BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Digitale postverwerking: op zoek naar voorbeelden en documentatie
Beste collega's,
Ik werk bij de dienst document- en informatiebeheer van de provincie Vlaams-Brabant. Onze dienst is verantwoordelijk voor de verwerking van de inkomende/uitgaande post, begeleiding van het hedendaags documentbeheer (ism ICT), het archiefbeheer en de centrale bibliotheek.
De organisatie is al een tijdje bezig met het automatiseren en digitaliseren van een aantal specifieke processen (binnen het DMS documentum). Een van de volgende processen zal de postverwerking zijn. Daarom zijn we nu op zoek naar een organisatie waar men reeds aan de slag is met het centraal inscannen/registreren van de inkomende post. In België is het vrij moeilijk een
goed voorbeeld te vinden, vandaar dat ik m'n vraag hier stel.
We zijn voornamelijk geïnstereesserd in de praktische organisatie van dit automatisering/digitaliserings proces:
- hoe worden de verschillende inkomende stukken/reeksen gedefinieerd (welke batchen worden gemaakt)- hoe wordt omgegegaan met grote formaten, ingebonden stukken, vertrouwelijke briefwisseling,…
- hoe worden de papieren stukken na scanning behandeld (centraal - chronologisch, per reeks,… - bijgehouden, aan de diensten/afdelingen bezorgd, extern gestockeerd)
- waar gebeurt detailregistratie (centraal/decentraal)
- wordt alles ingescand (of enkel gestructureerde reeksen) en indien niet op basis van welke criteria wordt die beslissing genomen?
- enzovoort enzovoort….Hebben jullie tips voor mij over welk(e) bestu(u)r(en) (of personen) ik zou kunnen contacteren om eens een bezoekje te brengen? Of kan iemand me documentatie of websites bezorgen waar de praktische kant van zo'n proces beschreven wordt?
Alvast bedankt!
Soizik
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van sandra Sip op
-
Hoi Soizik,
Ik kan op al jouw vragen een antwoord geven en ik kan je een systeem (Corsa) laten zien. Maar we hebben nog wat kinder ziektes, en dat wil ik je natuurlijk niet laten zien. Er zijn nog meer gemeenten die bij ons eens een kijke willen nemen. En voor als nog hebben we aangegeven dat dit rond april/mei zal kunnen plaatsvinden.
Mocht je interesse hebben om eens in Woensdrecht te komen kijken, dan wil ik wel contact met je opnemen.
Groeten
Sandra Sip
Informatiemanager DIV
-
Permalink Antwoord van Chris Hermsen op
-
Dag Sandra, ook wij staan binnen Gemeente Renkum op een keuzemoment, om binnen het kader van de implementatie van Digimeente Suite van Gov-United, de digitale postverwerking goed te gaan regelen.
Ik begrijp uit jouw reactie dat meerdere gemeentes intersse in jullie aanpak tonen. Is het een optie om daar
wellicht een dag voor te organiseren binnen Woensdrecht?
Ik houdt me in elk geval aanbevolen......
met vriendelijke groet,
Chris Hermsen
Functioneel Applicatiebeheerder
c.hermsen@renkum.nl
Gem. Renkum
Sandra Sip zei:Hoi Soizik,
Ik kan op al jouw vragen een antwoord geven en ik kan je een systeem (Corsa) laten zien. Maar we hebben nog wat kinder ziektes, en dat wil ik je natuurlijk niet laten zien. Er zijn nog meer gemeenten die bij ons eens een kijke willen nemen. En voor als nog hebben we aangegeven dat dit rond april/mei zal kunnen plaatsvinden.
Mocht je interesse hebben om eens in Woensdrecht te komen kijken, dan wil ik wel contact met je opnemen.
Groeten
Sandra Sip
Informatiemanager DIV
-
Permalink Antwoord van Soizik Van Huele op
-
Hi Sandra,
Bedankt voor de uitnodiging! We hebben zeker interesse om jullie postverwerking "live" te komen bekijken. Als jullie een datum hebben waarop het past mag je me altijd contacteren via archief@vlaamsbrabant.be of +32 16 26 71 72.
