BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
creatieve manier om informatie ter archivering aan te bieden... wie heeft effectieve voorbeelden?
Begin 2016 willen we het blok 1998-2015 afsluiten, hiervoor is het nodig dat we de dossiers compleet hebben. We denken eraan om tweewekelijks een vakgroep te bezoeken en documenten en dossiers mee te nemen. Veelal hebben collega's het erg druk en hebben ze het er niet altijd 'aan toe' om hun kasten/bureaus op te ruimen. Het gevolg is dat we niet alles krijgen.
Mijn vraag aan jullie is, wie heeft een ludieke manier om mensen te bewegen om afstand te doen van hun documenten.
NB. Noordenveld werkt al jaren digitaal, er worden slechts bij uitzondering documenten fysiek doorgestuurd. Het gaat danook om documenten die ze zelf hebben aangemaakt/uitgeprint zoals bv b&w-stukken, uitgaande brieven, beleidsstukken enz.
Ik hoor graag jullie acties....
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Gemeenten kiezen soms voor ludieke acties zoals Papier Hier, maar dan wel wordt elk bureau onderzocht op documenten die feitelijk centraal horen te worden bewaard.
Soms is het lastig de status vast te stellen, het een afschrift is bijvoorbeeld in plaats van het origineel ?
Andere werkplekken aanbieden helpt ook in deze...
De actie moet wel gedragen worden door de gemeentesecretaris en alle leidinggevenden.
-
Permalink Antwoord van Conny van der Laan op
-
Wij (= gemeente Edam-Volendam) zitten in een soortgelijke situatie maar dan a.g.v. een gemeentelijke fusie per 1-1-2016. Wat wij hebben gedaan is 2 maanden voor de vakantie een mail sturen naar iedereen met uitleg over afsluiten archieven per fusiedatum en verzoek om zelf alvast stukken aan te leveren. Dit nog een keer gedaan vlak voor de vakantie (onder het motto lekker opgeruimd op vakantie) Dat heeft al aardig wat meters opgeleverd maar er ligt nog meer op de afdelingen. En nu gaan we binnenkort volgens een planning per sectie, langs alle bureau's om daar ter plekke met de ambtenaren te bekijken wat al naar het archief moet. Veel is kopie van een digitale zaak maar niet alles, verwacht ik. Er zullen nog wel wat oude originelen tussen zitten (stukken gaan bij ons ook al 2 jaar niet meer de organisastie in) Bij ons wordt er ook nog wat verhuisd door de fusie, dat helpt meestal ook wel met " opruimacties " Echt een ludieke actie kun je dit niet noemen.Het is meer een kwestie van meerdere malen aankondigen en dan uitvoeren. Mijn ervaring bij eerdere werkgevers is dat het helpt als je op een gegeven moment ook echt fysiek aan het bureau verschijnt, we doen dit wel met 2 senior div-medewerkers tegelijk.
-
Permalink Antwoord van Erik van Hengel op
-
Probeer te kijken naar de WHIDA. Dat is 'Wat Heb Ik Daar Aan'.
Maak duidelijk wat de waarde van het compleet zijn van dossiers is, dat de zoektijd voor de betrokken persoon veel minder wordt, immers hij/zij vraagt het dossier op (fysiek of in het zaaksysteem ?) en ziet het resultaat van de vraag snel en compleet.
Wat bij ons in dit soort veranderprocessen erg heeft geholpen is om persoonlijk overleg te hebben. Wij maakten 2 afspraken (1 daf X en de 2e 7 dagen later). Op deze afspraken verschenen wij bij de collega met 2 medewerkers, haalden de spullen op en bevestigden de afspraak voor de week erna. In die week tussen de afspraken zorgden we als DIV-team (5 medewerkers) dat de stukken gearchiveerd werden, soms fysiek, soms digitaal , soms beide. In de 2e afspraak lieten we dat resultaat zien en maakten we de collega warm voor het gebruik hiervan. Dit heeft ons enorm geholpen voor zeker 80% van onze medewerkers.
Een klein aantal weerstandscollega's hebben wij nog over, die laten wij via het management afvangen.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
