Herindeling Haaren

Enkele jaren geleden werd ik in mijn functie van gemeentearchivaris Oisterwijk betrokken bij de herindeling Haaren en wel op het gebied van informatiebeheer. Nu was de herindeling Haaren niet eenvoudig, omdat er sprake was van opsplitsing in vier gemeenten. Naast randvoorwaarden uit de Archiefwet en de AVG, waaronder het niet mogen opdelen van een archief, stelt ook de Wet Arhi expliciete voorwaarden aan de overdracht van het gemeentelijke archief:

• Bij een samenvoeging gaat het archief over naar de nieuwe gemeente;
• Bij een grenscorrectie worden de archieven die betrekking hebben op het overgaande gebied aan de nieuwe gemeente tijdelijk ter beschikking gesteld;
• Bij een opsplitsing gaat het archief (ongedeeld) naar de in de herindelingswet aan te wijzen gemeente oftewel de rechtsopvolger. De rechtsopvolger dient vervolgens te organiseren dat de archieven die relevant zijn voor andere bij de opsplitsing betrokken partners, in te zien zijn. Ook zal de rechtsopvolger moeten bepalen of hij hiervoor gecompenseerd wenst te worden.

Verouderde richtlijnen BZK 70406_bzk_handboek_gemeentelijke_herindeling_tg.pdf

Bij de start van de herindeling in Boxtel werden de werkgroepen gevormd conform de richtlijnen van BZK, te weten Handboek gemeentelijke herindeling Stappen, bouwstenen en kaders voor het herindelingsproces. Je moet volgens die richtlijnen een onderscheid maken tussen ‘Informatie en Automatisering’ (I&A) en documentaire informatievoorziening oftewel DIV (archief, post en bestuurlijke stukkenstroom). Databeheer wordt zelfs niet genoemd.Het is onnodig om te zeggen dat het zeer onhandig is om bij het opheffen van een informatiehuishouding onderscheid te maken tussen ICT en DIV. Waar je steeds meer in een gemeentelijke informatiehuishouding een kruisbestuiving ziet tussen AVG, informatiebeheer, ICT en informatiebeveiliging, is op dit punt het handboek niet actueel en bruikbaar.

Omdat herindelen vooral een kwestie is van samenwerken, is het gelukkig goed gekomen, alhoewel er nog trajecten lopen zoals de opname van de digitale bouwvergunningen in het e-Depot. 

Statische en semi statische archieven, geen ICT?

De gemeente Haaren heeft uiteindelijk niet lang bestaan. In 1997 was ook al een herindeling, dit keer van de gemeenten Esch, Helvoirt en Haaren. De archieven van de oude gemeente Haaren zijn in december 2020 overgebracht naar het Regionaal Archief Tilburg. Hoewel deze archieven analoog zijn, waren er ook al conversie- en migratievraagstukken. Een goed voorbeeld vormen de genealogische databases van het BHIC en de Beeldbank met de foto’s. De toegangen, in de archiefwereld inventarissen genoemd, moesten worden overgezet naar andere systemen.

De minste ICT problemen leverden de semi statische archieven 1997-2015 op, die uit het gemeentehuis van Haaren zijn verhuisd afgelopen januari. De richtlijnen zijn voor dat soort blokken bruikbaar en dateren waarschijnlijk ook nog uit die tijd.

Dynamische Archieven vanaf 2015

Het voert te ver om alle aspecten in deze blog te bespreken over de periode 2015-2020. Over migratie wordt deze summiere informatie verstrekt:

Rond BAG en BRP

De migratie van de gegevens in de basisregistratie personen (BRP) en basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) is zodanig complex dat hiervoor vanuit de Wet basisregistratie personen en het kadaster aanvullende regelgeving en richtlijnen gelden. Het is gebruikelijk deze te betrekken bij de voorbereidingen op de daadwerkelijke migratie.

Onnodig te zeggen is dat deze periode vrijwel alleen maar migratievraagstukken kent.