Bij veel gemeenten en andere overheidsinstellingen berusten foto's. Er is altijd weer een  moment dat die foto's worden overgedragen aan een archiefdienst. Maar echte selectiecriteria ontbreken in de reguliere lijsten.Onderstaand document is een aanzet om te komen tot selectie van dergelijke fotocollecties.

Missschien heb je zelf ook een beleidsdocument in deze. Andere tips zijn ook meer dan welkom.

Deze discussie wordt gesloten op 1 januari 2017. Na die tijd kan je niet meer reageren.

Algemene criteria die bij de selectie een rol spelen:

1. De kwaliteit van de opnamen.

2. Het belang van de afgebeelde onderwerpen.

3.  Het gegeven dat er meer exemplaren van een foto in de eigen collectie of elders berusten.

4.  De materiële staat van de foto’s.

5.  Auteursrechten. Voor publicatie op de beeldbank van een archiefdienst moeten de gepubliceerde foto's vrij van rechten zijn of de rechten zijn overgedragen aan de gemeente zelf.

Verder kunnen hier aan toegevoegd worden:

6. Technische criteria.

Het onder punt 2 genoemde criterium kan worden gespecificeerd naar:

• representativiteit. De foto’s moeten representatief zijn voor de gemeente en haar inwoners.
• belangrijk, bijzonder of  uniek. Foto’s kunnen als belangrijk, bijzonder of uniek worden beschouwd,      omdat ze belangrijke, bijzondere en unieke maatschappelijke      ontwikkelingen, activiteiten, personen en organisaties in een bepaalde  periode weerspiegelen.

Richtlijnen selectie

Hieronder staan praktische richtlijnen opgesomd om de selectie bij de aangesloten gemeenten te vereenvoudigen. Het betreft hoofdzakelijk een uitwerking van het belang van de afgebeelde onderwerpen.

• Regelmatig terugkerende gebeurtenissen zoals tentoonstellingen, openingen, Koninginnedag,  festivals, uitjes: Beperken tot 1-5 foto’s.
• Jubilea: 1 foto van de jubilaris en een andere relevante foto.
• Precario: 1 serie per 10 jaar.
• Foto’s van wijziging in      het stads/dorpsgezicht zoals aanleg van een wijk, wijziging van wegen,      herstructurering: enkele foto’s van de oude situatie, enkele van de      werkzaamheden (dit onderdeel is niet noodzakelijk) en enkele van de situatie na de wijziging.
• Huizen: 1 à 2 per huis, met een interval van 10 jaar bij wijziging.
• Straten en pleinen vanuit verschillende hoeken en zijden: ca. 4. Met een interval van 10 jaar bij wijziging.
• Burgemeester en wethouders: 1 portretfoto.
• Raad: groepsfoto.              
• Bezoek commissaris van de  Koning(in) en Koninklijk Huis: 4
• Monumenten en beeldbepalende gebouwen: 4 per object per 15 jaar. Dit is ook wel      afhankelijk van het belang van het monument. Zo zullen meer foto's van een stadhuis dan 4 acceptabel zijn.
• Detailfoto’s van monumenten voor restauratie: niet voor de archiefdienst.
• Natuurgebieden/parken: 4  per 15 jaar.
• Luchtfoto’s: altijd overbrengen. Vooraf met leverancvier auteursrechten overdragen.
• Serie foto’s van een thema: in zijn geheel overnemen. Bijvoorbeeld: vrouwen in een plaats.

Bestandsformaten

Ten aanzien van de technische criteria geldt het volgende:

• Digital born foto’s in jpg  mogen niet omgezet worden naar Tiff aangezien er dan kwaliteitsverlies   optreedt. Deze worden dan dus gewoon in jpg aangeleverd.
• Gescande papieren foto’s aanleveren in Tiff, aangezien de foto’s dan bewerkt kunnen worden.
• Minimaal 300 dpi.