Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 13 April 2011 op 22.17

Helaas heb ik hier geen ervaring mee. Ik zie in ieder geval wel drie uitdagingen:

1. Weten welke digitale dragers je hebt en waar ze zijn.

In de praktijk zie je wel vaker CD-ROM's of zelfs floppy's die in een papieren dossier zijn opgenomen. Er zijn daar zelfs zuurvrije mapjes voor beschikbaar. Maar hoe weet je in welk dossier een digitale drager zit?

2. De duurzaamheid van de drager.

Hoelang blijft een floppy, (brandbare) cd-rom, usb-stick, etc. goed? Heb je nog wel de hardware om de drager in te stoppen. Mijn pc thuis heeft in ieder geval geen floppy-drive meer. Wat doe je als de houdbaarheidsdatum niet lang genoeg is?

3. De duurzaamheid van de bestanden op de drager.

Kun je nog wel aan software komen om de bestanden mee te openen? Zo ja, hoelang nog? Hoe kun je voorkomen dat je met niet-te-openen bestanden komt te zitten?

 

Overigens zie ik weinig verschil tussen V en B. In beide gevallen moet je er voor zorgen dat de digitale drager lang genoeg bruikbaar zijn. Zo niet, dan moet je kijken naar de mogelijkheden m.b.t. vervanging (zie Archiefwet 1995), conversie (zie Archiefregeling) en/of migratie (zie Archiefregeling). Het moge duidelijk zijn dat "lang genoeg" bij B lastiger is dan bij V.

 

Tot slot een tweetal websites waar ik zojuist op gestuit ben:

- Artikel: De houdbaarheid van CD's en DVD's door het Digitaal Erfgoed Nederland

- Opslagmedia door het Nationaal Archief

 

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Gert Valk op 9 Mei 2011 op 16.11

interessante discussie: ook wij krijgen bij de afdeling DIV van de gemeente Oss diverse dvd's en cd's ter archivering aangeboden waarvan wij ons afvragen wat hier mee te doen. Voorlopig stellen wij ons op het standpunt dat als de informatie op die cd of dvd ook in papieren vorm is opgeborgen , dat dan de cd of dvd terzijnertijd vernietigbaar is.

Maar als die informatie nu alleen op die bewuste cd of dvd staat en niet op papier, wordt het een ander verhaal.

dan zou je die cd of dvd moeten bewaren (al of niet in het dossier of een verwijzing naar deze cd of dvd in het dossier), en tevens dan er voor moeten zorgen dat deze cd of dvd altijd leesbaar is, in ieder geval zolang als deze bewaard moet blijven. 

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bas de Groot op 10 Mei 2011 op 9.52

Een centraal punt in de discussie is mijns inziens de volgende: is de informatiedrager een archiefstuk, of de individuele digitale bestanden die er op staan? In mijn optiek zijn de bestanden die op de CD-ROM of DVD (of USB-stick, of geheugenkaart, of wat dan ook) staan de archiefstukken: zij bevatten immers de informatie. De bestanden worden op basis van hun inhoud ook geselecteerd op B/V, niet de CD/DVD. De CD/DVD is alleen een 'mapje' waar de bestanden zich in/op bevinden.

Je zult dus altijd moeten nagaan of de bestanden op de CD zich ook in papieren vorm in je archief bevinden, en je zult moeten bepalen welke van de 2 leidend is: papier of digitaal.

De beste methode is denk ik de digitale bestanden opnemen en registreren in je documentmanagement systeem, en de CD/DVD weggooien. Dan heb je immers je gehele archief weer in 1 systeem/toegang, en hoef je je niet druk te maken om jaarlijkse controles van je CD/DVD collectie. Bovendien wordt er dan continu een back-up gemaakt van je digitale informatie, iets dat met de CD/DVD collectie niet gebeurt.

 

Zomaar wat gedachtes ;-)

• ▶ Beantwoorden

▶ Antwoorden op discussie