BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
bewaartermijnen voor WOZ-gegevens
Hallo,
De Waarderingskamer heeft in een WOZ-journaal aandacht besteed aan de bewaartermijnen voor (digitale) WOZ-gegevens.
Hierin staat onder meer:
"Het permanent bewaren geldt bij de Basisregistratie WOZ wel voor de gegevens in de basisregistratie, maar niet voor de onderliggende brondocumenten. In de Catalogus Basisregistratie WOZ is een bepaling opgenomen over de bewaartermijnen voor deze brondocumenten. De brondocumenten zijn bijvoorbeeld de aanslagbiljetten waarmee de WOZ-waarden formeel zijn vastgesteld, maar ook de uitspraken op bezwaren.
Volgens pagina 19 van de Catalogus Basisregistratie WOZ, geldt voor de brondocumenten:
"Eén van de uitgangspunten van het stelsel van basisregistraties is dat deze brondocumenten bewaard worden door de bronhouder. De brondocumenten zijn dus niet via een basisregistratie zelf (of via een landelijke voorziening) te raadplegen, maar kunnen bij de bronhouder worden geraadpleegd. Algemeen geldt binnen het stelsel van basisregistraties dat alle gegevens bewaard blijven en dus ook de brondocumenten. Als uitzondering op dit algemene uitgangspunt voor het stelsel van basisregistraties is er voor de Basisregistratie WOZ voor gekozen om de bewaarplicht voor de brondocumenten te beperken tot twaalf jaar. De gegevens in de Basisregistratie WOZ zelf (en de Landelijke Voorziening WOZ) blijven wel langer bewaard."
De WOZ-beschikking/aanslagbiljet waarmee de WOZ-beschikking bekend wordt gemaakt, is een brondocument, dus de bewaartermijn voor aanslagbiljetten is 12 jaar. Hiermee ligt dus vast dat de (digitale kopieën van) aanslagbiljetten na 12 jaar vernietigd mogen worden.
De genoemde termijnen zijn niet strijdig met de Archiefwet en kunnen daarmee generiek door alle gemeenten en uitvoeringsorganisaties worden toegepast".
Conclusie uit dit verhaal van de Waarderingskamer is dat gemeenten aanslagbiljetten, maar ook de uitspraken op de bezwaren op de WOZ-beschikkingen 12 jaar zouden moeten bewaren.
De bewaartermijn zoals wij die hanteren is 7 jaar; deze termijn wordt genoemd in zowel de nieuwe als de oude selectielijst.
Onze vraag is hoe hiermee in den lande wordt omgegaan.
m.vr.gr.
Namens gemeente Edam-Volendam,
Jan Bakker
Conclusie
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Het lijkt mij, zonder hier een harde uitspraak over te willen doen, dat de termijn van zeven jaar gezien de uitspraak van de waarderingskamer met vijf jaar verlengd moet worden. Fijn dat je dit issue deelt op BREED.
-
Permalink Antwoord van Erik van Hengel op
-
Ik hink op 2 gedachten: de 1e is wat maakt 5 jaar meer nu uit? de 2e is of een WOZ-beschikking/aanslagbiljet wel een brondocument is zoals een brondocument wordt verondersteld te zijn.
Wat bedoel ik nu met punt 2? Ik meen zelf dat de WOZ-beschikking/aanslagbiljet enkel een bekendmakingsdocument is. Daar aan ligt een vaststelling ten grondslag. Dit zal de vastgestelde waarde op basis van een taxatie of een procentuele-verhoging zijn. Mij lijkt het dan logisch dat die vaststelling dan het brondocument is.
-
Permalink Antwoord van Chido Houbraken op
-
Als bij een basisregistratie alles bewaard blijft (in het geval van de WOZ 12 jaar), dan blijft dus ook de beschikking bewaard.
De selectielijst is niet meer dan een uitwerking van de wettelijke eis vanuit de Archiefwet om de selectie en vernietiging goed te regelen. De Archiefwet noemt geen termijnen; die worden bedacht op basis van andere wet- en regelgeving en beleidsmatige uitgangspunten. Als die uitgangspunten veranderen (zoals het geval is met deze Catalogus Basisregistratie WOZ), dan moet je dus de selectielijst aanpassen, in dit geval naar 12 jaar.
De selectielijst is geen wet.
