BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
digitaliseren Persoonsdossiers
Wij zijn voornemens om de persoonsdossiers te digitaliseren. We stuiten hier op verschil van inzicht tussen de archiefmedewerkers en de medewerkers personeelszaken. Graag zou ik informatie willen hebben van gemeenten die dit al gedaan hebben c.q. hiermee begonnen zijn. Hoe hebben jullie dit gedaan; met welk systeem. Indien het een los systeem was, hoe zit het dan met de personeelsinformatie in DMS.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Bianca Hornstra op
-
@Mart: het verplaatsen naar de prullenbak is apart te autoriseren (bij ons kunnen maar een heel beperkt aantal mensen). Het definitief verwijderen uit de prullenbak is ook weer apart te autoriseren (dit kunnen nog minder mensen). Je geeft per document aan of je het (definitief) wilt verwijderen, dat lijkt mij toch 'op documentniveau vernietigen'.
Wanneer je een lijst maakt van de documenten die in de prullenbak staan, heb je eigenlijk je vernietigingslijst. Na het definitief verwijderen kun je hier een verklaring van maken. Desnoods spreek je met Raet af dat zij dit nog eens bekrachtigen (ja, de software heeft de verwijdering inderdaad doorgevoerd).
-
-
Het verschil van inzicht tussen de afdeling Personeelszaken en DIV is vooral op het punt van vernietiging van bijvoorbeeld funktionerings- en beoordelingsgesprekken. DIV houdt de de selectielijsten aan, die afgeleid zijn van de Archiefwet.
Dit zegt de VNG:
De vigerende Selectielijst, die weer is afgeleid van wetten, is verplicht voor alle gemeenten. Gemeenten mogen wel langer maar niet korter bewaren.De tienjarenbewaartermijn voor personeelsdossiers na beëindiging van het dienstverband heeft te maken met de ABP-regelgeving. Bovendien werk(t)en de gemeenten in principe in blokken van tien jaar. Verslagen mbt het functioneren/beoordelen zijn alleen in die zin van belang om te bewaren als ze leiden tot beschikkingen/benoemingen. Maw alleen die stukken zijn van belang om te bewaren, op grond waarvan de werknemer bepaalde rechten krijgt of ontnomen wordt (zoals gratificaties, promotie, demotie, wijziging inschaling, ontslag etc.).Als het louter om financiële zaken zou gaan, dan is in elk geval zeven jaar bewaren na einde dienstverband noodzakelijk. Een identiteitsbewijs moet in elk geval vijf jaar tot na afloop van het dienstverband bewaard worden.Het is mogelijk dat de bewaartermijn voor personeelsdossiers in de selectielijst in de toekomst wordt gewijzigd mede naar aanleiding van de discussie die je aanzwengelt. Een wijziging van de selectielijst neemt echter geruime tijd in beslag.En Personeelszaken houdt een eigen regel aan, dat beoordelings- en funktioneringsgesprekken in het dossier niet ouder dan 2 jaar mogen zijn.Graag hoor ik wat andere gemeenten hebben gedaan: houden ze zich aan de Archiefwet of niet?
-
Permalink Antwoord van Mart Mommers op
-
Volgens mij kan er maar één regel zijn! Ga in gesprek met Personeelszaken, betrek daar je archivaris bij en kom er gezamenlijk uit. De vraag is of functionerings- en beoordelingsgesprekken wel van belang zijn tot einde dienstverband. Misschien dat deze links je op weg kunnen helpen om het gesprek aan te gaan.
http://www.nvp-plaza.nl/documents/doc/sollicitatiecode/soll_bewaart...
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
