BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

De aanwezigheid van losse analoge archiefstukken (reeksen, dossiers, series, etc.) op diverse afdelingen

Hallo allemaal,

Ik hoor graag jullie ideeën, ervaringen en tips m.b.t. de volgende problematiek:

Het is volgens mij een bekend 'probleem' dat afdelingen binnen een organisatie vaak nog veel losse analoge archiefstukken hebben 'rondzweven' op het werkveld (in bijvoorbeeld kasten, kluizen of op bureaus). Voor een moderne digitale organisatie – die zaakgericht werken hoog in het vaandel heeft staan, is dit natuurlijk allesbehalve wenselijk.

Blijft echter de vraag hoe dit aan te vliegen? Hoe zorg je er voor dat dit 'zwevende' archief op een archieftechnisch juiste manier wordt verwerkt (dus ofwel wordt opgeborgen, of wordt opgeschoond/vernietigd)? Hierdoor zal de organisatie uiteindelijk meer afstand kunnen nemen van het hybride karakter wat het dikwijls nog heeft.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Leo Dubbelaar op 17 Augustus 2018 op 8.28

Dag Gerrit,

Je kan per afdeling zgn. "opruimdagen" organiseren of de afdelingen langs gaan om de collega's aan te spreken. Dit laatste lijkt mij meer voor de hand bij een kleine gemeente.

De opruimdagen moet wel goed worden aangekondigd en is van belang dat je als eerst medewerking moet hebben van managers. Let wel op dat je ineens wel een flinke werkvoorraad op je afkomt en dat er voldoende capaciteit is om dat te behappen. In mijn gemeente zijn 5 jaar geleden opruimdagen geweest i.v.m. de gemeentelijke herineling. We hebben frictiegelden gekregen voor extra personeel, maar we hebben nog steeds een flinke werkvoorraad omdat het geld op was.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Ludwig van Dijk op 28 Augustus 2018 op 14.43

Dag Gerrit,

Er zijn meerdere manieren om dit aan te vliegen, maar wat in Almere echt heeft gewerkt is (eerste tip) het huisvestingsbeleid rondom Flexwerken. De kasten, ladeblokken en donkere kamertjes moesten eenvoudig leeg en afgevoerd worden. Want de grootste oorzaak van archiefachterstanden is het beschikbaar hebben van opbergruimte. Daarnaast is het invoeren van digitaal werken onmogelijk zolang de printers (tweede tip) voluit kunnen printen en de dossiermappen (derde tip) vrij verkrijgbaar zijn. Dan denkt iedereen: okee, dwingen dus? Nee. Overtuigen dat digitaal werken rustiger, productiever en flexibeler is. Daarnaast levert een gedegen vastgesteld werkproces (vierde tip) inzicht in de documentenstructuur, toegankelijkheid en bewaartermijn. Met de opleving van de Wbp in de vorm van de AVG erg handig! En natuurlijk: organiseer OAD dagen: Opruimen, Archiveren of Digitaliseren (maar dan wel in die volgorde (vijfde tip).

Heel veel succes, wij zijn inderdaad ook nog steeds bezig om de opbrengst van het OAD traject weg te werken, maar de medewerkers proppen niets meer in kasten en ladeblokken.

Oh ja: de donkere kamertjes zijn nu koffiehoekjes geworden met flexplekken (laatste tip).

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Cora Lubben op 29 Augustus 2018 op 10.21

Interne verhuizingen zijn een perfect middel om verdwenen archiefstukken boven water te krijgen. Als zoiets gebeurd gelijk een opruimactie hieraan toevoegen.

Anders zoals eerder gesuggereerd opruimdagen organiseren. Dan kan je zelf de toevloed doseren zodat DIV niet wordt overspoeld. Hiervoor extra budget vragen voor inhuur voor het deel van het werk dat een ongeschoold iemand kan doen. Zo heb ik geregeld de zoon/dochter van een collega als hulp. Die zijn gemotiveerd en je weet wie je krijgt. Je kan de geschoolde medewerkers b.v. de losse stukken bij het dossier laten zoeken. Dan kan de ongeschoolde medewerker het stuk in het dossier doen en het dossier terughangen. Bij het semi-statisch maken van dossiers vulde ik de gegevens op een formuliertje in en het invoeren in het systeem deed dan de ongeschoolde kracht.