BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

digitaliseren Persoonsdossiers

Wij zijn voornemens om de persoonsdossiers te digitaliseren. We stuiten hier op verschil van inzicht tussen de archiefmedewerkers en de medewerkers personeelszaken. Graag zou ik informatie willen hebben van gemeenten die dit al gedaan hebben c.q. hiermee begonnen zijn. Hoe hebben jullie dit gedaan; met welk systeem. Indien het een los systeem was, hoe zit het dan met de personeelsinformatie in DMS.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Chris Bellekom op 29 Augustus 2013 op 12.27

Dag Jacqueline,

In Gouda is dit al gedaan. Neem eens contact op met bijvoorbeeld Hans van der Vlugt van de afdeling I&A.

Scannen is gedaan door Forline (afrader ging erg veel fout.). Import is in Verseon gedaan. Rechtenbeheer toegankelijkheid en rollen zijn binnen Verseon gedefinieerd. Toen ik bij Gouda wegging, werkte het naar tevredenheid.

Groet,

Chris Bellekom

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 30 Augustus 2013 op 15.05

Dit is ook nog een hekel punt bij ons. Mag ik vragen wat bij jullie het verschil van inzicht is?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bianca Hornstra op 3 September 2013 op 12.59

Bij ons is ervoor gekozen om het pd onder te brengen in ons E-HRM-systeem van Raet. Gedurende de dynamische fase worden de dossiers daar ondergebracht volgens een vaste structuur van tabbladen en documentsoorten. Hierin zijn de autorisaties ook goed te regelen. Medewerkers kunnen hun eigen pd altijd inzien. De managers en HRM-medewerkers de relevante onderdelen. Er kan ook tussentijds geschoond worden (op basis van de structuur kunnen per documentsoort termijnen gekoppeld worden)

Wanneer een medewerker uit dienst gaat, wordt het dossier voor de semi-statische fase overgebracht naar ons DMS.

Het bestaande pd is door Karmac gedigitaliseerd, waarbij de voorbereiding (scanklaar maken, toewijzing documentsoort) en de controle volledig intern gebeurd is. Dit was een intensief traject, maar het was de waard. De gedigitaliseerde bestanden konden zonder problemen ingelezen worden in de applicatie.

Nieuwe pd-documenten worden direct in Raet opgenomen. De planning is dat ook steeds meer van deze documenten via Raet gemaakt kunnen worden (bv. aanvraagformulieren via een workflow laten verlopen met automatische archivering in het pd).

Tot zover werkt dit goed.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 3 September 2013 op 13.46

Bianca, bedankt voor je reactie. Veel gemeenten maken gebruik van Raet. Heb je de vernietiging van de bestanden ook kunnen regelen ?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Ger Wischmann op 3 September 2013 op 13.52

Bianca, worden er ook personeelsgerelateerde zaken opgenomen in een zaaksysteem, zoals bijvoorbeeld open sollicitaties?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Jan Verhoef op 3 September 2013 op 14.35

Beste Jacqueline,

Kun je aangeven wat het verschil in inzicht is.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bianca Hornstra op 4 September 2013 op 10.29

@Yvonne: we kunnen in Raet documenten vernietigen (bv. tussentijdse schoning). Hierbij hebben we afgesproken dat HRM van deze documenten een lijst maakt op basis van de afgesproken termijnen. In overleg met DIV wordt deze lijst dan gecontroleerd en tot een definitieve vernietigingslijst gevormd. De documenten worden daarna uit Raet verwijderd.

@Ger: momenteel worden alleen de pd's van de (vaste) medewerkers in Raet verwerkt. Zaken die daarbuiten vallen worden nog in ons DMS (Corsa) behandeld met een generieke workflow, waarbij gebruik wordt gemaakt van vertrouwelijkheden om de stukken af te schermen. We starten binnenkort met een zaaksysteem, maar daarbij gaan we ons in eerste instantie vooral op de dienstverleningsprocessen richten.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Mart Mommers op 5 September 2013 op 13.40

@Bianca, wij, in Tilburg, zijn zeer benieuwd hoe dat vernietigen in zijn werk gaat. Samen met de applicatiebeheerder hebben wij naar de applicatie gekeken en met geen mogelijkheid konden wij achterhalen hoe en óf vernietiging door ons kon plaatsvinden. Deze info stamt wel uit 2012! Als jij documentatie hebt of waar we dat kunnen vinden dan zou ik het fijn vinden als je dat ons laat weten.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Jacqueline Blom op 5 September 2013 op 14.24

Marco Klerks zei:

Dit is ook nog een hekel punt bij ons. Mag ik vragen wat bij jullie het verschil van inzicht is?

Het verschil van inzicht gaat vooral over bewaartermijn van stukken als beoordelings- en funktioneringsgesprekken. DIV houdt de selectielijst/archiefwet aan (10 jaar na vertrek medewerker, tegelijk met het hele dossier) en P&O wil het liefst die stukken 2 jaar na datum gesprek vernietigd zien.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bianca Hornstra op 12 September 2013 op 15.51

@Mart: Het verwijderen/vernietigen van documenten uit een pd gaat in twee stappen: eerst verplaats je een document naar de prullenbak. Daarna kun je in de prullenbak kiezen om het document definitief te verwijderen. Beide acties zijn apart autoriseerbaar, dus je kunt een 4-ogen-principe toepassen: HRM verplaatst naar de prullenbak, DIV doet de definitieve verwijdering.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Mart Mommers op 12 September 2013 op 16.11

Vinden jullie dat, met het op deze wijze verwijderen van documenten, recht wordt gedaan aan het begrip vernietigen? Vindt vernietiging dus plaats op documentniveau? En wordt van die vernietiging dan een verklaring of PV opgemaakt? Is verplaatsing naar prullenbak te autoriseren of kan iedereen dat doen?

Bianca Hornstra zei:

@Mart: Het verwijderen/vernietigen van documenten uit een pd gaat in twee stappen: eerst verplaats je een document naar de prullenbak. Daarna kun je in de prullenbak kiezen om het document definitief te verwijderen. Beide acties zijn apart autoriseerbaar, dus je kunt een 4-ogen-principe toepassen: HRM verplaatst naar de prullenbak, DIV doet de definitieve verwijdering.