20 archiefregeling
http://mijnwetten.nl/archiefregeling/artikel18
-
Permalink Antwoord van Madelon Pirruccio-Hofman op
-
Nee dat kan die persoon in kwestie niet, maar het wordt wel met een grote overtuiging beweerd. Vandaar dat ik er door aan het twijfelen wordt gebracht. Was het soms lang geleden een verplichting die inmiddels niet meer bestaat?
Marco Klerks zei:Op grond van welk(e) artikel(s) zou een dossierinventaris verplicht zijn? Kunnen ze dat aanwijzen?
-
-
Inderdaad, een ordeningsstructuur. Maar welke vorm wordt dus niet nader beschreven. In mijn ogen voldoet een dsp dan ook. Of is dat te kort door de bocht?
Yvonne Welings zei:Zie Bepalingen art. 18-20 archiefregeling
http://mijnwetten.nl/archiefregeling/artikel18
-
-
De reden waarom deze vraag wordt gesteld is me niet bekend. Dat behoeft toelichting. Een dossierinventaris wordt vaak opgemaakt om de overbrenging naar de archiefbewaarplaats mogelijk te maken. Daarom is in de jaren tachtig de bekende VVA cursus in het leven geroepen. Een DSP is iets anders. Verschillende gemeenten beschikken over applicaties, waarin een dergelijke inventaris wordt bijgehouden.
-
-
De reden is dat de organisatie overstapt van het ene dms naar een andere. De lopende zaken worden overgezet en het oude dms wordt op termijn uitgefaseerd. Maar we hebben natuurlijk nog heel veel oude papieren stukken in het archief staan. Vanuit de div hoek is er zorg over de terugvindbaarheid van deze oudere documenten. Ze zijn numeriek opgeborgen en via het dms te vinden in het archief. Maar dat dms wordt dus op termijn afgesloten. Vandaar dat er gezegd wordt dat een dossierinventaris een must is (en verplicht is). Maar dat hebben we niet (en nooit gehad) en is heel veel werk om te maken (trouwens...wie kan dat bij een gewone div afdeling?). Ik vraag me af of er geen andere (makkelijkere) manier is?
Yvonne Welings zei:De reden waarom deze vraag wordt gesteld is me niet bekend. Dat behoeft toelichting. Een dossierinventaris wordt vaak opgemaakt om de overbrenging naar de archiefbewaarplaats mogelijk te maken. Daarom is in de jaren tachtig de bekende VVA cursus in het leven geroepen. Een DSP is iets anders. Verschillende gemeenten beschikken over applicaties, waarin een dergelijke inventaris wordt bijgehouden.
-
-
Je moet wel borgen dat de oude, papieren stukken opgezocht kunnen worden. Daarvoor gebruik je metadata, die dus in het oude DMS zit. Als je het oude DMS afsluit, dan zul je deze metadata moeten migreren naar het nieuwe DMS (of een ander systeem).
Ik begrijp dat jullie ordening niet in dossiers is, dus is er geen dossierinventaris. Maar jullie hebben wel losse documenten, en daar hebben jullie wel een (document-)inventaris van! Dit is namelijk de lijst aan documentregistraties in jullie DMS.
De Archiefwet verplicht niet tot het hanteren van meerdere aggregatieniveau's (blokken -> dossiers -> documenten), maar verplicht dus wel tot het houden van een overzicht oftewel een inventaris.
-
-
Overigens kan een historisch archief wel uit praktische overwegingen eisen dat er dossiers worden gevormd. Het is immers mogelik dat hun registratiesysteem zo is ingericht dat er wél een dossier-aggregatieniveau nodig is.
-
Permalink Antwoord van Marianne Dorder-Servet op
-
Beste Madelon,
Je zorg over de oude papieren stukken die gelinkt zijn aan het oude DMS, kan je als volgt oplossen:
- De oude digitale bestanden en verwijzingen bevriezen en hanteren in het DMS. Dus niet meer actief houden van het DMS voor het kunnen registreren en opslaan van documenten, maar wel passief in stand houden voor het kunnen terugvinden van de oude stukken.
- Alle oude digitale bestanden migreren/converteren naar het nieuwe DMS of alleen de digitale bestanden die op basis van een selectielijst nog niet vernietigd en zodoende bewaard moeten blijven.
- Indien jullie ervoor kiezen het DMS met alle verwijzingen en digitale bestanden uit te faseren/te vernietigen, dan is het raadzaam om een inventaris te maken voor je fysieke archieven. De inventaris is dan in deze, een handige hulpmiddel om je fysieke stukken terug te vinden, want je heb dan geen DMS meer met verwijzingen.
