Vraagstuk bewaartermijnen Woo-publicaties

Bij gemeenten is er onduidelijkheid hoe lang de gepubliceerde Woo-documenten moeten blijven bewaard. Toen er nog sprake was dat er een centraal landelijk publicatieplatform zou komen, is er een tijdlang sprake geweest dat de gepubliceerde Woo-documenten permanent bewaard zouden moeten worden. Dan zou je de vreemde situatie krijgen, dat sommige authentieke brondocumenten op grond van de selectielijst vernietigd moeten worden, dat terwijl de afgeleide geanonimiseerde versie permanent bewaard zou worden.

Meer duidelijkheid

Het centrale platform PLOOI gaat er niet komen en er is inmiddels ook meer duidelijkheid, zij het dat het nog steeds wachten is op het standpunt van de Minister. De publicatieduur zal door de minister van BZK bepaald moeten worden in de vorm van een ministeriële regeling. Die mogelijkheid bestaat op grond van artikel 3.3 en 3.3a van de Woo.
De duidelijkheid die er is wordt geboden door ACOI, in hun brief van 27 juni 2023, ik citeer: 

Standpunt ACOI

De Woo maakt helaas niet duidelijk hoe lang overheidsorganisaties documenten die zij (verplicht) actief openbaar maken online moeten houden. Tijdens de ontwikkeling van de digitale infrastructuur heeft dit tot discussies geleid tussen het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, het Ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, het Interprovinciaal Overleg en de Unie van Waterschappen. In die discussie is ook de Archiefwet betrokken.

In dit verband is het belangrijk om onderscheid te maken tussen:
- De bewaartermijn van brondocumenten: Hoe lang moeten overheidsorganisaties de
brondocumenten – het ‘originele’ en ongelakte document – beheren en bewaren in de eigen
interne systemen?
- De publicatieduur: Hoe lang moeten overheidsorganisaties de publicatieversies van de
brondocumenten online houden zodat deze daarmee tevens vindbaar zijn via de centrale
verwijsindex en zoekmachine?
De bewaartermijn van de brondocumenten volgt uit de selectielijsten die overheidsorganisaties op grond van de Archiefwet moeten hebben of rechtstreeks uit sectorale wetgeving. De publicatieduur waarmee publicatieversies online staan, dient de minister van BZK te bepalen, bijvoorbeeld in de ministeriële regeling die is voorzien in artikelen 3.3. en 3.3a van de Woo. Dit zorgt voor duidelijkheid bij overheidsorganisaties en voor harmonisatie. Dit laatste is tevens in het belang van de gebruiker.

De argumenten van het Adviescollege voor een publicatieduur van 10 jaar zijn:
- De meeste brondocumenten die volgens artikel 3.3 van de Woo verplicht actief openbaar
worden, zijn aangemerkt als blijvend te bewaren informatie in de selectielijsten die
overheidsorganisaties hebben op grond van de Archiefwet. Dit betekent ook dat de
brondocumenten uiteindelijk vanuit de systemen van de organisatie worden overgebracht naar
archiefdiensten en daar vervolgens – veelal ook online – voor eenieder toegankelijk zijn.4 Op
grond van de Archiefwet 1995 vindt overbrenging plaats na 20 jaar en in het wetsvoorstel voor
een nieuwe Archiefwet is dit al na 10 jaar. Het ligt daarom voor de hand om de
publicatieversies na 10 jaar van de websites van overheidsorganisaties te halen. Langer is
natuurlijk mogelijk in specifieke gevallen, zoals al gebeurt met openbare informatie van de
Tweede Kamer en gemeenteraden.
- Een deel van de brondocumenten – bijvoorbeeld subsidiebeschikkingen – zijn volgens
selectielijsten in de regel bestemd voor tijdelijke bewaring en zullen door de betreffende
overheidsorganisatie binnen 10 jaar, bijvoorbeeld na 7 jaar nadat de zaak of het dossier is
gesloten, worden vernietigd. In beginsel kan een overheidsorganisatie dan ook de
3 Zie hiervoor het CIO-oordeel over PLOOI van 18 januari 2022.
4 Daarnaast wordt gewerkt aan archivering van overheidswebsites, die archiefdiensten blijvend zullen beheren en beschikbaar stellen aan het publiek. publicatieversie van de website afhalen, maar zij kan er ook voor kiezen om, in het kader van de uitvoerbaarheid, deze publicatieversie pas na 10 jaar van de website af te halen.