BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Bewaartermijn facturen
Bij de gemeente Groningen is het voorstel gedaan om alle inkoopfacturen voortaan langer te bewaren (20 jaar) dan de bewaartermijn die door de selectielijst wordt voorgeschreven. De reden hiervoor is dat voor facturen die gerelateerd zijn aan ESF-projecten een langere termijn moet worden aangehouden, die gekoppeld is aan de duur van het subsidieprogramma. Ook staat in sommige voorwaarden van verkregen subsidies voor projecten, dat de administratie tot 10 jaar na afronding van het project moet worden bewaard.
De redenatie is nu dat het onderscheid maken in facturen 'lastig en tijdrovend is' en niet 100% compleet te krijgen. De systemen waarin dit geregeld zou moeten worden zijn DaFinci en E-docs.
Ik ben benieuwd of deze problematiek ook bij andere gemeenten speelt en, indien dat het geval is, voor welke oplossing is gekozen.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Peter Diebels op
-
Henk, is het niet mogelijk om alleen de ESF-gerelateerde facturen te bewaren?
-
Permalink Antwoord van Henk van der Meer op
-
Dank voor jullie reacties. Ik zou ook verwachten dat binnen de gebruikte systemen een stuk maatwerk te leveren is en dat alleen de daarvoor in aanmerking komende facturen een langere bewaartermijn krijgen. Zoals gezegd staat in het voorstel dat dit "lastig en tijdrovend" is. Vandaar mijn vraag of dit ook bij andere gemeenten speelt. In pragmatisme wil ik wel meegaan, maar alleen als daar reden voor is.
-
Permalink Antwoord van Wilma Koolen op
-
Inderdaad, de diverse Europese subsidieregelingen hebben eigen bewaartermijnen.
De reguliere ESF-subsidies hebben bewaartermijnen per tranche. De Subsidieregeling ESF 2007-2013 gaat uit van een generieke bewaartermijn tot einde 2020.
Bij EFRO-subsidies is de einddatum van de bewaartermijn afhankelijk van de datum van de afsluiting dan wel gedeeltelijke afsluiting van het programma (http://www.europadecentraal.nl/europesester/637/1985/)
En zo verder...
Als de ESF en EFRO-facturen niet apart gearchiveerd zijn, heeft dit inderdaad grote gevolgen hebben voor de integrale bewaartermijn van de complete boekjaren crediteuren. Te snel vernietigen geeft een groot financieel risico, omdat de 'pakkans' bij controles voor Europese subsidies relatief groot is.
Als dat niet in het verleden is gebeurd, dan zijn er twee mogelijkheden: alles langer bewaren of de ESF/EFRO-facturen alsnog lichten en er aparte reeksen van maken. De keuze is afhankelijk van kosten-baten analyse.
Door onze gemeentelijke afdeling is wel aangegeven dat het met terugwerkende kracht nooit 100% goed te krijgen is. Naast integraal langer bewaren (het zij zo) is het daarom voor de toekomst zeer raadzaam bij elk nieuw project/traject direct een andere archiveringwijze voor facturen te hanteren.
Ter aanvulling.
De ESF-regeling 2007-2013 bevat in bijlage 3 een procedure voor authentiek gewaarmerkte versies van originele bewijsstukken en digitale bewijsstukken.
Er staat: “In het kader van de verantwoording op de einddeclaratie dient de begunstigde de kosten te onderbouwen met originele bewijsstukken. De Europese Verordening maakt het mogelijk gewaarmerkte kopieën of volledig digitale documenten te accepteren als bewijsstuk. Hiertoe moet door de lidstaat een waarmerkingsprocedure voor de vaststelling van de authenticiteit worden opgesteld (artikel 19 van Verordening (EG) 1828/2006).”
Substitutie d.m.v. scanning (als dat zorgvuldig gebeurt) is dus toegestaan volgens de Brusselse regels.
-
Permalink Antwoord van Bianca Hornstra op
-
Voor de verwerking van facturen gebruiken we de invoice-oplossing van corsa. Op het eind wordt elke factuur geautomatiseerd gearchiveerd en voorzien van een standaard-bewaartermijn. Momenteel wordt er in onze omgeving maar 1 termijn gehanteerd, maar als je eerder in het proces informatie toevoegt over het kader waarbinnen de factuur ontvangen is, kun je die informatie gemakkelijk gebruiken om een andere termijn te koppelen (als-dan-relatie). Dit kan bijvoorbeeld door een keuze-veldje toe te voegen waar een behandelaar kan aangeven dat de factuur bij een ESF- of EFRO-subsidie hoort. Je moet dan wel goed nagaan wie die informatie moet/kan toevoegen en zorgen dat dit netjes gebeurt. Op die manier zou je niet achteraf nog moeten filteren, maar kun je het in het verwerkingsproces al regelen.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Marco, zit de bijlage erbij ?
-
Permalink Antwoord van Jermaine Dol op
-
Volgens eis 63 van NEN 2082 moet je aan een archiefstuk een andere waardering kunnen geven die voorrang heeft op een andere waardering. Bedrijven als Open Text doen er veel aan om een dergelijke certificering te krijgen. Wellicht even na vragen of het moeglijk is in edocs...
Henk van der Meer zei:Dank voor jullie reacties. Ik zou ook verwachten dat binnen de gebruikte systemen een stuk maatwerk te leveren is en dat alleen de daarvoor in aanmerking komende facturen een langere bewaartermijn krijgen. Zoals gezegd staat in het voorstel dat dit "lastig en tijdrovend" is. Vandaar mijn vraag of dit ook bij andere gemeenten speelt. In pragmatisme wil ik wel meegaan, maar alleen als daar reden voor is.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
*Even oude, foutieve berichtjes verwijderd en doe nieuwe poging*
Vorig jaar heb ik dit voorstel hierover geschreven. Hierin stel ik voor om de facturen-serie gewoon op V 7 jaar te zetten en in de ESF-projectdossiers gewaarmerkte kopiën van de relevante facturen op te nemen.
-
Permalink Antwoord van Erik van Hengel op
-
Recent hebben wij deze discussie hier ook gevoerd. Onze afdeling boekhouding heeft nu met de budgethouders van de europese subsdies (ESF, INTERREG etc) afgesproken dat de betreffende facturen niet in de reguliere (na 7 volle jaren bewaren te vernietigen) serie gaan, maar in aparte mappen. Hierbij hebben wij als organisatie het grote voordeel dat die facturen altijd via 2 dezelfde budgethouders gaan, filtering is dus zeer eenvoudig. Dit doen we nog zolang er papieren facturen binnenkomen.
In het kader van de digitaal aangeleverde facturen wordt er binnen het softwarepakket gekeken om daar een identificatie mee te geven zodat bij opschoning van de data dit soort facturen uitgezonderd worden van V 7 jaar.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
