Casus

Mevrouw W. stuurt emotioneel beladen e-mails naar haar 'werkregisseur', een medewerker van de gemeente Opsterland. Vlak daarna heeft zij er spijt van dat zij deze e-mails heeft gestuurd. Zij vraagt de werkregisseur om de e-mails vertrouwelijk te behandelen en niet door te sturen. In eerste instantie krijgt zij per e-mail de bevestiging dat hij de e-mails vertrouwelijk zal behandelen. De werkregisseur deelt later toch de inhoud van deze e-mails met de klantmanager werk van mevrouw W.

Vervolgens blijkt dat de werkregisseur de e-mails naar meerdere medewerkers van de gemeente heeft doorgestuurd, waaronder de gemeentesecretaris.

Mevrouw W. is van mening dat het geen enkel redelijk doel dient om haar e-mails de organisatie in te sturen. Zij dient hierover een klacht in bij de gemeente Opsterland. Zij is het niet eens met de reactie van de gemeente Opsterland op haar klacht. Daarom dient zij vervolgens een klacht in bij de Nationale ombudsman.

Oordeel: Klacht is gegrond

De gemeente voert een publiekrechtelijke taak uit, die volgt uit de Participatiewet; mevrouw W. ontvangt een bijstandsuitkering en wordt in dat kader naar werk begeleid door de gemeente. Zou al kunnen worden aangenomen dat de uitvoering van de Participatiewet voor het doorsturen van de e-mails voldoende grondslag biedt – en dat staat zeker niet vast – dan moet nog de vraag worden beantwoord of de gegevensverwerking noodzakelijk is. Bij de beoordeling van de noodzaak spelen de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit een belangrijke rol.

Mevrouw W. stuurt de werkregisseur drie e-mails waarin zij haar frustratie uit. Zij vraagt hem later om die e-mails vertrouwelijk te behandelen. De werkregisseur laat mevrouw W. weten dat hij de e-mails inderdaad vertrouwelijk zal behandelen. Een dag later is de situatie anders. De werkregisseur wordt door het bedrijf waar mevrouw W. heeft gesolliciteerd aangesproken op haar gedrag. Hij besluit de e-mails daarom toch door te sturen. Hij stelt mevrouw W. ervan op de hoogte dat hij de e-mails doorstuurt naar de klantmanager werk. Maar daarnaast stuurt hij de e-mails ook door aan de senior en de teamleider van het team werk en inkomen, aan het afdelingshoofd ontwikkeling en aan de gemeentesecretaris.

De klacht over de schending van de privacy door de gemeente Opsterland te Beetsterzwaag is gegrond wegens het onvoldoende respecteren van het recht op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer.

Wat zijn de gevolgen van deze uitspraak voor de behandeling e-mails

• Zijn er algemene regels voor de behandeling van e-mails in het kader van de participatiewet (lees Jeugdwet, WMO, Omgevingsdienst, Veiligheidsregio) ?
• Hoe kan de kanaalsturing het beste plaats vinden ?
• Moeten e-mailadressen van ambtenaren in dit soort processen niet meer gebruikt worden ?

Het volledige rapport van de Ombudsman vind je hier.