Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Martin Jansen op 11 Maart 2011 op 12.15

Ingrid,

Interessant item; hoort DIV in de back office thuis.

Daarbij gaat het over de positie van de DIV (als afdeling, team) of de DIV als takenpakket rondom informatie; de registratie, de archivering.

Wat mij betreft: Ik ga er van uit dat DIV als team of afdeling straks (in een volledig digitale omgeving) niet meer bestaat. Waarbij taken als postontvangst, postregistratie en het scannen van post naar een KCC verschuiven (als onderdeel van een FrontOffice) waar alle inputkanalen bijeen komen. En waar de klant ook alle gewenste informatie kan halen en brengen.

Alles taken rondom zaakcreatie, zaakbehandeling maar ook zaakarchivering gebeuren digitaal vanuit het betreffende behandelproces. Proceseigenaren zijn conform de regels (besluit info beheer) daar ook verantwoordelijk voor. Al sinds jaar en dag trouwens.

Met betrekking tot het beheer van het digitale archiefsysteem (DMS, RMA) zijn (en blijven) er specialisten die een rol vervullen, Records managers, functioneel beheerders, I-advisiers. Hier ligt ook een taak als 'monitoring'. Het toezien of het RMA systeem wel zorgvuldig en netjes wordt gebruikt. Hoe z'n monitoring zich verhoudt tot het archieftoezicht/ inspectie verhaal zal nog eens goed tegen het licht moeten worden gehouden.

Ten aanzien van papieren archieven en het beheer daarvan zal dat de komende jaren af worden gebouwd. Alles wordt digitaal. Het beheer van het papieren archief wordt tot aan dat moment projectmatig weggezet. Waarbij tevens een inhaalslag kan gebeuren t.a.v. het volledig krijgen van die archieven en het opschonen daarvan.

Consequenties van zo'n omslag (in opslag.....), met name op organisatorisch en personeel vlak zullen netjes moeten worden uitgewerkt.

Kortom: DIV als afdeling bestaat niet meer. DIV taken zullen worden belegd in de organisatie (in het proces, in de back office). Een kleine groep specialisten (recordsmanagers, functioneel beheer, beleid, advies, monitoring) zullen blijven. Maar gaan naar mijn verwachting op in het grotere geheel van 'informatiemanagement'.

 

Tot zover even mijn reactie. Wellicht heb je er iets aan.

 

 

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 12 Maart 2011 op 14.26

@Ingrid, interessant onderwerp. Zie ook deze bijdrage over DIV functieprofielen en die over  regionalisering. 

Aan de hand van vacatures zou je kunnen bestuderen wat tendenzen zijn in deze. Op BREED is een aparte groep hiervoor.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Raymond Alexander op 13 Maart 2011 op 11.03

@Ingrid en anderen,

Interessant onderzoek! Ik kan me in grote lijnen vinden in het antwoord van Martin Jansen. Ook ik zie  in een digitale toekomst geen bestaansrecht meer voor een zelfstandig team DIV. Daar geldt wel een belangrijke randvoorwaarde voor, namelijk dat de informatiekwaliteit (goed, geordend, toegankelijk en betrouwbaar) als een  kerncompetentie belegd wordt bij een opvolger van DIV. Dat zou dan kunnen bij een onderdeel "Informatiemanagement" waarbij de informatiemanagers en informatieconsulenten als onderdeel van hun opdracht ook moeten toezien op de informatiekwaliteit (en daarvoor dus ook de scholing en ervaring hebben).

Organisaties zullen hiervan overtuigd moeten worden en ik zie dat nog niet vaak gebeuren. Veel te vaak nog wordt DIV opgeheven als een ordinaire bezuinigingsmaatregel waarbij het waardevolle gedachtegoed van DIV te grabbel is gegooid. Wie zorgt er dan nog voor betrouwbare overheidsinformatie? Dat zou dus kunnen bij een taak informatiemanagement mits dat niet wordt gezien als het primaat van een afdeling ICT of van het primaire proces. Het bekende negenvlaksmodel van hoogleraar Rik Maes geeft volgens mij een duidelijk handvat door te spreken van een bedrijfsdomein, een informatiedomein en een technologiedomein. Informatiemanagement is volgens Maes de spin in het web en dan ook de 'matchmaker' tussen vraag en aanbod van informatie. Informatiekwaliteit is per definitie dan een belangrijk aandachtspunt in het informatiedomein (zie plaatje, afkomstig uit het blad informatiemanagement).

DIV of haar rechtsopvolgers horen in elk geval niet thuis in de backoffice want dat is de plaats waar het de procesafhandeling plaats vindt, of dat nou een dienstverlenend, besluitvormend of ander soort proces is. Als je al zou willen ordenen naar front-, mid- en backoffice dan zou ik kiezen voor de midoffice. Een betere plaats is naar mijn mening informatiemanagement als een ondersteunende staf, dienend aan het bedrijfsproces als geheel.

Tenslotte ben ik sceptisch over de uitspraak dat het met het papier wel snel afgelopen zal zijn. Gelet op de papiermassa's die nog in omloop zijn, de hoge kosten om dat om te zetten naar digitaal en de trage overgang (want hoelang hebben we het er al niet over?) denk ik dat het toch een kwestie van een lange adem is.

• ▶ Beantwoorden

▶ Antwoorden op discussie