-
Permalink Antwoord van Jolanda de Jong op
-
Het bewuste WOZ Journaal en de Catalogus Basisregistratie WOZ waar het WOZ Journaal naar verwijst. In de Catalogus gaan vooral de pagina's 19, 30 en 102 over brondocumenten.
-
-
Navraag bij onze WOZ-expert leverde op dat het inderdaad 12 jaar gaat zijn, wij gaan ons daar dan ook aan houden.
-
-
Weet iemand of deze kwestie al door de VNG, of Lopai of zo is opgepakt?
Mij lijkt ook dat we 12 jaar moeten aanhouden. Maar een bevestiging zou wel fijn zijn.
-
-
Allen, dat heb ik opgepakt via de VNG, waarschijnlijk volgt het antwoord volgende week maandag. Veel mensen hebben op dit moment vakantie.
Het schijnt bij de waarderingskamer wat genuanceerder te liggen.
Wat heeft het LOPAI hier overigens mee te maken?
-
-
Fijn dat jij het via de VNG hebt opgepakt, Yvonne, dankjewel.
Waarom ik LOPAI noemde: soms doet zich een situatie voor waarin overleg met en/of advies van de provinciale archiefinspectie goed is. Als de VNG bij deze kwestie niets zou hebben gedaan, had dit mijns inziens zo'n situatie kunnen zijn. Maar vanwege de reikwijdte wel op landelijk niveau, dus LOPAI.
-
-
LOPAI heeft geen enkele bemoeienis met selectie- en waarderingsvraagstukken, het is de Algemeen Rijksarchivaris die met een nieuwe gemeentelijke selectielijst moet instemmen. Maar in mijn optiek ook een archaïsch gegeven daar alle gemeenten en gemeenschappelijke regelingen in Nederland al input hebben gegeven en een zeer zorgvuldig traject is bewandeld.
Ik gebruik het woord archaïsch omdat het Nationaal Archief (NA) eerder niet akkoord ging tijdens het goedkeuringstraject met de lokale risicoanalyse. Zie mijn eerdere bijdrage op BREED.
In de praktijk betekent dit dat een gemeente voor elke afwijking niet kan volstaan met een besluit in het Strategisch Informatie Overleg (SIO), maar elke keer instemming moeten vragen bij het NA. Het NA vond het niet wenselijk dat gemeenten onderling andere bewaartermijnen hanteren. Florence Limburg van het NA licht het nader toe op haar bijdrage op BREED.
Het verschil tussen de toezichthoudende rol van het rijk en provincie in het archiefwezen richting gemeenten is sinds de benoemingen van provinciale archivarissen die tevens rijksarchivarissen zijn steeds diffuser aan het worden. De vraag is zelfs of er echt een zuivere scheiding is aangelegd tussen de rol van de provinciale toezichthouder en de rol van het rijk. Wanneer ik meer tijd heb, zal ik deze zaak nog eens duidelijker proberen toe te lichten.
-
-
Hierna volgt de reactie van de waarderingskamer, die met instemming van zowel VHIC als de waarderingskamer zelf gepubliceerd mag worden:
> Goed om deze discussie zorgvuldig te voeren om tot een goed onderbouwd en eenduidig bericht aan gemeenten en samenwerkingsverbanden te komen.
>
> De bepaling van het standpunt dat WOZ-beschikkingen twaalf jaar bewaard moeten worden heeft de Waarderingskamer gedaan in het kader van de uitwerking van de regels rond de Basisregistratie WOZ. De twaalf jaar hebben wij dan ook vastgelegd in de Catalogus Basisregistratie WOZ.
>
> Deze discussie was gestart vanuit het uitgangspunt van alle basisregistraties dat in beginsel gegevens in de basisregistraties altijd worden bewaard. Dit is de parallel met Kadaster, bevolkingsadministratie etc. waarbij het uitgangspunt is dat deze basisregistraties zodanig van belang zijn, dat ze ook historisch worden bewaard.
> Ook voor de Basisregistratie WOZ is daarmee vastgelegd dat de inhoud van deze registratie altijd bewaard blijft. De vastgestelde waarde van objecten zal dus ook tientallen jaren later nog terug te vinden zijn. Dit uitgangspunt van “permanent bewaren” van de vastgestelde waarde geldt vanaf 1 januari 2009, namelijk het moment waarop de WOZ-registratie een formele basisregistratie werd.