In mei ben ik zelf het grootste deel afwezig maar m'n collega's Bart De Keyser of Stefan Hendrix zullen zonder twijfel graag langskomen. Hen kan je via hetzelfde e-mailadres of via het nummer +32 16 26 71 73 (fax: +32 16 26 71 70)
alvast bedankt!
groetjes,
Soizik
Sandra Sip zei:Hoi Soizik,
Ik kan op al jouw vragen een antwoord geven en ik kan je een systeem (Corsa) laten zien. Maar we hebben nog wat kinder ziektes, en dat wil ik je natuurlijk niet laten zien. Er zijn nog meer gemeenten die bij ons eens een kijke willen nemen. En voor als nog hebben we aangegeven dat dit rond april/mei zal kunnen plaatsvinden.
Mocht je interesse hebben om eens in Woensdrecht te komen kijken, dan wil ik wel contact met je opnemen.
Groeten
Sandra Sip
Informatiemanager DIV
-
Permalink Antwoord van Rene Jansse op
-
Beste Soizik,
Neem eens kijkje bij de gemeente Heumen, daar gaat men 1 april helemaal live met het verwerken van post. Inkomende stukken worden ingescand en er wordt vervolgens een dossier van aangemaakt. Afhandeling vindt vervolgens plaats binnen het systeem Dossierflow van Océ. Een burger die een brief heeft verstuurd heeft vervolgens via de website inzicht in de afhandeling van zijn brief, Dossierflow is daar gekoppeld aan de website. Dossierflow is echt een prachtig systeem, check maar eens op http://www.oce.nl/producten/office/software/digitale-dossiervorming....
Binnen de gemeente Heumen kun je contact opnemen met Gerard Janssen, projectleider van het hele project.
Groeten,
Rene Janssen
-
Permalink Antwoord van Denis roels op
-
Beste Soizik,
Ik kan je misschien wel aan een voorbeeld helpen in de buurt van Brussel.
Een verzekeraar heeft daar een tijdje geleden een outsourcing gedaan van gans de printingroom met ook verwerkingn van inkomende post (scanning).
Ben nu ook aan een analyse begonnen voor een andere verzekeraar. Hier wordt er al een tak van de verzekering gescand.
Indien interesse, geef je maar een seintje.
mvg,
Denis
-
-
@ Rene,
hartelijk dank voor de tip, de voorgestelde werkwijze ziet er inderdaad prachtig uit. Ik ben benieuwd naar de resultaten die de gemeente Heumen ermee behaalt. Intern hebben we al een dossieropvolgingssysteem (vooral registratie) waar de ict-dienst mee verder wil maar het systeem van océ kan misschien wel een inspiratiebron zijn.
@Denis,
Eveneens bedankt voor de tip en de uitnodiging maar binnen de verzekeringswereld hebben we al een goed voorbeeld gevonden waar we binnenkort een kijkje mogen gaan nemen. We waren voornamelijk nog op zoek naar voorbeelden binnen de overheid omdat - naar onze mening - de inkomende stukken veel gediversifieerder en vaak minder gestandaardiseerd zijn dan bij bijvoorbeeld een verzekeraar.
Rene Jansse zei:Beste Soizik,
Neem eens kijkje bij de gemeente Heumen, daar gaat men 1 april helemaal live met het verwerken van post. Inkomende stukken worden ingescand en er wordt vervolgens een dossier van aangemaakt. Afhandeling vindt vervolgens plaats binnen het systeem Dossierflow van Océ. Een burger die een brief heeft verstuurd heeft vervolgens via de website inzicht in de afhandeling van zijn brief, Dossierflow is daar gekoppeld aan de website. Dossierflow is echt een prachtig systeem, check maar eens op http://www.oce.nl/producten/office/software/digitale-dossiervorming....
Binnen de gemeente Heumen kun je contact opnemen met Gerard Janssen, projectleider van het hele project.
Groeten,
Rene Janssen
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
