BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Bewaartermijn van cliëntendossiers van 7 naar 10 jaar vanaf 1 januari 2017
Voor 1 januari 2017
De huidige bewaartermijn van clientendossiers is bepaald op 20 jaar. Veel colleges van B. en W. hebben het besluit genomen om de bewaartermijn van deze dossiers te verkorten van 20 naar 7 jaar. Gemeenten hebben de bevoegdheid op grond van artikel 58, lid 1 van de Wet Werk en Bijstand (WWB) om teveel betaalde uitkeringen of andere fraude terug te vorderen. Dit komt voort uit de eerdere Wet Boete (en Maatregelen) uit 1997, die met de inwerkingtreding van de Wet Werk en Bijstand (WWB) op 1 januari 2004 is vervallen. Een gemeente kan op grond van de WWB zelf bepalen of ze overgaat tot terugvordering van bijstand om in het geval van teveel betaalde uitkeringen of andere fraude terug te vorderen. De verjaringstermijn voor een dergelijke terugvordering in het wetboek van rechtsvordering is 20 jaar. Archieven zijn de reflectie van overheidshandelen. Daarom is in de huidige ‘selectielijst archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen’ de bewaartermijn van cliëntendossiers van 7 jaar verruimd naar 20 jaar. Dat betekent dat voor de bewijsvoering alle dossiers 20 jaar in archiefruimten moeten worden bewaard, toegankelijk gehouden en geconserveerd.De terugvordering is een bevoegdheid, geen verplichting. Er kan binnen de huidige wettelijke kaders overwogen worden een belangen- c.q. risicoafweging te maken tussen de pakkans en de daaraan gewenste termijn om te kunnen terugvorderen tegenover de te maken kosten van beheer en bewaring. De termijn van 7 jaar is daarbij gerelateerd aan de algemene bewaartermijnen van financiële gegevens. De zeven jaar is van toepassing op de sluitingsdatum van een dossier (bv. sluiting dossier in 2010, vernietigen in 2018) én is van toepassing voor zowel papieren als digitale dossiers.
Vanaf 1 januari 2017
Op 1 januari 2017 treedt de nieuwe selectielijst in werking geldend vanaf de archiefbescheiden vanaf 1 januari 2017 (dus niet met terugwerkende kracht). In de nieuwe lijst is bepaald dat je als gemeente wel langer mag bewaren maar beslist niet korter, ook al is er in het verleden een collegebesluit genomen. Het procesttype voor cliëntendossiers is nummer 8: voorzieningen verstrekken en het procestypenummer is nummer 92. De bewaartermijn is 10 jaar.
Gevolg is dat cliëntendossiers opgemaakt vanaf 1 januari 2017 geen 7 of 20 jaar bewaard worden maar minimaal 10 jaar. Langer bewaren is toegestaan, te bepalen vanuit de risicoanalyse bepaald vanuit het bedrijfsvoeringsbelang.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Stefan van den Deijssel op
-
Is de nieuwe selectielijst al vastgesteld?
Ik heb nog niets voorbij zien komen, maar het kan zijn dat ik het gemist heb.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Stefan, de vaststelling wordt vanaf 1 februari 2017 verwacht met terugwerkende werking vanaf 1 januari 2017.
Bij het Regionaal Archief Tilburg hebben medewerkers van aangesloten gemeenten een cursus gevolgd van Hans Kollen van de gemeente Tilburg over selectie en vermietiging bij analoge dossiers. Over twee weken gaan we met de selectie en vernietiging van digitale bestanden aan de slag. Zoals je weelicht weet, heeft de gemeente Tilburg een pilot gedraaid met de nieuwe lijst en daraom veel ervaring opgedaan.
Een ander leerpunt vanochtend is om je archiefblokken af te sluiten eind december 2016 vanwege het nieuwe selectieregime.
-
Permalink Antwoord van Anthony van der Wulp op
-
In het belangrijke bericht van Yvonne Welings wordt verwezen naar de mogelijkheid tot oprekken van termijnen o.b.v. een lokale risicoanalyse. Zoals het er nu naar uitziet, past een dergelijke methodiek volgens het Nationaal Archief niet in een selectlijst die door een koepelorganisatie in mandaat wordt vastgesteld. M.a.w.: de termijn die in de selectielijst staat, kan toch niet opgerekt worden. De mogelijkheid tot het uitvoeren van een lokale analyse zal in de definitieve versie van de Selectielijst 2017 vervallen.
Vanuit de procestermijn is wellicht nog wel wat mogelijk: die is in dit geval bij resultaat 8.1 'de bestaans- of geldigheidsduur van het procesobject', ofwel: de looptijd van het cliëntendossier. De 10 jaar start dus bij het sluiten van het dossier.
Dit artikel bevat een overzicht van de stand van zaken van de Selectielijst 2017.
-
-
Anthony, wederom dank voor dit opmerkelijke nieuws. De positie van het Nationaal Archief in deze blijft opmerkelijk en daarmee de rol van de SIO's in het nieuwe selectiebeleid.
-
Permalink Antwoord van Gerard van de Woerdt op
-
Anthony, betekent dit dat de lokale overheid op dit gebied geen lokale analyse mag uitvoeren, of mag op geen enkel gebied lokale analyses uitgevoerd worden?
