BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Bestuurlijke Besluitvorming ten overstaan van inhoudelijke zaken in het zaaksysteem

Beste vakgenoten,

In Raalte geschiedt Bestuurlijke Besluitvorming (BB) in de e-suite. Hier gaat altijd een inhoudelijke zaak aan vooraf. Wij hebben intern de afspraak gemaakt dat in de BB alleen het collegevoorstel sq. -besluit komt te staan. De BB blijft vaak tot altijd eeuwig bewaard, maar de inhoudelijke zaken hebben een bewaartermijn variërend van een jaar tot (bijvoorbeeld) 20 jaar. Iemand die dan bijvoorbeeld over 30 jaar de BB wil raadplegen kan alleen nog maar zien dat destijds een besluit is genomen op een bepaald punt. De gehele context van de inhoudelijke zaak zal echter ontbreken.

Graag hoor ik hoe jullie binnen jullie organisaties omgaan met het volgende, of hoe jullie hier tegenaan kijken? Zegt bijvoorbeeld wet- en of regelgeving hier nog iets over?

Met vriendelijke groet,

Gerrit Barbé

Vind ik leuk

3 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Sven Blom | KBenP op 10 Juli 2019 op 10.20

Dag Gerrit, volgens mij moet je hierbij kijken naar de context. Als deze context relevant is/was voor de besluitvorming zou ik deze opnemen in de BB zaak en daarmee bewaren. Als alle relevante informatie in het besluit zit en daarmee in de BB zaak is dat niet nodig.

Dat dan over 30 jaar een deel van de inhoudelijk informatie is verdwenen is inderdaad correct en volgens mij ook de bedoeling van het op orde houden van een archief.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Eric van Opstal op 10 Juli 2019 op 10.47

Hallo Gerrit,

Lijkt me niet anders dan in het analoge tijdperk. We hebben tientallen dossiers bestuurlijke besluitenlijsten en -verslagen waarvan veel (papieren)inhoudelijke zaken al conform de selectielijst vernietigd zijn. Uiteraard kan het erg vervelend zijn de complete context niet meer te kunnen raadplegen van iets interessants dat je in BB aantreft. Het is mijns inziens echter de consequentie van de wet- en regelgeving zoals die kennelijk ook bedoeld is, ook in het digitale tijdperk.