BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

"do-it-yourself" digitaliseringstrajecten

Welke organisatie heeft ervaring met grote "do-it-yourself" digitaliseringstrajecten in kader van papierloos/plaats- en tijdonafhankelijk werken?

We hebben veel vragen: Hoeveel scanners per medewerkers is handig? Hoeveel extra opslagcapaciteit is nodig? Hoeveel extra wordt er ter archivering aangeboden? Etc. Etc...

Vind ik leuk

1 lid vind dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 28 Juni 2012 op 15.33

Wat is een "do-it-yourself" digitaliseringstraject? Ik kan wel iets verzinnen, maar....

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Rob Haans op 28 Juni 2012 op 15.44

Ok, wat ik bedoel is dat we vanwege het nieuwe werken de kastruimte bij medewerkers gaan minimaliseren. Dit betekent dat er erg veel papierwerk zal gaan verdwijnen en (indien nuttig) gedigitaliseerd zal moeten worden. Nu kun je dit heel centraal aanpakken en bijv. uitbesteden aan een scanbedrijf, maar dan wordt er heel veel papier aangeboden, wat veel werk aan scannen en vastleggen van gegevens veroorzaakt. Leuk als je DMS nog niet "bij" is, maar als je DMS al redelijk "bij" is, is het onnodig werk en is de kans op vervuiling van het DMS erg groot.

"Do it yourself"-digitaliseren betekent dat je de medewerkers zelf hun eigen papierwerk laat voorselecteren en zelf laat scannen. Na het scannen kunnen de medewerkers zelf bepalen of ze bestanden op hun eigen schijf opslaan of ter archivering aanbieden. Dit kost natuurlijk tijd bij medewerkers, maar zorgt ervoor dat er centraal veel minder tijd besteed hoeft te worden en het beperkt vervuiling. Tussenvarianten zijn overigens ook mogelijk, waarbij je de medewerkers wel laat voorselecteren, maar het scannen wel centraal oppakt. De medewerkers hebben dan echter geen prikkel om zorgvuldig om te gaan met wat er in het DMS komt.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 28 Juni 2012 op 17.01

Op grote schaal passen wij dit niet toe, maar het is nu voor medewerkers al mogelijk om een eigen persoonlijke scan te maken. Dit geld echter als een werkkopie. Het origineel moet nog ter archivering (analoog of scannen-voor-DMS) aangeboden worden.

Voor het Zaaksysteem hebben wij wel de functie opgeleverd om direct naar het zaakdossier te scannen. Hiervoor moeten wel duidelijke, procedurele afspraken gemaakt worden i.h.k.v. de vervanging.