BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Bewaren van digitale agenda's van bestuurders II
We hebben het onderwerp al eerder besproken op BREED. Het bewaren van digitale agenda's van bestuurders (link).
Alle gemeenten in Noord-Brabant hebben een brochure ontvangen over dit onderwerp (bijlage)P13-M39677%20Brochure%20Archiveren%20van%20digitale%20agendas%20ZS%....
Aanleiding voor het onderzoek was een WOB verzoek. Bij zes gemeenten is de kwestie onderzocht en bij 1 van de 6 is een bewaarstrategie. Noord-Brabant heeft 67 gemeenten, wellicht dat ook andere gemeenten een bewaarstrategie hebben.
Naast bewaarstrategie vertelt de brochure dat de huidige selectielijst geen duidelijkheid biedt over de bewaartermijnen. Daar getuigt de eerdere discussie op BREED ook over.
Voorts wordt in de brochure ingegaan op hoe je digitaal kunt bewaren. DVd's zouden geen optie zijn.
resumerend:
- Vrijwel geen bewaarstrategie
- Onduidelijkheid bewaartermijnen
- Mogelijkheden digitale opslag
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Terri Quinn op
-
In de discussie van 2012 over dit onderwerp, lees ik het volgende:
Antwoord van René Lodder op
@Bernard, uiteraard weet ik dat de drager niets uitmaakt als het gaat over de bewaartermijn ;-). Vraag is echter: moeten wij de agenda's wel bewaren. Agenda's zijn niet echt te plaatsen in de categorie hulpadministraties als in de categorie voorbereiding. In beide gevallen geldt hier echter wel een bewaartermijn van 7 jaar (onder bepaalde voorwaarden in de categorie voorbereiding zelfs onbeperkt). Ik zou liever willen horen of er expliciet is aangegeven of de agenda's bewaard moeten worden en zo ja, waarop is dit gebaseerd?
_______________________________
Nu heb ik de redenen gelezen in het schrijven van Provincie Brabant, en een en ander is plausibel, maar tegelijkertijd vraag ik me af hoe ver we nog gaan doorslaan.
De redenen die worden aangedragen kunnen naar ik hoop ook op andere wijze gereconstrueerd worden?
Verslagen van vergaderingen die zijn bijgewoond? Foto's van evenementen? Krantenartikelen aangaande aanweizgheid? Tweets van bestuurders, die we ook steeds vaker gaan bewaren d.m.v. webarchivering? Bonnetjes van etentjes? En wat zo al niet meer?
Wanneer we juist naar vermindering van applicaties en centralisatie van informatie streven, moeten we dan nog daadwerkelijk, zoals geadviseerd, een andere applicatie aanschaffen om de agenda's op de slaan?
En hoe garandeer je dat alle afspraken in de officiële agenda worden gezet? Toezicht door wekelijkse controle en aanvulling?
En volstaat het dan om in het kader van verantwoording en WOB, alleen de agenda's van bestuurders te digitaliseren? Moeten niet alle ambtenaren integer - en transparant handelen?
-
Permalink Antwoord van Bianca Hornstra op
-
In hoeverre kan een agenda eigenlijk bewijzen dat iemand ook daadwerkelijk ergens geweest is? In principe is het toch alleen een planning, waarbij het goed mogelijk is dat hier vanaf geweken wordt door (al dan niet onverwachte) omstandigheden. Als bewijsstuk lijkt het me niet erg steekhoudend en dat lijkt toch de hoofdreden te zijn die aangevoerd wordt voor het bewaren van agenda's.
De combinatie twijfelachtige/lage bewijswaarde en hoge kosten zorgt er voor mij ook voor om hier nou niet direct hoogste prioriteit aan te geven.
-
Permalink Antwoord van Tineke Rouschop op
-
Naast de al genoemde aspecten, heb ik nog enkele vragen bij dit onderwerp:
- Kun je de agenda's wel aanmerken als archiefbescheiden? Het gaat weliswaar om 'neerslag van handelen', maar heeft dat ook 'het persoonlijk domein verlaten' zoals de toelichting op de Archiefwet aangeeft? Agenda's worden bij uitstek als persoonlijk gezien, en bestuurders en ambtenaren hebben (zover mij bekend) altijd de keuze die wel of niet te delen met anderen.
- Hoe zit het met privacy / Wbp? Er staan vaak ook prive-afspraken in, en afspraken met derden, die vertrouwelijk kunnen zijn.
- Waarom specifiek digitale agenda's benoemen, waarom niet (ook) papieren exemplaren?
- Is het reëel om ook de agenda’s van de (alle?) ambtenaren te bewaren? Ik stel me voor dat de OR daar wel iets van wil zeggen.
Kortom, vóór we kijken naar bewaartermijn en (technische) strategie, zou ik graag een fundamentele onderbouwing en toelichting van de Provincie (liefst van GS) willen ontvangen. Zodat ik mijn bestuur goed kan adviseren.
