BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Besparing documentmanagement bij de gemeente Deventer

Een terugkerend onderwerp op BREED is de rol van DIV en archivarissen als gevolg van de veranderde ICT- informatiehuishouding. Een paar jaar geleden was de digitale postkamer een hype, vele collega's gingen een kijkje nemen in Gouda niet alleen om te zien hoe het intelligent scannen van KOFAX werkt. Inmiddels is KOFAX niet meer zo revolutionair en heeft zijn we in gemeenteland gevonden. Nieuw in die tijd was ook dat de medewerkers van de traditionele DIV medewerkers andere of soms geen....

Het zaakgericht werken zorgde voor de volgende fase. Waar in het verleden typekamers verdwenen, nu zijn het veel DIV medewerkers voor wie geen werk meer is. Daarentegen ontstaan er weer nieuwe functies zoals de beheerder van de zaaktypecatalogus. Maar in het algemeen gesteld leidt het zgw tot minder werkgelegenheid.

Wat we nu zien, is dat bij gemeenten die al wat verder zijn bij het digitaal en zaakgericht werken de efficiencyslag wordt vertaald in de begroting. Bij de gemeente Deventer is er een structurele taakstelling bepaald van € 229.000, waarvan slechts gedeeltelijk kan worden voldaan.

Zijn er landelijk meer voorbeelden op dit gebied te melden ?

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 11 November 2015 op 20.13

Het bestand van de meerjarenbegroting 2016-2019 Deventer kan ik vanwege de grootte niet uploaden. Je kunt via een google actie heel eenvoudig dit bestand vinden.

Opvallend is het volgende op documentatiemanagement wordt een taakstellig opgelegd van 129.000 euro, dat terwijl de post ICT structureel met 130.000 euro wordt verhoogd.

Ik ben op zoek naar meer voorbeelden op dit gebied.

Passages uit de begroting:

Taakstelling documentatiemanagement

Deze taakstelling stamt uit de Voorjaarsnota 2012 en was structureel € 229.000. Voor een bedrag van structureel € 129.000 kan de taakstelling niet worden ingevuld.

Ontvlechtingskosten SAB (= outsourcing oud archief naar het HCO)

In de voorjaarsnota 2015 zijn de kosten voor herpositionering en ontvlechting van het Stadsarchief en Athenaeum Bibliotheek (SAB) betrokken.

Voor de ontvlechting van bedrijfsvoering / overhead was de consequentie ingeschat op € 150.000 waarbij de directie rekening hield met een taakstelling van hetzelfde bedrag in de bedrijfsvoering. Nu in de uitwerking blijkt dat de consequentie voor bedrijfsvoering € 300.000 zal worden, is het verschil ad. € 150.000 niet intern oplosbaar.

Het College van Bestuur van Saxion heeft de gemeente medegedeeld dat het heeft besloten om het convenant met de Gemeente Deventer inzake het Stadsarchief en Athenaeum Bibliotheek per 1 januari 2016 te beëindigen. Vanwege de niet door de gemeente beïnvloedbare eenzijdige contractbeëindiging vanuit Saxion beschouwen we de kosten voortkomend uit de ontvlechting en herpositionering als een autonome ontwikkeling die op de algemene middelen worden verhaald.

Maar dan

Kosten indexering ICT structureel € 130.000

In de Voorjaarsnota 2015 is het probleem van te lage prijscompensatie 2015 en 2016 voor indexring applicaties doorgerekend aan de diverse programma’s. Naar nu blijkt resteert er nog een dekkingsprobleem over de jaren 2013 en 2014 met betrekking tot de lagere prijscompensatie dan de indexering van de kosten voor applicaties. DOWR breed is dit totaal structureel € 200.000. Het Deventer aandeel is € 130.000.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Martin Jansen op 12 November 2015 op 10.07

Yvonne,

Ook ik vraag me af wat nou precies de bedoeling is van je vraag. Je bent op zoek "naar meer voorbeelden op dit gebied". Meer voorbeelden waarbij bezuiniging / besparing op DIV gebied af worden gezet tegen de hogere ICT kosten? Of meer voorbeelden waaruit blijkt dat het te simpel is om DIV weg te bezuinigen ?

Ik weet niet of de cijfers uit Deventer hiervoor kenmerkend zijn. Kosten van een tegenvallende taakstelling, kosten van een organisatieaanpassing (SAB ontvlechting) en kosten van ICT indexering. Wat wil je daarmee aantonen?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 12 November 2015 op 12.08

Aantonen wil ik niets, wel meer weten. Tot nu toe heb ik geen ervaringen gehoord, jammer.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Henk Sligman op 14 November 2015 op 21.21

Aangezien veel gemeenten de begroting als open data aanbieden is er misschien begrotingstechnisch wel informatie samen te stellen. Echter begrotingen kennen veel nieuwe omschrijvingen. In Deventer heb ja bv 2.18 en het Deventer verhaal, verder gaat er qua begroting geld naar de bieb cq reinbrinkgroep t.b.v. athenaeumbiblitheek.
Al met al denk ik dat archiefinstellingen zeker begrotingen moeten leren lezen, zodat we wat handiger worden in het realiseren van extra budget cq budget gaan inleveren Door "financiele" trucjes.