BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Digitaal geboren documenten
Documenten die eeuwig of heel lang bewaard moeten worden, worden hier en daar (en steeds meer) digitaal ontvangen of geboren. Tot nu toe draaien we dat aan het eind, en heel soms aan het begin al, uit. Dit is omgekeerde substitutie en dat is ook niet correct.
Om het concreet te maken 2 voorbeelden:
Aanvraag voor een omgevingsvergunning komt digitaal binnen via het OLO. Deze draaien we aan het eind uit om in het fysieke dossier op te bergen (samen met de digitaal opgemaakte beschikking en digitaal opgemaakte adviezen).
Bestuurlijke besluitvorming gaan we geheel digitaal afhandelen, geeft mogelijkheden tot lean (en dus efficiënt) werken. Hiertussen zullen ook zaken/documenten voorkomen die uit historisch belang eeuwig bewaard moeten worden.
We hebben nog geen e-depot.
Hoe gaan jullie hiermee om en/of wat zijn jullie tips/aandachtspunten?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Het scoremodel digitale duurzaamheid link en/of RODIN gebruiken ?
-
Permalink Antwoord van Mart Mommers op
-
Zorg minimaal voor RMA functionaliteit in je zaaksysteem of DMS. Verantwoord beheer en opslag is dan gedurende een x-periode geborgd. Zorg er voor dat documenten, vooral die permanent bewaard moeten worden, in een duurzaam (open) bestandsformaat worden opgeslagen. Denk al na over mogelijk andere, aanvullende, metadata die van belang kunnen zijn in een e-depot. Zorg er natuurlijk voor dat je DMS of zaaksysteem exportmogelijkheden heeft.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Voor substitutie heb je geen machtiging meer nodig van de Gedeputeerde Staten. Misschien is het veel eenvoudiger om het college B&W een formeel besluit te laten namen dat digitale, te bewaren archiefbescheiden worden vervangen door papieren afdrukken?
Het is misschien een beetje not-done in de ogen van de vakidioot, maar wellicht is het wel zo praktisch.
-
-
:-)
-
Permalink Antwoord van Marc Bonnes op
-
Wij proberen zo snel mogelijk substitutie te gaan toepassen voor de papieren documenten die nog binnenkomen. Hiermee voorkom je dat je van één zaak hybride moet archiveren. Digital born blijft dan digitaal en papier kan in de prullenbak.
-
-
Jean-Luc Rouvroye zei:Hybride archiefvorming zal iedereen je afraden. Het origineel is digitaal, dus dat zal je goed in je DMS moeten beheren. En dat kan je na 20 jaar overdragen aan het e-depot van je streekarchief (als die er dan inmiddels 1 hebben).
Al zie ik het ook wel zo ver komen dat van overdragen over een aantal jaren geen sprake meer zal zijn en dat gemeenten het zelf blijven beheren in een gecertificeerd DMS.
-
-
De termijn van 20 jaar heeft z'n langste tijd gehad. Het e-depot is heel dichtbij, ik verwacht dat dit dit jaar of volgend jaar voor onsbeschikbaar is. Overdracht na enkele jaren ligt dan voor de hand.
Jean-Luc Rouvroye zei:Hybride archiefvorming zal iedereen je afraden. Het origineel is digitaal, dus dat zal je goed in je DMS moeten beheren. En dat kan je na 20 jaar overdragen aan het e-depot van je streekarchief (als die er dan inmiddels 1 hebben).
Al zie ik het ook wel zo ver komen dat van overdragen over een aantal jaren geen sprake meer zal zijn en dat gemeenten het zelf blijven beheren in een gecertificeerd DMS.
-
Permalink Antwoord van Antony Fokker op
-
Mij lijkt die omgekeerde substitutie (van digitaal naar analoog) op lange termijn vermoedelijk goedkoper dan de opslag in het e-depot.
Marco Klerks zei::-)
-
-
We staan toch voor het vraagstuk van een e-depot, er is geen weg meer terug lijkt me ondanks de vele hogere kosten. Verhouding analoog 1: 12 digitaal ? Moet alle info in een e-depot ? Cloud zal ook een rol gaan spelen. Hoeveel salarisadministraties staan al niet in de cloud, komt geen e-depot aan te pas.
Gaan jullie als Archief nog een nieuwe archiefbewaarplaats bouwen ?
-
-
Yvonne, correct: dat e-depot moet er komen. Verder hopen wij binnenkort te horen dat er inderdaad nieuwbouw (nou ja, vernieuwbouw) gepleegd mag gaan worden en voor mij is één van de aspecten daarbij een geschikte omgeving voor digitale archiefbescheiden :-)
Yvonne Welings zei:We staan toch voor het vraagstuk van een e-depot, er is geen weg meer terug lijkt me ondanks de vele hogere kosten. Verhouding analoog 1: 12 digitaal ? Moet alle info in een e-depot ? Cloud zal ook een rol gaan spelen. Hoeveel salarisadministraties staan al niet in de cloud, komt geen e-depot aan te pas.
Gaan jullie als Archief nog een nieuwe archiefbewaarplaats bouwen ?
-
-
@Yvonne, Cloud de oplossing? Misschien voor op termijn vernietigbare gegevens maar dat zie ik nog niet gebeuren voor permanent te bewaren gegevens? In dat geval zal de AW gewijzigd moeten worden? Tenzij de cloud zodanig wordt ingericht dat die zou kunnen dienen als e-depot. Gelet op de kosten die daarmee gepaard gaan die voor een groot deel zitten in preservation en beheer, zie ik dat nog niet gebeuren.
-
-
@Mart, Dat weet ik niet. Wat ik wel zie dat we het al jaren over een e-depot hebben en dat ondertussen de cloud booming is. Vanwege de preservation en beheer is het inderdaad niet ideaal.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