>
> Een ander algemeen punt van basisregistraties is, is dat de formele authentieke gegevens in de basisregistraties hun basis vinden in een brondocument. Voor de vastgestelde WOZ-waarde is dat brondocument de WOZ-beschikking. Bij veel van de andere basisregistraties is het uitgangspunt dat ook deze brondocumenten (zoals notariële akte bij Kadaster) permanent bewaard worden.
>
> Daarom was de eerste vraag of de WOZ-beschikking als brondocument voor een authentiek gegeven in een basisregistratie ook permanent bewaard moest worden. Daarvan heeft de Waarderingskamer geconcludeerd dat dat niet nodig / niet wenselijk was.
>
> Daarna kwam de discussie, hoe lang de bewaartermijn dan wel moest zijn. Inderdaad is daarbij gekozen voor de variant van vijf jaar plus zeven jaar, dus in totaal twaalf jaar.
> De termijn van zeven jaar behoeft geen toelichting en staat ook niet ter discussie.
> De termijn van vijf jaar behoeft wel nog een toelichting. In de eerdere mailwisseling met Mathilde Witkam ging het vooral om het aspect “in die vijf jaar kan de WOZ-beschikking nog veranderen”. Dat aspect geven jullie aan dat niet voldoende gewicht geeft, omdat bij een wijziging van de WOZ-beschikking, sprake zou zijn van een nieuwe WOZ-beschikking met een nieuwe termijn van zeven jaar. Deze stelling is echter niet juist. De wijziging van de WOZ-beschikking zal geschieden door een uitspraak op een bezwaarschrift of een uitspraak van rechtbank, hof of Hoge Raad. Deze uitspraken brengen wijzigingen aan op de WOZ-beschikkingen. Ook deze uitspraken vormen daarmee brondocumenten voor de Basisregistratie WOZ, maar “ze vervangen de WOZ-beschikking niet”. Het is een aanvulling op deze WOZ-beschikking. Daarom denken wij dat deze wijzigingen in deze periode zeker wel een argument zijn om de zeven jaarstermijn voor bewaren pas te laten starten na de vijf jaarstermijn.
>
> Maar het andere aspect van de termijn van vijf jaren is in de eerdere discussie nog niet aan de orde geweest. Er is ook een termijn van vijf jaar waarin een belastingheffer aanslagen kan opleggen gebaseerd op deze WOZ-beschikking. Dus wanneer de gemeente een WOZ-beschikking vaststelt is het mogelijk dat pas vijf jaar later de Belastingdienst een aanslag baseert op deze beschikking. De gemeente is zich daar dan niet van bewust. Die aanslag die de Belastingdienst dan oplegt, moet natuurlijk zeven jaar bewaard blijven. Maar het bewaren van die aanslag heeft geen betekenis, wanneer de onderliggende WOZ-beschikking al veel eerder vernietigd is. Daarom is het van belang dat de bewaartermijn voor de WOZ-beschikking en de daarop gebaseerde aanslagen altijd paralellel getrokken worden. Daarom hebben wij die vast termijn van vijf jaren “opgeteld” bij de zeven jaar, omdat de gemeente nooit weet of de Belastingdienst (of een andere overheid) pas aan het eind van die vijf jaarstermijn een aanslag heeft opgelegd.
>
> Hopelijk verduidelijkt dit voldoende het door de Waarderingskamer ingenomen standpunt en in de Catalogus Basisregistratie WOZ vastgelegde standpunt over de “termijn van twaalf jaar”.
>
> Als er vragen zijn naar aanleiding van de achtergrond van dit besluit, dan mag je die altijd aan ons voorleggen.
> Wij hechten eraan dat uiteindelijk door alle partijen een eensluidend standpunt over de bewaartermijn naar buiten wordt gebracht.
>
-
-
Opmerking over standpunt Waarderingskamer, na intern overleg:
Ook op de aanslagoplegging door de Belastingdienst of een andere overheid kunnen nog werkprocessen volgen. Bijvoorbeeld bezwaar en beroep. Ook daar heeft de gemeente geen weet van. Zouden er dan niet méér dan 5 extra jaren bij moeten, de redenering van de Waarderingskamer volgend?
-
-
Ik heb je vervolgvraag ook weer uitgezet.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
