Bewaren van digitale overheidsinformatie op een duurzame manier levert steeds meer problemen op.  Het vernietigen van deze informatie ook, vernietigen is in het digitale tijdperk feitelijk een paradox.

En dan is de vraag, wat bewaar en vernietig je ? Is het altijd mogelijk in het hier en nu te oordelen welke informatie bewaard of niet bewaard moeten worden ? Archivering loopt net als wetgeving vaak achter de feiten aan.

Deze week vielen me met betrekking tot bewaren en vernietigen  twee nieuwsberichten op;

1. Het feit dat gemeenten worstelen met duurzame archivering. Lees alle overheidslagen worstelen met archivering, het is geen exclusief probleem bij gemeenten.

2. Het onderzoek van Micha de Winter over geweld in de jeugdzorg in relatie tot bewaarde bronnen.

Atomisering

Deze week verscheen in Binnenlands Bestuur een artikel over gemeenten die worstelen met floppy en disks. De auteur Sjoerd Hartholt benadrukt in het artikel de verouderde wijze waarop overheidsinformatie wordt bewaard op tapes, floppy disks en taperecorders. De schrijver noemt ook Bistrot, een verschijnsel waarbij de elektrische lading van een bit langzaam dooft.

Over het algemeen gesproken zijn back-up procedures, voor zover ik kan dat beoordelen, goed gewaarborgd.  Waar overheden, niet alleen gemeenten, meer mee worstelen is het applicatielandschap. Veel applicaties hebben geen archiveringsfuncties. Daarbij raakt overheidsinformatie steeds meer verspreid over de vele overheidsinstellingen in de ketens. Over wie voor welke informatie in die keten verantwoordelijk is worden vaak geen afspraken gemaakt. Atomisering noemde Onno de Moor dit verschijnsel tijdens het afscheid van hoogleraar Theo Thomassen op vrijdag 13 mei.

Kinderbescherming

Een ander landelijk nieuwsbericht deze week had betrekking op de vele aanwijzingen dat kinderen in jeugdinrichtingen en pleeggezinnen in de afgelopen zeventig jaar slachtoffer waren van langdurig en ernstig geweld. Dat is de conclusie van commissie De Winter.  Voorbeelden: Verpleegkundigen in de jaren vijftig die verstandelijk gehandicapte kinderen te lijf gingen met ijzeren staven, echtparen die hun pleegkinderen tot bloedens toe in elkaar sloegen of die hen zonder betaling te werk stelden. Er komt een vervolgonderzoek.

Een van de bronnen voor onderzoek vormen de archieven van de Raden voor de Kinderbescherming (vanaf 1956). Het is  een stokpaardje van me, maar mijn opvatting is dat de gezinsdossiers niet zonder medeweten van de betrokkenen zelf mogen worden vernietigd. Minimaal zouden de betrokken toch een keer in hun leven de informatie moeten kunnen zien, die over hen is vastgelegd. Iedere burger moet het recht krijgen om eigen dossiers in te zien. In de jaren tachtig en negentig werden dossiers eindigende op een 1 en/of een 6 vernietigd zodra een pupil volwassen werd. Trauma’s van de pupillen openbaren zich vaak pas vanaf hun veertigste/vijftigste levensjaar en dan blijken de dossiers vernietigd zijn.  Er worden alleen dossiers bewaard voor wetenschappelijk onderzoek.

In feite wordt er formeel conform de Archiefwet  1995 gehandeld, maar de selectie is dusdanig bepaald in lijsten dat rechthebbenden geen inzage kunnen krijgen. Of dit maatschappelijk verantwoord is, is zeer de vraag.

Prioriteiten en geld

In het artikel van Binnenlands Bestuur waarschuwt het Nationaal Archief voor gevolgen van het niet bewaren van sociale media. Dan kan informatie verloren gaan voor belanghebbenden. Gemeenten vergissen zich met het archiveren van sociale media is het vervolgbericht. Dat is ontegenzeggelijk zo, maar wat is erger het vernietigen van gezinsdossiers of het niet bewaren van tweets ? Of het niet registreren van e-mails ? Moeten selectielijsten niet eens worden aangepast op  tweets , bijvoorbeeld te vernietigen na 1 maand ?

Het belang van niet bewaren van informatie wordt helaas pas duidelijk na een aantal decennia. Wie bepaalt de prioriteiten, maar vooral wie zorgt voor het geld om duurzaam te bewaren ? Zijn er budgetten om alle informatie duurzaam te bewaren, het antwoord is naar alle waarschijnlijkheid nee.  Het is een kwestie van keuzes maken, prioriteiten stellen. Wordt het toegankelijk houden van een bestemmingsplan minder belangrijk gevonden dan een tweet ? Hoe zijn de voorgangers van de whatpps, de sms’en van bestuurders bewaard gebleven als de diensttelefoon is ingeleverd ? Ik heb daar nog nooit iemand over gehoord, blijkbaar wat dat toen geen probleem. En wat te doen als twitter direct uit de lucht gaat ? Overigens is niet elke gemeente overtuigd dat archiefdiensten dit vraagstuk kunnen oplossen, vijf van de zesentwintig geïnterviewde gemeenten stellen dat die over matige kennis beschikken (bijna 20 %).

Volgens mij is het van belang dat er geprioriteerd wordt in belang en dat aan dat belang een kostenplaatje wordt gehangen. Het zou m.i.  een goed idee wanneer het Nationaal Archief – het centrale kennisinstituut – een onderzoek start met het archiveren van tweets van bijvoorbeeld Klaas Dijkhoff en kijken wat dat die informatie oplevert in relatie van de toestroom van asielzoekers, met uiteraard een overzicht van de structurele kosten. Dat krijgen we een beter beeld over waar we met elkaar over spreken. Nu krijg ik de indruk dat er steeds meer problemen worden opgeworpen voordat de oude zijn opgelost. 

We mogen met elkaar in onze handen knijpen wanneer de belangrijkste digitale overheidsinformatie over tien jaar nog te benaderen is.  Daar ligt m.i. de echte prioriteit.