Is overigens bekend hoe andere provincies / provinciale inspecties hiermee omgaan?
-
Permalink Antwoord van Aike van der Ploeg op
-
Het Gerechtshof in Den Bosch heeft agenda's en afwijking tussen planning en realisatie als bewijs geaccepteerd, immers daar kan een geloofwaardige verklaring voor zijn. De uitspraak van het Gerechtshof in Den Bosch van 9 januari 2008: http://deeplink.rechtspraak.nl/uitspraak?id=ECLI:NL:GHSHE:2008:BH2296 .
Ik bewaar mijn agenda's goed ...
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Aike, bewijs is geleverd voor de zelfstandigenaftrek. Bij de belastingaangifte ondernemers is dit een verplicht item, die met enige regelmaat achteraf door de belastingdienst wordt gecontroleerd. Dat moet je als ondernemer aannemelijk kunnen maken.
Bestuurders in het openbaar bestuur hoeven geen gegevens voor de zelfstandigenaftrek te leveren. I.v.m. declaraties is het wel zinvol om deze agenda's zeven jaar te bewaren (analoog of digitaal).
Wat in deze discussie niet naar voren komt, maar wel van belang kan zijn is het cultuurhistorische aspect.
-
-
Dit dan toch hopelijk niet uitsluitend, en altijd in samenhang met overige omstandigheid-bepalend-bewijsmateriaal?
Alleen in gehele context kan hetgeen in een agenda is opgenomen betekenis hebben.
En eens met Yvonne, andere rechtsgebieden!
Aike van der Ploeg zei:Het Gerechtshof in Den Bosch heeft agenda's en afwijking tussen planning en realisatie als bewijs geaccepteerd, immers daar kan een geloofwaardige verklaring voor zijn. De uitspraak van het Gerechtshof in Den Bosch van 9 januari 2008: http://deeplink.rechtspraak.nl/uitspraak?id=ECLI:NL:GHSHE:2008:BH2296 .
Ik bewaar mijn agenda's goed ...
-
-
Wederom vraag ik me hierbij af, of het cultuurhistorisch belang van een afspraak of agendanotitie niet vergezeld gaat met andere, reeds bewarenswaardige documenten en informatiedragers. Zou een en ander dan niet gericht moeten zijn op het formele, en indien ja, dan zullen er toch zeker ook andere records dienaangaande voorhanden zijn?
Yvonne Welings zei:@Aike, bewijs is geleverd voor de zelfstandigenaftrek. Bij de belastingaangifte ondernemers is dit een verplicht item, die met enige regelmaat achteraf door de belastingdienst wordt gecontroleerd. Dat moet je als ondernemer aannemelijk kunnen maken.
Bestuurders in het openbaar bestuur hoeven geen gegevens voor de zelfstandigenaftrek te leveren. I.v.m. declaraties is het wel zinvol om deze agenda's zeven jaar te bewaren (analoog of digitaal).
Wat in deze discussie niet naar voren komt, maar wel van belang kan zijn is het cultuurhistorische aspect.
-
-
Terri, ik heb ook een voorbeeld van cultuur-historisch belang. Burgemeester Ruud Vreeman is een aantal jaren geleden afgetreden. Ik kan me voorstellen dat zijn agenda rond die tijd van historisch belang kan zijn.
-
Permalink Antwoord van Marius Jansen op
-
Dat betekent dat agenda's ook op de jaarlijkse vernietigingslijsten op functie (gevoeligheid) moeten worden opgenomen, anders ontbreekt de controle en verantwoording op de bewaartermijn. Vooralsnog lijkt categorie 2.10.01 als wettelijke grondslag geschikt.
-
Permalink Antwoord van Antoine van der Velden op
-
Uit de regeling haal ik wel het nut en noodzaak van het bewaren van de agenda.
Maar door synchronisatie van de zakelijke en privé agenda krijgen we, zoals Tineke terecht opmerkt, direct te maken met privacy. De agenda bewaren omdat die dienst zou kunnen doen als bewijs in gevoelige zaken, geloof ik niet. Zeker niet zonder andere 9tijdelijk) te bewaren documenten en informatiedragers. Gevoelige afspraken of afspraken waarvan de bestuurder denkt "dat was niet handig" kunnen in de dynamische fase heel makelijk verwijderd worden uit de digitale agenda. En wat is dan het nut van de agenda nog?
Zonder ingrijpen of instellen door ICT blijft de agenda in outlook nu gewoon bewaard!!
-
Permalink Antwoord van MGroels op
-
En nu zegt de nieuwe ontwerp selectielijst letterlijk dat de agenda's van bestuurders te bewaren zijn.
Technisch gezien niet zo moeilijk lijkt me - maar de vraag blijft nog steeds wat het nut en de integriteit/authenticiteit van de informatie is
-
-
@Mike, heel scherp, nemen we mee met de reactie.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
