Nu veel (grotere) gemeenten aan de slag zijn gegaan met de Wet open overheid, komt steeds vaker de vraag naar boven, hoe krijgen we de informatiehuishouding op orde c.q. hoe krijgen we grip op de informatiehouding. Deze gemeenten geven actief invulling aan hfd. 6 van de Woo:

Het betreft het startdocument om de informatiehuishouding op orde te krijgen of althans hierop grip te verkrijgen. De gemeente Utrecht is een van die gemeenten, die actief hiermee aan de slag is gegaan. Op 11 januari 2024 worden de openbare documenten in de Utrechtse gemeenteraad.Startdocument%20Informatie%20Op%20Orde%2C%20Regeling%20risicovolle%... De volgende risico’s zijn benoemd:

• De gemeente voldoet niet genoeg of niet goed genoeg aan voorschriften van diverse wetten, zoals de Archiefwet, De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Wet open overheid (Woo), de Omgevingswet en de Wet elektronische publicaties (Wep). 

• De gemeente geeft inwoners en andere belanghebbenden daarmee onvoldoende inzicht in haar handelen.
• De gemeente loopt financiële risico’s, omdat er boetes verbonden zijn aan het niet tijdig of volledig delen van informatie, waaraan vaak gebrekkig informatiebeheer ten grondslag ligt (in 2022 betaalde de gemeente Utrecht nog bijna 1 miljoen euro aan dwangsommen aan een bewoner omdat mede doordat er vaak te laat en in sommige gevallen helemaal geen reactie kwam op zijn verzoeken om informatie), of juist aan het onwettig delen van te veel informatie (datalekken).

• De gemeente handelt inefficiënt, omdat er veel ambtelijke tijd verloren gaat aan het zoeken naar informatie die niet op de juiste plaats of op de juiste manier is opgeslagen.
• De gemeente besteedt meer geld en energie (letterlijk: stroom, inclusief CO2-uitstoot) aan het opslaan van informatie dan nodig.
• De gemeente handelt niet effectief, omdat ambtenaren informatie niet op dezelfde manier delen en opslaan, waardoor samenwerking minder goed verloopt dan mogelijk.

Agenda Utrecht - Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën donderd...

Laten we hopen dat meer gemeenten Utrecht op dit punt gaan volgen. 

Gerelateerde blogs:

Best practice Nijmegen: Een visie: uitgangpunten voor omgang met do...

Best practise Brunssum: Duurzaamheidsbeleid bij de gemeente Brunssum/a>/h1>

Best practise Tilburg: De reis naar Microsoft 365: Hoe gemeente Tilburg grip op data kreeg...