BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

centraal printen

Binnen het DMS project moet besluit worden genomen over het printen uitgaande correspondentie in combinatie met digitale ondertekening. Op dit moment print de medewerker en zorgt voor ondertekening en verzend de brief zelf of laat dit door DIV verzorgen. Ongeveer 10% gaat via DIV. Het voornemen is om alle uitgaande post centraal uit te printen en te verzenden. Echter de uitgaande post is niet standaard. Bijlagen (overeenkomsten, kaarten etc) mee zenden is geen zeldzaamheid.
foutloos proces is hierin belangrijk. Wie heeft al een keuze gemaakt tussen:
centraal printen en verzenden
decentraal printen en verzenden
hybride situatie
Een notitie is welkom

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 27 Juli 2010 op 14.35

Geen ervaring met de keuze, maar waarom zou je het willen centraliseren? Zodat de behandelaar niet zelf naar de printer hoeft te lopen, en de brief in een envelop moet stoppen? Heeft DIV niets beters te doen dan op de print-knop te drukken en lijmranden te likken?

Of komt het ten goede van de informatie-voorziening (volledigheid, betrouwbaarheid, etc.)?

In het geval van een DMS met een voorziening voor digitale ondertekening, lijkt het centraliseren van de printers mij verspilde energie.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 29 Juli 2010 op 23.47

Ria Maarssen zei:

het is mij niet helemaal duidelijk waarom je nog zou printen als je van de digitale ondertekening gebruik maakt, gewone brieven zonder al te veel of te grote bijlagen kunnen toch elektronisch verzonden worden of is de elektronische weg nog niet formeel opengesteld?

Elektronisch verzenden mag alleen als de burger expliciet heeft aangegeven dat hij/zij per e-mail (of iets dergelijks) bericht mag worden. Zeker bij papieren brieven geeft de burger dit lang niet altijd aan, dus dan is e-mailen door het overheidsorgaan niet toegestaan.

Dit is bepaald in de Algemene wet bestuursrecht, art. 2:14, lid 1.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Roel Snijders op 29 September 2010 op 17.03

Dank voor de reacties. Inmiddels is de strategie om hoofzakelijk decentraal te gaan printen op de afdeling icm digitale ondertekening. Waar dit gewenst is zal DIV nog voor de verzending zorgen. Helaas niet veel praktijk ervaringen ontvangen. Wel uit een onverwachtse hoek is mij meegedeeld dat de centrale overheid pilot's heeft uitgevoerd met het centraal printen. Dit was geen succes is weer afgeschaft . Ook een gemeenten in het noorden zou deels centraal printen. Het printen zal voorlopig nog noodzakelijk zijn reactie van Marco.