Digitale informatiehuishouding en openbaarheid

(Gebaseerd op de memorie van toelichting Tweede Kamer, vergaderjaar 2018–2019, 35 112, nr. 3).

Een van de noviteiten in de gewijzigde Woo zijn de eisen aan de digitale informatiehuishouding.

In plaats van een register komt er een verplichting voor het Rijk en de decentrale overheden duurzaam toegankelijk gaan maken en de verplichting om een of meer contactpersonen aan te wijzen die burgers kunnen informeren over de beschikbaarheid van overheidsinformatie (zie de Het wordt als noodzaak gezien voor het structureel en duurzaam organiseren van actieve openbaarmaking, overbrenging ten behoeve van archivering en ander gebruik van informatie.

De initiatiefnemers van de Woo stellen vast dat het op orde brengen van de overheids-informatiehuishouding al geruime tijd problematisch is. Het is een van de redenen dat de behandeling van Wob-verzoeken zo veel tijd kost. De digitalisering heeft nieuwe problemen gecreëerd. Het op orde brengen van de overheidsinformatie is veel breder dan achterstallige archivering, hoe noodzakelijk dat laatste ook is. Het op orde brengen van de informatiehuishouding houdt in dat gearchiveerde informatie vindbaar is en ontsloten kan worden, niet alleen na overdracht aan het archief, maar juist in de fase daarvoor. Archiving by design dus, een randvoorwaarde voor openbaarheid.

Met hoofdstuk 6 wordt geborgd dat de digitale informatiehuishouding van de overheid op orde wordt gebracht, om zo randvoorwaarden te scheppen voor een goede uitvoering van de Woo. Een van de problemen bij de uitvoering van de Wob, maar ook op andere terreinen, is dat bestuursorganen niet altijd weten welke informatie er is en deze niet snel tot hun beschikking hebben. Daardoor neemt de beslissing op verzoeken om informatie soms meer tijd en inspanning in beslag dan nodig (en wettelijk is toegestaan). Ook de naleving van reeds bestaande verplichtingen tot actieve openbaarmaking blijft achter, zolang overheden hun werkprocessen en informatiesystemen daarop onvoldoende inrichten.

Geschat wordt dat het acht jaar duren voordat de informatiehouding wel voldoende zijn ingericht.

Strikter dan in de Archiefwet?

Het antwoord is ja. Uitgangspunt is dat ieder bestuursorgaan voldoet aan artikel 3 van de Archiefwet 1995 dat de documenten die de bestuursorganen ontvangen, vervaardigen of anderszins onder zich hebben, zich in goede, geordende en toegankelijke staat bevinden. Die algemene zorgplicht is (bij wijze van verwijzing naar de Archiefwet 1995) reeds overgenomen in de Woo (artikel 2.4). Die zorgplicht betekent ook dat bestuursorganen de verplichting hebben om maatregelen te treffen. In artikel 6.1 is dit – wat betreft de duurzame toegankelijkheid van digitale documenten – geëxpliciteerd.

Wat houdt dat hoofdstuk 6 van de Woo in ?

Hoofdstuk 6 voorziet voor de duur van het realiseren van de doelstelling ook in de instelling van een instantie die de uitvoering van het meerjarenplan monitort en adviezen uitbrengt over noodzakelijke aanvullingen en uitwerkingen van het plan (artikel 6.3). Letterlijk staat er in de Woo:

Het bestuursorgaan treft maatregelen ten behoeve van het duurzaam toegankelijk maken van de digitale documenten, bedoeld in artikel 2.4, eerste lid.

Daar komen meerjarenplannen voor en een tijdelijk adviescollege.

En ondertussen bij de Archiefwet?

De Archiefwet blijft leidend voor wet- en regelgeving in de digitale informatiehuishouding. Voor zover standaarden worden voorgeschreven, zal dat gebeuren in het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling.

Nu maar hopen dat dit geen dode letter op papier wordt, want de Archiefregeling is sinds het verdwijnen van de NEN normen uit de regeling in 2013 feitelijk grotendeels geschikt voor het analoge tijdperk.