BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
DIV functie eindelijk belangrijk gemaakt?
VNG wil helderheid in stelsel basisregistraties
De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) ziet nog veel onopgehelderde kwesties in het stelsel van basisregistraties, speerpunt in een beleid voor efficiënt en effectief overheidsfunctioneren.
In het document ‘Een globale schets van het stelsel van basisregistraties op basis van de huidige stand van zaken’ somt het een reeks zaken op die niet of onvoldoende zijn geregeld. Ook hekelt de VNG de informele opzet van het geheel. “Over de basisregistraties, het stelsel van basisregistraties en de bijbehorende nationale ICT-voorzieningen zijn inmiddels in bestuurlijke, juridische, financiële, organisatorische en technische zin al veel afspraken gemaakt. Het merendeel van deze afspraken is niet in wet- en regelgeving, noch in een toegankelijk en geautoriseerd bestuurlijk document vastgelegd en gepubliceerd.
Voorts is er ‘stelselbreed te weinig aandacht’ voor documentaire informatievoorziening (DIV). De wet schrijft voor dat de inhoud van basisregistraties gebaseerd moet zijn op brondocumenten. Die zitten veelal in een documentair informatiesysteem. Als afnemers naast een uittreksel uit het register ook het besluit zelf willen, kan dat vanuit dat systeem. De betrokkenheid van de DIV-functie bij het stelsel van basisregistraties ‘moet snel worden opgepakt’.
Mijn vraag: via welke wegen zouden de DIV-vers een partij kunnen vormen in dit "dossier"?
De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) ziet nog veel onopgehelderde kwesties in het stelsel van basisregistraties, speerpunt in een beleid voor efficiënt en effectief overheidsfunctioneren.
In het document ‘Een globale schets van het stelsel van basisregistraties op basis van de huidige stand van zaken’ somt het een reeks zaken op die niet of onvoldoende zijn geregeld. Ook hekelt de VNG de informele opzet van het geheel. “Over de basisregistraties, het stelsel van basisregistraties en de bijbehorende nationale ICT-voorzieningen zijn inmiddels in bestuurlijke, juridische, financiële, organisatorische en technische zin al veel afspraken gemaakt. Het merendeel van deze afspraken is niet in wet- en regelgeving, noch in een toegankelijk en geautoriseerd bestuurlijk document vastgelegd en gepubliceerd.
Voorts is er ‘stelselbreed te weinig aandacht’ voor documentaire informatievoorziening (DIV). De wet schrijft voor dat de inhoud van basisregistraties gebaseerd moet zijn op brondocumenten. Die zitten veelal in een documentair informatiesysteem. Als afnemers naast een uittreksel uit het register ook het besluit zelf willen, kan dat vanuit dat systeem. De betrokkenheid van de DIV-functie bij het stelsel van basisregistraties ‘moet snel worden opgepakt’.
Mijn vraag: via welke wegen zouden de DIV-vers een partij kunnen vormen in dit "dossier"?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Frieke H op
-
Volgens mij is dé taak van DIV in het stelsel het in goede, geordende en toegankelijke staat hebben van de brondocumenten. Mijn collega die over de implementatie van het systeem van Basisregistratie Adressen en Gebouwen gaat, vertelde me dat vanuit de wet BAG een brondocument binnen 3 uur geleverd moet worden aan de vrager. Ga daar maar eens aan staan met bv bouwvergunningendossiers op meerdere fysieke lokaties in de gemeente en met een achterstand in archiefbewerking. Ja we hebben een dossier, maar of de juiste documenten daar allemaal inzitten kunnen we niet 100% garanderen.
Dat is in mijn ogen een deel dat in deze nieuwe systematiek over het hoofd is gezien: je kunt wel een prachtige registratie invoeren, maar als de basis niet in orde is en zelfs niet meegenomen wordt in de invoering, zijn we nog niet heel veel verder.
Uiteraard is dit een kanttekening bij de implementatie van BAG die ik als archivaris meegegeven heb. Dat geeft meteen een argument om het belang van DIV / Archief weer eens te onderstrepen.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Hoi Frieke,
Enige nuancering t.a.v. de 3 uur t.b.v. BAG-audit, als je voor de deur van een archiefbewaarplaats/archiefruimte staat ongeacht de dislocaties moet je het brondocument vanaf 1992 binnen een kwartier kunnen tonen. Je kan dan weer naar een andere locatie en dan begint het kwartier opnieuw. Wat ook opvallend is dat een gescand document niet altijd wordt geaccepteerd.
In februari gaan we in Tilburg testen.
Groet,
Yvonne Welings
-
Permalink Antwoord van Gerrit Lazet op
-
In ieder geval zou DIV zijn rol op moeten eisen: namelijk een beleidsvisie over het integraal beheer van de totale informatievoorziening neeleggen waar basisregistraties, het totale gegevens en informatiebeheer (ook de Geometrie!) onder 1 vlag worden geplaatst. Ga in gesprek met het management. Dat betekent uiteraard wel iets voor de zelfcertificering van wat men DIV placht te noemen. Een rol opeisen betekent namelijk wel weten waar je het over hebt en waar kunnen maken wat je zegt. De meeste organisatiestructuren zijn namelijk zo niet ingericht en een traditionele DIV-er loopt meestal niet voorop bij dergelijke trajecten. Om het totaalplaatje van integrale dienstverlening, enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik, proces en zaakmanagement enz enz. het beste te borgen moet je ervoor zorgen dat al de taakvelden onder het regime van 1 afdeling gebracht worden. Digtaliseer zo snel mogelijk je actuele bestanden ern zorg dat je DMS koppelt met de vakapplicaties. DIV is leidend bij dit soort digitaliseringsprojecten. Doe het wel sámen met de organisatie. Denk integraal.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