Hopelijk heb je hiermee verder geholpen.
Groeten,
Marianne
-
-
Hoi Marco,
We kunnen inderdaad een lijst uitdraaien met alle geregistreede documenten. Maar stel dat je dat doet en uitprint op het moment dat het dms afgesloten wordt, dan heb je niet een erg mooi overzichtelijke lijst die makkelijk zoekt (dat kan het programma niet). Dat zou dus betekenen dat we toch een overzichtslijst moeten maken in excel ofzo.
Het dms blijft trouwens nog wel ongeveer 2 jaar beschikbaar om te raadplegen en te muteren/vernietigen. Ik vraag me af wat er tegen die tijd nog over is aan documenten. Voor de over te brengen stukken moesten we toch al een beschrijvende inventaris maken op verzoek van de archiefbewaarplaats dus dan hou je alleen nog wat te vernietigen stukken over. Terwijl ik dit schrijf realiseer ik me dat het tegen die tijd misschien niet eens zoveel werk meer is om daar een lijst van te maken. En dat betekent dat we het dus juist niet nu al moeten doen. Voorwaarde is dan wel dat het dms inderdaad nog werkt na de uitfasering (we hebben dan geen onderhoudscontract meer).
Groeten, Madelon
Marco Klerks zei:Je moet wel borgen dat de oude, papieren stukken opgezocht kunnen worden. Daarvoor gebruik je metadata, die dus in het oude DMS zit. Als je het oude DMS afsluit, dan zul je deze metadata moeten migreren naar het nieuwe DMS (of een ander systeem).
Ik begrijp dat jullie ordening niet in dossiers is, dus is er geen dossierinventaris. Maar jullie hebben wel losse documenten, en daar hebben jullie wel een (document-)inventaris van! Dit is namelijk de lijst aan documentregistraties in jullie DMS.
De Archiefwet verplicht niet tot het hanteren van meerdere aggregatieniveau's (blokken -> dossiers -> documenten), maar verplicht dus wel tot het houden van een overzicht oftewel een inventaris.
-
-
Hoi Marianne,
Deze scenario's hebben we inderdaad de revu laten passeren. Het gaat natuurlijk vooral om de kosten die een volledige migratie met zich meebrengt en de angst om dingen kwijt te raken (we gaan over van de ene naar de andere leverancier). Daarom is niet voor deze optie gekozen. Het oude dms blijft nog wel beschikbaar, maar men wil er geen geld meer aan kwijt zijn. Vandaar dat het op een bepaald moment afgesloten zal worden.
Marianne Dorder-Servet zei:Beste Madelon,
Je zorg over de oude papieren stukken die gelinkt zijn aan het oude DMS, kan je als volgt oplossen:
- De oude digitale bestanden en verwijzingen bevriezen en hanteren in het DMS. Dus niet meer actief houden van het DMS voor het kunnen registreren en opslaan van documenten, maar wel passief in stand houden voor het kunnen terugvinden van de oude stukken.
- Alle oude digitale bestanden migreren/converteren naar het nieuwe DMS of alleen de digitale bestanden die op basis van een selectielijst nog niet vernietigd en zodoende bewaard moeten blijven.
- Indien jullie ervoor kiezen het DMS met alle verwijzingen en digitale bestanden uit te faseren/te vernietigen, dan is het raadzaam om een inventaris te maken voor je fysieke archieven. De inventaris is dan in deze, een handige hulpmiddel om je fysieke stukken terug te vinden, want je heb dan geen DMS meer met verwijzingen.
Hopelijk heb je hiermee verder geholpen.
Groeten,
Marianne
-
Permalink Antwoord van Cees de Groot op
-
Madelon,
een oude discussie. De archiefwet stelt als eis een goed geordend en toegankelijk archief. De archiefinspecteurs vereniging in LOPAI hebben dit in de LOPAI normen nog verder verbeterd. Zelf geef je al een voorzet. Je hebt het over een dossierinventaris. Zeer punctuele collega's gebruiken dit als neerbuigende term voor een "mislukte" inventaris. "Dat is geen inventaris maar een dossierinventaris of hooguit een plaatsingslijst." Liefhebbers hebben het vaak over de "beschrijvende inventaris" als de enige juiste manier om een archief toegankelijk te maken. In de LOPAI normen staan een paar prima richtlijnen voor de toegankelijkheid van een archief. Maar een "beschrijvende inventaris" staat daar niet bij. Neem eens contact op met de archiefbewaarplaats waar het archief aan overgedragen gaat worden. Wat stellen die voor eisen? (Waarschuwing daar zitten veel liefhebbers.) Succes.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
