BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
digitaal vernietigen vanuit Join/Decos
Zoals iedereen weet (of zou moeten weten) moet je niet alleen analoog maar ook digitaal volgens de Archiefwet vernietigen.
Wij, de gemeente Zevenaar, gebruiken sinds eind 2015 het zaaksysteem Join van Decos, hiervoor gebruikten we het DMS Corsa van BCT
Nu is mijn vraag; zijn er organisaties die al wel digitaal (kunnen) vernietigen?
Wat betreft Join zou dit wel kunnen maar dat moet je dan op zaakniveau gaan doen, dit zou betekenen dat je dit per zaak moet doen, dit lijkt mij niet handig en heel arbeidsintensief, terwijl je de vernietigingstermijn aan het zaaktype hebt gekoppeld, dus zou het handiger zijn om vanuit het zaaktype te vernietigen en evt straks ook over te dragen naar een E-depot
Wie heeft hier mogelijk wel ervaring mee of een oplossing voor?, liefst gebruikers die ook met Join werken want volgens Decos kan dit niet anders
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Isac van Assen op
-
Dag Bert,
Vernietigen in Decos kan vrij eenvoudig. Je draait per zaaktype een overzicht (dat moet dan helaas wel, omdat het veld "Verwijderen na" aan het zaaktype en niet het boek is gebonden).
Je selecteert dan uit op alle zaken met het vernietigingsjaar dat daarvoor in aanmerking komt. Vervolgens draai je een overzicht van de lijst en verwijder je de zaken in bulk. Meer dan dat is het niet.
Decos moet je dit toch ook echt uit kunnen leggen, want het is één van de onderdelen die het tot een zaaksysteem maken. Jammer degene die jou heeft geholpen dat niet is gelukt.
Gr. Isac
-
Permalink Antwoord van Bert Hendriksen op
-
Hoi Isac,
Bedankt voor je reactie, ik ga dit uittesten en als dit bij ons ook zo simpel werkt ga ik Decos hier zeker op aanspreken
-
Permalink Antwoord van Corné Schoutens op
-
Hoi Bert,
Wij gebruiken bij Waterschap De Dommel ook JOIN sinds 2010. Daarvoor (2003-2010) gebruikten wij corsa. Corsa is als appart boek in join geïntegreerd.
Het klopt dat je ook digitaal moet vernietigen, immers met vernietigen bedoelen we ook echt alles vernietigen, dit is verplicht. Wij hebben dit jaar voor het eerst ook digitaal vernietigd. Het betreft de vernietigbare zaken en dossiers m.b.t. jaren 2003 t/m 2018, inbegrepen de corsa conversie. Dus ja, het is mogelijk digitaal te vernietigen in join en het is ook nog vrij eenvoudig. Vanuit het beheer in join kun je digitaal vernietigen door een overzicht te maken van het betreffende te vernietigen jaar. Hiervoor dien je het boek te selecteren van waaruit je wil vernietigen. Hierna ga je de procedure starten. Er zijn altijd 2 personen nodig om te vernietigen omdat er een controle nodig is, hier vraagt het systeem ook om. Na de vernietiging controleren wij of daadwerkelijk ook is vernietigd. Het is aan te raden het overzicht gemaakt hebt te bewaren. Dit overzicht kun je namelijk gebruiken om na de procedure te toetsen of de zaken/dossiers met de documenten en bestanden ook daadwerkelijk vernietigd zijn. Wij maken ook gebruik van Mylexoverheid. Via deze zoekmachine is het heel makkelijk te toetsen of de zaken, dossiers, documenten en bestanden daadwerkelijk zijn vernietigd. Een ander voordeel van digitaal vernietigen, naast de verplichting is dat er erg veel ruimte vrij komt op de schijf.
Kom gerust eens kijken hoe het digitaal vernietigen bij ons werkt, wij laten het je graag zien.
-
-
Hallo Corné bedankt voor je reactie, ja ik had ook al wel gedacht dat er organisaties moesten zijn die hier al ervaring mee hebben.
Op 12 oktober heb ik samen met een collega een afspraak staan met 2 medewerkers van de afdeling RID, dit is de voormalige afdeling automatisering die bij ons tegenwoordig centraal werkt vanuit de gemeente Westervoort, om te kijken hoe wij ook digitaal kunnen gaan vernietigen, mochten wij er dan niet uitkomen dan wil ik graag van de gelegenheid gebruik maken om met 1 of 2 collega's bij jullie organisatie te komen kijken hoe jullie digitaal vernietigen, dus misschien na 12 oktober hoor je nog van mij
-
-
Succes Bert. Mocht het niet helemaal duidelijk worden dan hoor ik het wel na 12 oktober
bert hendriksen zei:Hallo Corné bedankt voor je reactie, ja ik had ook al wel gedacht dat er organisaties moesten zijn die hier al ervaring mee hebben.
Op 12 oktober heb ik samen met een collega een afspraak staan met 2 medewerkers van de afdeling RID, dit is de voormalige afdeling automatisering die bij ons tegenwoordig centraal werkt vanuit de gemeente Westervoort, om te kijken hoe wij ook digitaal kunnen gaan vernietigen, mochten wij er dan niet uitkomen dan wil ik graag van de gelegenheid gebruik maken om met 1 of 2 collega's bij jullie organisatie te komen kijken hoe jullie digitaal vernietigen, dus misschien na 12 oktober hoor je nog van mij
-
-
Hallo Isac,
Heb je dit nog immer? Volgens mij kan dat wel eenvoudiger door een custom Itemprofiel te maken met de juiste meta-datavelden en die te gebruiken. Moet ik even uitzoeken.
Isac van Assen zei:Dag Bert,
Vernietigen in Decos kan vrij eenvoudig. Je draait per zaaktype een overzicht (dat moet dan helaas wel, omdat het veld "Verwijderen na" aan het zaaktype en niet het boek is gebonden).
Je selecteert dan uit op alle zaken met het vernietigingsjaar dat daarvoor in aanmerking komt. Vervolgens draai je een overzicht van de lijst en verwijder je de zaken in bulk. Meer dan dat is het niet.
Decos moet je dit toch ook echt uit kunnen leggen, want het is één van de onderdelen die het tot een zaaksysteem maken. Jammer degene die jou heeft geholpen dat niet is gelukt.
Gr. Isac
-
-
Hallo Bert,
Is het probleem opgelost? Zo niet, mail me eens. Misschien kan ik je helpen?
Hallo Isac,
Als je met JOIN icm zaaktypen.nl werkt, kun je wel alle zaaktypen in 1 overzicht krijgen. Wat je nl moet doen is een nieuw itemprofiel maken voor 'dossiers' die een combinatie bevatten van het algemene profiel en een specifiek profiel. Die gebruik je dan voor jouw overzichten en voor vernietigingslijst.
Ook jij mag gerust mailen, mocht je vragen hebben :)
Groet,Nico
-
-
het probleem ligt nu bij onze afdeling automatisering die zouden met een oplossing komen, we hebben 2 maanden geleden al een test gedaan maar die ging niet helemaal goed, ik ben benieuwd
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
