BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Digitaal archiveren: selectie aan de bron. Hoe doe je dat?
Hoi mensen,
Ik ben al even aan het rondstruinen geweest hier op Breednetwerk of er al meer over gevraagd is, maar kon niets concreets vinden.
De nieuwe selectielijst komt eraan. In diverse onderzoeksrapporten van o.a. VNG en KING wordt benadrukt dat in deze 'digitale tijd' waardering en ook selectie in een zo vroeg mogelijk stadium moet plaatsvinden. Van vrijwel alle processen en/of documenten is bij opname in het archief te zeggen welke waardering ze krijgen. B of V en vaak kun je daar ook nog een termijn aan hangen. Bijvoorbeeld 7 jaar na vervallen. Met dat laatste zit ik in mijn maag in het onderzoek naar mogelijkheden om efficienter en effectiever te archiveren wat ik in het kader van mijn opleiding aan het VHIC uitvoer.
Neem bijvoorbeeld een pachtovereenkomst. Pacht (van gemeentegrond) is vaak voor onbepaalde tijd. Je wil de overeenkomst niet vernietigen voordat de pachtovereenkomst eindigt. Aan de start van de zaak heb je echter nog geen idee wanneer die zal eindigen. Hoe kun je dan selecteren aan de bron?
Dit geldt natuurlijk voor veel meer processen. Een oplossing is dat je een trigger, namelijk de beeindiging/opzegging van een zaak/overeenkomst hebt. Op dit moment is het bij ons helaas zo dat niet alle proceseigenaren zich ervan bewust zijn dat die trigger voor ons belangrijk is. Zo gaan dergelijke signalen vaak buiten ons om met als gevolg dat selectie niet kan plaatsvinden.
Met de komst van de nieuwe selectielijst zou het selecteren van informatie in een vroeg stadium makkelijker worden. Ik zie alleen niet hoe. Je blijft namelijk het probleem houden dat je soms niet weet wanneer zaken eindigen.
Kan iemand mij uitleggen hoe dat dan werkt en waarom het makkelijker zou zijn?
Groeten
Marieke van Heummen
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van MGroels op
-
Toch is die trigger altijd "ergens" aanwezig, het is zaak om die op te sporen, zij het in een informatiesysteem, zij het in een periodieke controle van gegevens. Het kan niet zo zijn dat niemand weet wanneer de pachtovereenkomst is afgelopen (dan moet de proceseigenaar eerst z'n proces maar eens nakijken). Aan een techneut vragen om een jaarlijks lijstje met daarin de afgegane triggers, is mij nog niet zo lastig gebleken. Aan de voorkant selecteer je dan wel zoals jij zegt "7 jaar na vervallen belang" of iets dergelijks. Die datum wordt echter later bepaald.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Marieke, de functionaliteit om bestanden te kunnen verwijderen uit een DMS applicatie is veelal aanwezig, bij interne bedrijfsapplicaties en bestanden in de cloud (Youforce b.v.) meestal niet.
-
Permalink Antwoord van Marieke van Heummen op
-
MGroels zei:Toch is die trigger altijd "ergens" aanwezig, het is zaak om die op te sporen, zij het in een informatiesysteem, zij het in een periodieke controle van gegevens. Het kan niet zo zijn dat niemand weet wanneer de pachtovereenkomst is afgelopen (dan moet de proceseigenaar eerst z'n proces maar eens nakijken). Aan een techneut vragen om een jaarlijks lijstje met daarin de afgegane triggers, is mij nog niet zo lastig gebleken. Aan de voorkant selecteer je dan wel zoals jij zegt "7 jaar na vervallen belang" of iets dergelijks. Die datum wordt echter later bepaald.
Hoi,
Ja, dat klopt. Natuurlijk is er wel een trigger aanwezig. De proceseigenaar weet wanneer een overeenkomst (bijvoorbeeld) eindigt. Maar als wij als DIV afhankelijk zijn van het wel of niet doorgeven van die trigger door de proceseigenaar dan blijven er een hoop zaken zonder selectie in het DMS achter. Die zaken zul je dan dus ook nooit kunnen vernietigen. Je weet tenslotte niet of ze geëindigd zijn. Dat lijkt me geen wenselijke situatie. Zaakgericht werken met behulp van GEMMA 2.0 en de nieuwe selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2016 zou het makkelijker moeten maken om aan de bron te selecteren. Zoals jij schrijft zie ik weinig vooruitgang met de huidige situatie / selectielijst 1996.
-
-
Ja, dat klopt. Die vooruitgang is er wat dat betreft ook niet. Het zal eerder gelden voor zaken die ook 'echt' afgehandeld zijn op het moment dat ze... afgehandeld zijn. 'Periodiek bezien' zal nog wel even blijven bestaan denk ik zo.
GEMMA heeft het wél over de 'Brondatum Archiefprocedure': de datum waarop de vernietigingstermijn begint te lopen. Ze hebben er zelf dus wel rekening mee gehouden. Ik denk wel dat je je moet bedenken dat het soort zaken dat we hier bespreken echt maar een gering aandeel van het totaal is.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
