BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Brieven verzenden via mail
Al vele jaren communiceren wij met onze burgers via de mail. Officiële brieven versturen we tot op heden nog steeds op papier via de post. Nu zijn wij van plan om ook deze brieven via de mail te versturen. Echter we lopen tegen artikel 2:14 AWB aan:
Een bestuursorgaan kan een bericht dat tot een of meer geadresseerde is gericht, elektronisch verzenden voor zover de geadresseerde kenbaar heeft gemaakt dat hij langs deze weg voldoende bereikbaar is.
Ik trek hieruit de conclusie dat als wij een brief ontvangen van een burger met hierin zijn mailadres wij dit adres niet zonder meer mogen gebruiken om met deze burger te communiceren. (Ik ben geen jurist) Laat staan brieven mogen mailen. (Burger moet specifiek kenbaar maken dat hij akkoord gaat met gebruik van zijn mailbox)
Een oplossing van dit probleem zou kunnen zijn dat wij de betreffende burger een akkoordverklaring sturen waarin hij/zij specifiek aangeeft akkoord te gaan met het elektronisch ontvangen van berichten op zijn mailadres.
Dit komt voor de burger –volgens mij- erg bureaucratisch over en de medewerkers zijn er ook niet blij mee want het zijn extra handelingen en het werkt proces vertragend!
Ik heb de volgende vragen:
Vraag 1: Zijn er gemeenten die gebruik van de mail maken voor het
verzenden van brieven.
Vraag 2: Zijn er gemeenten die werken met een akkoordverklaring voor
communicatie via de mail. Zo ja, geldt deze verklaring voor
alle communicatie of is de akkoordverklaring gekoppeld aan
één zaak.
Vraag 3: Voor de juristen onder ons. Is mijn conclusie wel juist. Mijn
gezonde verstand zeg dat als ik mijn mailadres aan iemand geef hij dit ook mag
gebruiken. Maar juridisch schijnt dit niet zo te zijn.
Uiteraard zijn alle overige opmerkingen met betrekking tot dit onderwerp ook meer dan welkom.
Bij e-formulieren speelt dit probleem niet omdat we hier de volgende tekst gaan plaatsen dus dit communicatiekanaal is wel afgedekt.
Akkoordverklaring digitale communicatie
Met het invullen van onderstaand e-mail adres ga ik ermee akkoord dat alle correspondentie met betrekking tot deze aanvraag digitaal en via dit e-mail adres verloopt.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Frans Dondorp op
-
Beste Frank,
Ik reageer vooral als jurist: ervaringen van andere gemeenten moet ik je schuldig blijven. Toevallig is deze regelgeving afgelopen 1ste juli 10 jaar oud geworden, maar dat wil nog niet zeggen dat alle overheden dit goed geregeld hebben.
Art. 2:13-2:17 Awb zijn in 2004 ingevoerd in de Awb met de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer. Voor 'ons' vak van informatiespecialist is deze wet uitermate interessant en naar mijn idee nog steeds onvoldoende bekend. Als je wilt lezen over de hoed en de rand kan ik je de Memorie van Toelichting (hier) zeer aanbevelen.
Daaruit de volgende passage (par. 3.2):
Een bestuursorgaan kan ingevolge artikel 2:14, eerste lid, een bericht dat
tot een of meer geadresseerden is gericht, langs elektronische weg
verzenden voor zover de geadresseerde kenbaar heeft gemaakt dat hij
langs deze weg voldoende bereikbaar is. De kenbaarmaking kan in
beginsel meer of minder uitdrukkelijk geschieden, maar voorlopig zal nog
wel van uitdrukkelijke kenbaarmaking moeten worden uitgegaan. Daarbij
zal ook moeten worden aangegeven voor welke vorm van elektronisch
verkeer men openstaat. De enkele bekendheid van een e-mailadres is in
de huidige situatie bijvoorbeeld niet zonder meer voldoende. Wie
eenmaal elektronisch bereikbaar was hoeft dat niet te blijven en het is,
vergeleken met een conventionele omgeving, op de elektronische
snelweg veel eenvoudiger om een postadres te wijzigen of om over meerdere
postadressen te beschikken. De geadresseerde zal derhalve moeten
aangeven dat hij voor een bepaald bericht of een bepaalde berichtenuitwisseling
elektronisch bereikbaar is en op welk elektronisch postadres
hij bereikbaar is.... en dat betekent dus dat als je een e-mail adres hebt van een burger, dit niet automatisch betekent dat je dit adres ook voor alle processen mag gebruiken. Dat is ook wel logisch. Als ik via e-mail de vraag stel of jullie op kooopavond open zijn wil dat niet betekenen dat ik al mijn formele correspondentie digitaal (via e-mail dus) wil ontvangen. Voor gemeenten: misschien wil ik mijn tijdelijke parkeervergunning wel digitaal ontvangen, maar mijn gemeentelijke belastingen niet. En misschien heb ik mijn vraag over de koopavond wel via mijn gmail-account gesteld, terwijl ik mijn formele correspondentie liever via mijn serieuze mailaccount wil hebben.
Kortom: eigenlijk moet je per proces aan de burger vragen hoe de burger bereikbaar wil zijn. Dat klinkt moeilijker dan het hoeft te zijn: ik denk alleen maar aan een invulveldje bij een e-formulier. Als burger (dat ben ik privé) lijkt me dat prima: dan ben ik voor planningsafspraken in het KCC bereikbaar via WhatsApp, voor APV-kwesties via mijn gmail, voor belastingzaken via mijn formele e-mail en voor mijn ondernemerszaken via papier (want mijn accountant is nog papier-afhankelijk).
Formeel geldt wel dat dit spel twee kanten heeft. Dat betekent dat de burger moet aangeven langs welke weg (en liefst ook voor welke processen) hij elektronisch bereikbaar is. Art. 2:15 lid 1 bepaalt ook dat het bestuursorgaan elektronisch bereikbaar moet zijn. Geef zelf dus ook duidelijk aan dat je dat bent, en onder welke voorwaarden (zie art. 2:15 lid 2 en 3). Ik zie nog veel te weinig dat bestuursorganen duidelijk zijn in hoe (en waarvoor) ze elektronisch bereikbaar zijn. Als burger heb ik immers ook weinig vertrouwen in een info@ -emailadres...
grt,
Frans Dondorp
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
beste Frans, Bedankt voor je advies, Yvonne
-
Permalink Antwoord van Frank de Keijzer op
-
Beste Frans,
Bedankt,
Duidelijk verhaal. Akkoordverklaring in e-formulieren hebben we inmiddels geregeld. Echter we blijven met de fysieke post zitten. Ik had stiekem gehoopt dat deze wet van 10 jaar oud door de techniek inmiddels zou zijn achterhaald. E-mail is zo ingeburgerd dat -bijna- iedereen er wel over beschikt. Het lijkt me zo logisch dat als je je mailadres geeft je hiermee aangeeft dat je deze voor alle correspondentie mag gebruiken. Maar uit jouw verhaal blijkt duidelijk dat dit anders is. Als er gemeentes zijn die hier anders mee omgaan dan ben ik hier uiteraard zeer nieuwsgierig na. Wat gaat goed en wat gaat fout?
Groet,
Frank
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
E-mail is een beetje not-done aan het raken voor digitale overheidscommunicatie. Schijnbaar is dit niet veilig genoeg. Als veilig alternatief is er de Berichtenbox van MijnOverheid.nl.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
