Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 19 Augustus 2015 op 13.04

Als zo'n wettelijke eis zou bestaan, dan zou ik hem in de Awb verwachten. Ik heb even snel gekeken, maar ik kan zo 1-2-3 niks vinden.

 

Ik zou wel een datum vermelden bovenaan de brief. Of dat de creatiedatum of de verzenddatum is, lijkt mij niet zo spannend. Mensen, dus ook burgers e.d., zijn echter over het algemeen wel gewend dat er een datum staat en het zal vreemd over komen als er helemaal geen datum staat. Het wordt ook vaak gebruikt als referentie in daaropvolgende correspondentie ("Ik reageer naar aanleiding van uw schrijven op d.d. ...").

 

Daarnaast zou ik bij besluiten bij de handtekening wel een datum plaatsen wanneer de handtekening is gezet. Mogelijk kunnen hier namelijk rechten en plichten aan ontleend worden.

 

Overigens is het raadzaam om wel in het registratiesysteem (DMS o.i.d.) vast te leggen wanneer een brief is opgesteld en wanneer het is verzonden. Als er later (juridisch) gedoe ontstaat, dan heb je deze gegevens nodig om na kunnen gaan wat er gebeurd is.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 20 Augustus 2015 op 20.08

Sommige gemeenten maken onderscheid tussen de registratie van de datum in het te verzenden document en de datum van de daadwerkelijke verzending per post. Beide data worden geregistreerd. Dit is volgens mij niet wettelijk verplicht, maar is vaak van belang in bezwaar- en beroepsprocedures met strikte termijnen.

Wat ook voorkomt, is dat gemeenten het automatische antwoord per post dat de brief is ontvangen hebben afgeschaft, ook i.v.m. deze procedures. Er zouden oneigenlijke rechten aan kunnen worden ontleend.

Nog een werkwijze in dit verband is dat naast het ingekomen document ook de enveloppe wordt gescand, beide data worden dan weer geregistreerd.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Martien Naarding op 7 September 2015 op 9.24

Onze juristen geven hierover het volgende aan:
De verzenddatum is van belang als het gaat om een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. In verband met de bezwaar- en beroepstermijnen is van belang dat binnen de provincie wordt vastgelegd, wat de verzenddatum is van een uitgaande brief, als het gaat om een besluit. De daadwerkelijke verzenddatum dient op dat geval te worden vermeld op het uitgaande stuk en het archiefexemplaar.
Hoe het wettelijk geregeld is weet is niet maar de stukdatum moet wat mij betreft altijd gelijk zijn aan het moment van beslissen. De ontvanger weet dan dat de beslisser de beslissing heeft genomen met de informatie die bekend was op die datum.

• ▶ Beantwoorden

▶ Antwoorden op discussie