-
-
Als de Selectielijst 2017 ter inzage wordt gelegd, geeft de VNG daar vast meer duidelijkheid over (in de inleiding op de lijst). Daarnaast komt de VNG ook met een implementatiehandreiking. In deze handreiking wordt vast ook iets gezegd over de lokale toepassing van de lijst en de vrijheidsgraden daarin.
-
-
Naar aanleiding hiervan vraag ik me het volgende af: in 2016 is de zorgdragers gevraagd om in te stemmen met de ontwerp-selectielijst. Die instemming is vanuit de gemeenten verleend. Ik heb het idee dat er nu weer wijzigingen op de lijst gaan ontstaan (bv het wel of niet kunnen toepassen van een lokale risico-analyse).
Los van de vraag of de voorgestelde wijzigingen wenselijk zijn of niet: Wat heeft instemming eigenlijk voor zin als daarna toch weer wijzigingen aangebracht worden? Waar stemmen de zorgdragers dan mee in?
-
-
Juiste vraag Bianca, de vraag is ook of we niet zonder Nationaal Archief kunnen, wiens expertise vooral bij het Rijk ligt en niet bij gemeenten.
Dit kan een alternatief zijn, zelf de lijst vaststellen.
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/gemeenten-stellen-zelf-de-n...
Het is allemaal zo kort dag, iedereen is al lang bezig met de voorbereiding en nu dit.
-
-
Ik vind dit toch wel heel bijzonder. Ik ben benieuwd naar de argumenten van het Nationaal Archief, vooral v.w.b. het in mijn ogen late moment van de wijzigingen. Het grote voordeel van een procesmatige aanpak van de selectie is dat je al deze gegevens vooraf in je zaaktypecatalogus kan verwerken, zodat je achteraf nog weinig hoeft te doen. Dit betekent dat je voor 2017 alles verwerkt moet hebben en klaar moet hebben staan. Jammer dat die vaststelling nu na de ingangsdatum plaats vindt.
-
Permalink Antwoord van Erik van Hengel op
-
Ik ben zeer verbaasd, het Nationaal Archief heeft het rapport 'Belangen in Balans' uitgegeven in 2105. In de inleiding staat o.a. het volgende:
Iedereen die staat voor de moeilijke keuze van bewaren of vernietigen, staat aan de poort van de toekomst.
Daar hebben we richtlijnen bij nodig: hoe bepaal ik mijn keuze? Er zijn wettelijke vereisten, maar er is altijd
een grijs gebied en dat is vaak het meest interessant. Alles bewaren is geen optie. Zeker in het digitale
tijdperk is er domweg te veel informatie en zouden we het overzicht verliezen. Maar dat wat bepalend is en
dus van waarde voor de toekomst, laat zich niet altijd exact omschrijven. Soms zien we het over het hoofd,
soms zijn er tegenkrachten. We willen een afspiegeling van het routinematig handelen, maar ook van de
fricties, conflicten en uitzonderingen. Archieven moeten inzicht bieden in dat wat representatief én in dat
wat uniek is. Dat is de balans waar deze handreiking over gaat.
De handreiking biedt een aanpak die helpt bij het maken en expliciteren van keuzes. De handreiking is
geschreven voor informatiemanagers en leidinggevenden die verantwoordelijk zijn voor het informatiebeheer
bij overheidsorganisaties. Het is geen kant-en-klare selectielijst; informatiemanagers zullen zelf
de belangen en keuzes moeten formuleren en expliciteren, waarbij kennis van de processen van de eigen
organisatie de basis vormt. De belangenafweging voor bewaartermijnen vindt plaats in voortdurende
dialoog met de algemene rijksarchivaris en met onafhankelijke deskundigen.
Ik lees hier juist wel de ruimte voor de systematiek van oprekken van een bewaartermijn. Dit dan wel voor enkel die stukken waarvan je met gezond verstand weet dat langer bewaren beter kan zijn, dit beargumenteerd, genoteerd wordt en afgetikt wordt in het SIO.
Ik vind het sterke van de nieuwe selectielijst dat juist het grijze gedeelte eerst zo klein mogelijk gemaakt is. Vervolgens zit er dus nog steeds een stuk grijs gebied waarover de systematiek van oprekken bijna altijd zal gaan. Waarom zou dit niet lokaal mogen?
-
-
Beste vakgenoten, "zoals het er nu naar uitziet". Laten we wachten op de berichten van de VNG en de versie die t.z.t. ter inzage komt voor we conclusies trekken.
Een overhaaste reactie (bijv. http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/gemeenten-stellen-zelf-de-n... ) lijkt me in ieder geval niet verstandig.
-
-
Anthony, laten we hopen dat het niet nodig is, het is in ieder geval wel een signaal richting Nationaal Archief. Laten we hopen dat deze onze bezwaren serieus neemt.
Iedere gemeente mag zelf haar selectielijst vaststellen. Om dat gezamenlijk te doen is natuurlijk veel beter. Een gemeente heeft veel meer burgercontacten, het Rijk heeft die vrijwel niet. Gemeenten moeten wel de vrijheid blijven houden. Het is meer theorie van het Nationaal Archief dan dat het een praktisch instrument wordt.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
