In 2013 werd een rapport gepubliceerd van de vereniging van griffiers: Videotulen voor de eeuwigheid? Over het spanningsveld tussen Gemeente- en Archiefwet. Een van de conclusies was dat wat de video- en of audiotulen betreft er geen verplichting is om deze te maken, maar als ze wel zijn gemaakt, deze op grond van de Archiefwet 1995 eeuwigdurend moeten worden bewaard. De achterliggende gedachte hierbij is vooral dat ze niet alleen dienen als service aan de burger, maar ook rechtsgevolgen kunnen hebben. Als er naast de gemaakte opnamen ook notulen of besluitenlijsten aanwezig zijn, moeten beide verslagen worden bewaard. Videotulen zijn geen vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet voor de gangbare besluitenlijst en/of de notulen in extenso.

Met belangstelling las ik het rapport van Archief2020 dat op 27 oktober verscheen over de archivering van videotulen. Het archief-innovatieprogramma Archief 2020 is op verzoek van de Vereniging van Griffiers (VvG) en in samenwerking met de convenantpartners VNG, IPO en Unie van Waterschappen dit project gestart in 2015, teneinde knelpunten te analyseren in de video-archivering en om een handreiking te ontwikkelen voor duurzame toegankelijkheid van de videoverslagen van raden en commissies bij decentrale overheden. Het rapport verdient echt om gelezen te worden. Het bood mij in ieder geval nieuwe inzichten over de verplichting van het archiveren van videotulen.

• Indien er alleen een videoverslag is gemaakt, is dit op basis van de Archiefwet een te bewaren archiefstuk. Deze optie past bij de huidige trend om van de raadsvergaderingen alleen een videoverslag te publiceren en geen schriftelijk verslag meer te maken.
• Als er meerdere vormen van verslaglegging zijn, dus én schriftelijk én in beeld en geluid, valt (gelet op het arrest van de RvS) de keuze voor blijvende bewaring op het meest uitgebreide (informatierijke) verslag. Een verplichting is dit echter niet; er kan ook gekozen worden om beide verslagen te bewaren, waarmee de openbaarheid van bestuur – dus het democratische en maatschappelijke belang – optimaal worden gediend.

Werd in 2013 dus nog van uitgegaan dat er een verplichting was voor het archiveren van beide versies (besluitenlijst en videotulen). Een uitspraak van de Raad van State (ECLI:NL:RVS:2014:3756) bevestigde een bepaling in de Gemeentewet dat het maken van een vergaderverslag niet verplicht is. Dit arrest draaide om de vraag of een gemeente een audioverslag van een raadsvergadering integraal had moeten bewaren.

De samenstellers van het recente rapport pleiten overigens wel voor het archiveren van videotulen vooral om het democratisch en maatschappelijk belang te dienen.

Eerder op BREED vroeg ik naar ervaringen met Archiefweb op dit gebied. Tot op heden mocht ik geen ervaringen ontvangen, maar aarzel niet om je ervaringen te delen.