BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

bewaartermijnen voor WOZ-gegevens

Hallo,

De Waarderingskamer heeft in een WOZ-journaal aandacht besteed aan de bewaartermijnen voor (digitale) WOZ-gegevens.

Hierin staat onder meer:

"Het permanent bewaren geldt bij de Basisregistratie WOZ wel voor de gegevens in de basisregistratie, maar niet voor de onderliggende brondocumenten. In de Catalogus Basisregistratie WOZ is een bepaling opgenomen over de bewaartermijnen voor deze brondocumenten. De brondocumenten zijn bijvoorbeeld de aanslagbiljetten waarmee de WOZ-waarden formeel zijn vastgesteld, maar ook de uitspraken op bezwaren.

Volgens pagina 19 van de Catalogus Basisregistratie WOZ, geldt voor de brondocumenten:
"Eén van de uitgangspunten van het stelsel van basisregistraties is dat deze brondocumenten bewaard worden door de bronhouder. De brondocumenten zijn dus niet via een basisregistratie zelf (of via een landelijke voorziening) te raadplegen, maar kunnen bij de bronhouder worden geraadpleegd. Algemeen geldt binnen het stelsel van basisregistraties dat alle gegevens bewaard blijven en dus ook de brondocumenten. Als uitzondering op dit algemene uitgangspunt voor het stelsel van basisregistraties is er voor de Basisregistratie WOZ voor gekozen om de bewaarplicht voor de brondocumenten te beperken tot twaalf jaar. De gegevens in de Basisregistratie WOZ zelf (en de Landelijke Voorziening WOZ) blijven wel langer bewaard."

De WOZ-beschikking/aanslagbiljet waarmee de WOZ-beschikking bekend wordt gemaakt, is een brondocument, dus de bewaartermijn voor aanslagbiljetten is 12 jaar. Hiermee ligt dus vast dat de (digitale kopieën van) aanslagbiljetten na 12 jaar vernietigd mogen worden.

De genoemde termijnen zijn niet strijdig met de Archiefwet en kunnen daarmee generiek door alle gemeenten en uitvoeringsorganisaties worden toegepast".

Conclusie uit dit verhaal van de Waarderingskamer is dat gemeenten aanslagbiljetten, maar ook de uitspraken op de bezwaren op de WOZ-beschikkingen 12 jaar zouden moeten bewaren.

De bewaartermijn zoals wij die hanteren is 7 jaar; deze termijn wordt genoemd in zowel de nieuwe als de oude selectielijst.

Onze vraag is hoe hiermee in den lande wordt omgegaan.

m.vr.gr.

Namens gemeente Edam-Volendam,

Jan Bakker

Conclusie

Vind ik leuk

3 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Marieke Klomp op 4 Augustus 2017 op 10.07

Misschien voorleggen aan de Waarderingskamer?

Ik kan me voorstellen dat dit een kwestie van afwegen van risico is. Hoe vaak legt de belastingdienst in het vijfde jaar nog een aanslag op? En hoe vaak wordt daartegen nog in bezwaar/beroep gegaan? En hoe lang duurt de rechtsgang dan?

Wij gaan in ieder geval intern aan de slag met de vakafdeling om hier alvast invulling aan te geven.

Waar we het nog niet over hebben gehad: in de nieuwsbrief staat ook dat de registratie voor blijvende bewaring in aanmerking komt. Dat vind ik een nog veel grotere uitdaging dat het aanpassen van vernietigingstermijnen.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Kees-Jan Vermeulen op 8 Augustus 2017 op 8.43

Hallo Jolanda,

Als een beschikking wijzigt naar aanleiding van een bezwaar of beroep ontstaat in ogen van de selectielijst een nieuwe beschikking die weer 7 jaar moet worden bewaard. Daarom ben ik ook niet eens met eerste punt die de waarderingskamer noemt.

Het probleem zit em in de gebruik van de WOZ-beschikking door de Belastingdienst. Aangezien de belastingdienst 5 jaar lang een aanslag kan opleggen die dan vervolgens 7 jaar bewaard moet worden waarvan de WOZ-beschikking onderdeel van uit maakt, spreekt dat ervoor dat de WOZ-beschikking 12 jaar in de Basisregistratie WOZ bewaard moet worden. Aangezien gemeenten daar de bronhouder van zijn, zouden zij dus WOZ-beschikking 12 jaar lang moeten bewaren i.p.v. 7 jaar.

We zijn er nog (als adviesgroep binnen de VNG) uit of dit het formele standpunt wordt (dat volgt pas na de vakanties), maar persoonlijk neig ik daar wel naar.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Jolanda de Jong op 8 Augustus 2017 op 9.49

Okay, dank Kees-Jan, je verhaal is helder.

Ik vind de kwestie best ingewikkeld. Maar volgens mij is er bij de eerste reden van de Waarderingskamer voor 5 jaar extra ook 'ruis' tussen vakgebieden. Volgens mij doet DIV al wat de Waarderingskamer wil: bij bekend bezwaar en beroep bewaar je de beschikking al langer. Misschien ga je (in het kader van de eerste reden) met 5 jaar extra voor álle gevallen, deels juist onnódig langer bewaren.

De 5 jaar extra in het kader van de tweede reden lijkt mij zeer legitiem. Ik vraag me zelfs af, of vanwege volgend bezwaar/beroep méér dan 5 jaar extra goed is, zie mijn eerdere vraag.

Ik wacht af hoe het afloopt.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Kees-Jan Vermeulen op 31 Augustus 2017 op 7.24

Na bestudering van het standpunt van de Waarderingskamer, zal de termijn voor het bewaren van WOZ-beschikkingen van 12 jaar worden opgenomen in een volgende update van de selectielijst. Het feit dat de Belastingdienst 5 jaar lang de WOZ-beschikking kan gebruiken voor het opleggen van een aanslag en dat die aanslag (incl. bijlagen) nog eens 7 jaar bewaard dient te worden, leidt er toe dat gemeenten een WOZ-beschikking 12 jaar moeten bewaren, omdat gemeenten bronhouder zijn van de Basisregistratie WOZ.