In het streven digitaal en zaakgericht te gaan werken komt vaak het begrip vervanging om de hoek kijken. Een van de dienstverleningsprocessen, die zich bij uitstek lenen om digitaal af te handelen zijn die van burgerzaken. Bij twee gemeenten heb ik al bemerkt hoe populair de processen van burgerzaken zijn. Maar… dan loop je wel tegen een aantal juridische beperkingen op. Ik heb dit als aandachtspunt afgelopen oktober doorgegeven aan de deskundigen van de handreiking en dit is ook mooi vertaald in de tekst:

welke archiefbescheiden moeten eventueel op voorhand al uitgezonderd worden van

vervanging en waarom? (zie 2.2.9) Originele akten van de burgerlijke stand bijvoorbeeld

mogen niet digitaal worden vervangen.[14]

De voetnoot 14 verwijst naar :Regeling papier en schrijfmiddelen voor de burgerlijke stand. Maar welke andere uitzonderingen zijn er dan ? Ik had die graag op een rijtje gehad, maar zoals de werkgroep ook heeft gesteld de handreiking is en blijft een dynamisch document.

En de handreiking was slechts nog een dag gepubliceerd of de vraag werd gesteld of de documenten die voor de nieuwe wet BRP moeten worden gebruikt ook vervangen kunnen worden. Dit worden brondocumenten genoemd.

Er is een handleiding van 7 februari 2014 opgesteld en die bevat ook de nodige aanwijzigen of papier of digitaal is toegestaan.

Er zijn:

• gegevens over de burgerlijke staat, categorieën 01, 02, 03, 05, 06, 09; gegevens over de identificatienummers, categorieën 01, 02, 03, 05, 09; gegevens over het naamgebruik van een persoon, categorie 01; gegevens over de nationaliteit, categorie 04;

• gegevens over geheimhouding van gegevens, categorie 07;

• gegevens over het verblijf en het adres, categorie 08;

• gegevens over de verblijfstitel, categorie 10;

• gegevens over het gezag van de minderjarige of de curatele, categorie 11;

• gegevens over reisdocumenten, categorie 12;

• gegevens over kiesrecht, categorie 13;

Verhuizingen mogen bijvoorbeeld met een digid worden doorgegeven. Maar voor heel veel zaken zoals de Burgerlijke Stand worden schriftelijke documenten gevraagd. Er is ook een speciale selectielijst opgesteld, sommige documenten moeten zelfs 110 jaar worden bewaard.

Mijn vraag is of de handreiking kan worden aangevuld met wat de do's en don'ts zijn in het kader van vervanging met dit soort documenten.