BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Collegebesluit bij digitale besluitvorming
Hallo allemaal,
Tot voor kort deden wij (Nunspeet) de bestuurlijke besluitvorming voor het college nog "op papier". Daarbij werden parafen en uiteindelijk ook het besluit op het collegevoorstel gezet. Er ontstond dus een document met daarop het complete voorstel met daarop eventuele parafen en ook het genomen besluit.
Nu doen we dit digitaal in Djuma. Daarbij ontstaat dus geen document meer met parafen en met het genomen besluit. Er is een collegevoorstel. Daarnaast wordt er natuurlijk nog steeds een besluitenlijst gemaakt. En het collegebesluit wordt in Djuma bij het betreffende agendapunt gezet. (Is ook zichtbaar in de betreffende zaak.)
Nu worden hier vragen gesteld hoe je dit dan doet als bijvoorbeeld een rechtbank of notaris een collegebesluit moet hebben. Sturen we dan het collegevoorstel op met daarbij de betreffende besluitenlijst (of een screenshot van het besluit in Djuma)?
Hoe gaan jullie hiermee om? Wat mag juridisch?
Groet
Hans
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Al enkele jaren is bij rechtbanken deze methode in gebruik: Nieuwe werkwijze handtekening digitale zaken bestuurs- en civiel re...
Beslisboom%20digitale%20handtekening.pdf, ken je deze beslisboom ook?
-
Permalink Antwoord van Adriaan Mol op
-
eIDAS geeft je een juridische basis voor een digitale handtekening en (globaal) welke eisen hieraan gelden. In Nederland hebben we BW 3:15 hiervoor met:
"betreffende elektronische identificatie [...] dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening, indien voor deze beide elektronische handtekeningen de methode voor ondertekening die gebruikt is voldoende betrouwbaar is, gelet op het doel waarvoor de elektronische handtekening is gebruikt en op alle overige omstandigheden van het geval."
In ieder geval heb je een gekwalificeerde elektronische handtekening nodig: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/digitale-overheid/vraag-en...
Hierbij gebruikt men dus een eigen authenticatiesleutel en certificaat, per gebruiker, waarmee bij de rechter (indien mogelijk) kan nagaan of de handtekening klopt. Als je bijvoorbeeld een ondertekende pdf stuurt kan de ontvanger op de handtekening klikken en het certificaat hierbij zien.
-
Permalink Antwoord van Hans Vlijm op
-
Dank voor jullie antwoorden.
Maar, ik heb het hier niet over ondertekende brieven.
Het gaat hier over een collegevoorstel waarover in een vergadering een besluit genomen wordt. Dit besluit komt dus op een besluitenlijst, maar niet meer op het collegevoorstel zelf.
-
-
Artikel 59A:1 van de Gemeentewet stelt dat ook deze besluitenlijsten ondertekend moeten worden: https://wetten.overheid.nl/BWBR0005416/2024-01-31#TiteldeelII_Hoofd...
Praktijk is dat dit niet gebeurt en daar zijn jullie niet uniek in. De Vereniging van Griffiers onderkent dit ook (ze noemen specifiek de Gemeenteraad maar het wetsartikel is gelijk): https://www.griffiers.nl/bevoegdheden
Toelichting vraag: Mijn huidige gemeentesecretaris is van mening dat het een kwestie van ‘smaak’ is of raadsvoorstellen aan de raad, ondertekend worden door de burgemeester en de secretaris. Artikel 59a Gemeentewet schrijft echter voor dat stukken die namens het college uitgaan worden ondertekend door burgemeester en secretaris. Ik ben er altijd van uit gegaan dat raadsvoorstellen hier ook onder vallen en dat het originele raadsvoorstel van belang is voor de juiste interpretatie van het raadsbesluit. Je moet dus twee gevalideerde stukken hebben (raadsvoorstel en ontwerp-raadsbesluit). In deze gemeente wordt dus al 30 jaar geen ondertekende raadsvoorstellen aan het archief toevertrouwd. Is dit een kwestie van smaak?
Antwoord: Een raadsvoorstel is een stuk dat uitgaat van het college en dient dus blijkens artikel 59a Gemeentewet door de burgemeester te worden ondertekend en door de secretaris medeondertekend. Een raadsvoorstel vloeit immers voort uit een collegebesluit om een voorstel aan de raad voor te leggen.
Formeel moet een raadsvoorstel zijn ondertekend als het aan de raad wordt aangeboden.
Niet alleen jouw gemeente maar ook in andere gemeenten is het evenwel niet zelden praktijk dat een raadsvoorstel niet ondertekend wordt aangeleverd bij de griffie.
Dat ondertekening feitelijk niet plaatsvindt is een kwestie van inrichting van het informatiebeheer, niet zozeer van 'smaak' zoals de gemeentesecretaris heeft opgemerkt. Zeker in dit digitale tijdperk wordt een raadsvoorstel niet altijd van een natte handtekening voorzien. Dat is op zich ook niet nodig, er zijn immers alternatieven in de vorm van een digitale handtekening of ondertekeningsmandaat. Als de validatie maar zodanig is geregeld, dat objectief kenbaar is dat het betreffende document definitieve status heeft. Toch blijkt uit de praktijk ook de validatie niet goed geregeld. Hierdoor komt het voor dat het onduidelijk is welk definitieve voorstel aan de raad is voorgelegd (in het archief blijken meerdere ongetekende versies te zitten), hetgeen zich in een gerechtelijke procedure kan wraken omdat de uitleg/toelichting/reden voor de rechter van belang is bij de juridische duiding van een raadsbesluit. Ondertekening van raadsvoorstellen – op welke wijze dan ook - is dus ook in dit opzicht geen kwestie van smaak, maar van noodzaak.
De rechtbank of notaris zal je niet er van gaan overtuigen dat een ongetekende besluitenlijst afdoende is. Ook Djuma is hier van op de hoogte en bied opties aan: https://vismacircle.atlassian.net/wiki/spaces/DOH/pages/469008442/E... (ze leveren dan weer niet een gekwalificeerde handtekening aan)
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
