BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
De wijze van archiveren van omgevingsvergunning die Bag- gerelateerd zijn?
Archiveren van omgevingsvergunningen die Bag- gerelateerd zijn.
Met de komst van de Wabo en de BAG ontstaat de vraag
hoe de fysieke dossiers gearchiveerd dienen te worden?
Met de komst van de Wabo is er maar een omgevingsvergunning.
In de gemeente Onderbanken wordt de omgevingsvergunning vastgelegd
in de vakapplicatie GISVG/AVR van Centric. De omgevingsvergunning krijgt een
AVR- nummer mee en zou dan aan de hand van dit nummer gearchiveerd moeten
worden. Een AVR- nummer bestaat alfanumeriek VB 2010/0001. Echter
wanneer het om een Bag- gerelateerde omgevingsvergunning gaat, moet het
Bag-nummer leidend zijn op de ingang van het fysiek dossier en op de vindplaats van
het dossier in het archief.
De Bagnummer wijkt af van het Wabo- nummer. Daarnaast worden omgevingsvergunning niet op een plaats gearchiveerd. Een (meervoudige)omgevingsvergunning kan zich op verschillende plaatsen bevinden. Bijvoorbeeld een meervoudige omgevingsvergunning bouwaanvraag voor een woonhuis, een aanvraag voor een kapvergunning en een aanvraag voor een in- en uitritvergunning. De bouwaanvraag voor een woonhuis is een Bag- gerelateerde zaak en dient dan ook een Bag-nummer te krijgen. De kap en in- en uitrit vergunningen hebben niets met de Bag te maken en worden geregistreerd in het GISVG/AVR en krijgen een GISVG/AVR nummer mee. Het gevolg is verspreiding van stukken over een zaak. Mijn vraag aan jullie is dan ook hoe gaan jullie hiermee om en op welke wijze worden
de dossiers fysiek gearchiveerd binnen de organisatie.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Leg niet in je DMS vast bij welk BAG-nummer of GISVG/AVR nummer een document hoort, maar leg in GISVG/AVR en/of in je BAG-applicatie vast welk(e) document(en) of dossier(s) bij de omgevingsvergunning (zaak) of BAG-object hoort.
In het geval van de BAG is het sowieso verplicht om het documentkenmerk in de objectregistratie op te nemen.
-
Permalink Antwoord van Bruno Celak op
-
Marco,
dank je voor het bericht. Begrijp ik het goed. Dat je bedoeld dat de Bag niet leidend hoeft te zijn bij fysieke archivering. Maar dat het voldoende is om het bagnummer op te nemen in een veld in de vakapplicatie GISVG/AVR.
Met vriendelijke groet,
Bruno
Marco Klerks zei:Leg niet in je DMS vast bij welk BAG-nummer of GISVG/AVR nummer een document hoort, maar leg in GISVG/AVR en/of in je BAG-applicatie vast welk(e) document(en) of dossier(s) bij de omgevingsvergunning (zaak) of BAG-object hoort.
In het geval van de BAG is het sowieso verplicht om het documentkenmerk in de objectregistratie op te nemen.
-
-
Ja, de BAG hoeft niet leidend te zijn bij de ordening van je archief. Je moet wel bij ieder BAG-object (pand, verblijfplaats, openbare ruimte, huisnummer, etc.) opnemen welke brondocumenten erbij horen. Hiervoor kun je de documentnummers gebruiken die door je DMS worden gegenereerd. Je hoeft echter niet bij ieder dossier of document op te nemen welke BAG-objecten erbij horen. Mag wel, hoeft niet.
Je mag ook het BAG-nummer opnemen in GISVG/AVR. Dit is echter evenmin verplicht, maar kan handig zijn.
Ben je er bewust van dat documentnummers (DMS), objectnummers (BAG) en zaaknummers (GISVG/AVR) verschillende nummers zijn. Ga dus niet een zaaknummer als documentnummer gebruiken. Dat gaat enorm verwarren.
Je zou ervoor kunnen kiezen (nogmaals, is niet verplicht) om in je DMS een apart metadata-veld op te nemen voor relevante BAG-nummers en nog een apart veld voor GISVG/AVR-nummers. Je krijgt dan bijvoorbeeld de velden:
- Documentnummer
- Onderwerp
- Datum document
- Afzender/ontvanger
- Relevante BAG-objecten
- Relevante GISVG/AVR-nummers
- .....
Let wel, je gaat dan meer tijd kwijt zijn aan het registreren van je documenten en dossiers.
Bruno Celak zei:Marco,
dank je voor het bericht. Begrijp ik het goed. Dat je bedoeld dat de Bag niet leidend hoeft te zijn bij fysieke archivering. Maar dat het voldoende is om het bagnummer op te nemen in een veld in de vakapplicatie GISVG/AVR.
Met vriendelijke groet,
Bruno
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
