Binnen de organisatie waar ik nu werk wordt een nieuw concernbreed (documentair&proces) informatiesysteem ingevoerd. Initieel was de opdracht voor het systeem gericht op besluitvorming, maar tijdens de POC (proof of concept) is de scope verbreed en wordt ingezet op het vervangen van het huidige informatiesysteem waarin besluitvorming, post en procesinformatie met wisselend succes wordt opgeslagen. Er wordt door medewerkers dan ook sterk geleund op de netwerkschijven.

Op andere plekken heb ik meerdere implementatietrajecten meegemaakt, maar altijd met een systeem wat alles op proces en archiefbeheergebied 'out-of-the-box' al kon. Het inrichten betekende het 'op smaak brengen' van het systeem met de processen, ordeningen, documenttypen, sjablonen etc. van de organisatie. Binnen die kaders was het vaak al lastig genoeg om als DIV'er te begeleiden en veranderingen en verwachtingen te communiceren.

In deze organisatie wordt het systeem in-huis volgens Scrum ontwikkelt vanaf het punt 'database + bak documenten': dus de functionaliteit groeit met sprints. We hebben net een archiefsprint achter de rug, maar de stapjes zijn op dit punt erg klein, heel theoretisch en abstract. We kunnen de ondersteuning van de archiefketen echt nog niet tot het eind overzien. (En wat we kunnen overzien/speculeren is voor DIV een enorme verandering...)

Ik vind op dit punt het 'verwachtingsmanagement' erg lastig: binnen het team (communicatie naar uitvoerende DIV'ers) en naar gebruikers toe. De organisatie-informatie-problemen worden gevoeld en er wordt wel enthousiast gepraat over het nieuwe systeem (bij 'systeempraten' gaan bij mij ook alarmbellen af: ben bang dat men niet beseft dat dat ook andere werkwijzen betekent en dat voelt voor gebruikers vaak niet leuk: is het nieuwe systeem ineens toch niet leuk). Voor mijzelf als implementatie-begeleider/instructrice is het enige wat ik op dit moment kan zeggen: "we gaan er samen een topsysteem van maken". Dat voelt echter als wat weinig in het nuchtere Groningen ;-)...

Iemand ideeën over de communicatie?